ควบคุมอีเมลโดยใช้ลำดับความสำคัญและห้ามรบกวน [ซีรี่ส์ผลผลิตของ Outlook]
แม้ว่าจะมีคนเพียงไม่กี่คนที่ยืนยันว่าอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ แต่การศึกษาจำนวนมากก็แสดงให้เห็นว่า อีเมลมากเกินไป อาจทำให้เกิดปัญหาการผลิตอย่างจริงจังสำหรับมันพนักงาน ตัวอย่างเช่นโปรดจำไว้ว่าเอกสารที่คุณได้รับมอบหมายให้เขียน แต่ใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้ถึงสามเท่าเพราะทุกครั้งที่คุณมุ่งเน้นไปที่อีเมลใหม่จะมาถึงกล่องจดหมายของคุณ แทนที่จะเพิกเฉยคุณรู้สึกว่าถูกบังคับให้ตอบและ BANG !! หายไปสิบนาที!
สำหรับฉันสิ่งนี้เกิดขึ้นทุก ๆ 5 นาทีที่โต๊ะทำงานของฉัน(ซึ่งเป็นสาเหตุที่บทความนี้ใช้เวลา 3 ชั่วโมงในการเขียน) และฉันจะไม่แปลกใจถ้า 99% ของคุณมีเรื่องราวที่คล้ายกัน นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันตื่นเต้นเมื่อ Microsoft เปิดตัว Outlook 2007 Plug-in ใหม่ที่เรียกว่า: Email Prioritizer
Microsoft Outlook Email Prioritizer เป็นการดาวน์โหลดฟรีแวร์จาก OfficeLabs ใหม่ของ Microsoft <อย่างน้อยก็ตอนที่ฉันเขียนบทความนี้>
ในคำพูดของพวกเขา:
เบื่อกับอีเมลมากเกิน? Email Prioritizer ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการอีเมลโอเวอร์โหลดด้วยคุณสมบัติ "ห้ามรบกวน" และการจัดอันดับอีเมล ทำงานร่วมกับ Outlook 2007 ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange
คุณสมบัติ:
- ปุ่มห้ามรบกวน - หยุดรับอีเมลตามระยะเวลาที่กำหนด
- ลำดับความสำคัญของอีเมล - อีเมลมีลำดับความสำคัญที่กำหนดตามกฎนอกกรอบเพื่อช่วยค้นหาอีเมลที่เกี่ยวข้อง
การติดตั้งนั้นง่ายและรวดเร็ว:
ครั้งแรกที่คุณเปิดใช้งาน Outlook หลังจากติดตั้ง Add-On ใหม่เตรียมพร้อมที่จะรอสักครู่ขณะที่สแกนผ่านอีเมลของคุณและกำหนดลำดับความสำคัญต่าง ๆ
เมื่อ Outlook เปิดขึ้นหลังจากการติดตั้งคุณจะสังเกตเห็นแถบเครื่องมือใหม่ที่ด้านบนของ Microsoft Outlook ของคุณ
คุณสามารถยอมรับ“ กฎความสำคัญเริ่มต้น” หรือปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการของคุณได้โดยคลิกที่ปุ่มตัวเลือกในแถบเครื่องมือกำหนดอีเมลใหม่
เมื่อมาถึงที่นี่มันจะตรงไปตรงมา ปรับการตั้งค่าและคลิกตกลงเพื่อบันทึก
ฉันใช้งานปลั๊กอินมาไม่กี่ครั้งวันนี้ จนถึงตอนนี้ดีมาก ฉันใช้วิธีการที่แตกต่างกันสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมาย แต่คุณสมบัติ“ ห้ามรบกวน” ได้ส่งผลในเชิงบวกอย่างมากต่อนิสัยการอ่านอีเมล / DeskTime ของฉัน! Groovy มากแน่นอน!
8/25/08 ปรับปรุง
เช้านี้ฉันได้รับแจ้งจากการอัพเดทอัตโนมัติเครื่องมือในการอัพเกรด Microsoft Email Prioritizer จาก V1.0.818.0 เป็น 1.0.820.0 หมายเหตุที่กล่าวถึงการอัปเดตสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีการเชื่อมต่อกับ Exchange Servers:
ทิ้งข้อความไว้