คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นไปยัง Google ชีต The Online Rival To Excel

ครั้งล่าสุดที่เราดู Google เอกสารและวิธีเริ่มต้นใช้งานถ้าคุณเป็นมือใหม่ วันนี้เรากำลังจะไปดูส่วนสำคัญอื่น ๆ ของแอปพลิเคชั่นการทำงานบนคลาวด์ของ Google - Google ชีต

ชีตคือคำตอบของ Google ต่อ Microsoft Excel มีสองสิ่งใหญ่ที่ตั้งค่าชีตนอกเหนือจาก Excel: ชีตนั้นใช้เว็บเบราว์เซอร์อย่างสมบูรณ์และใช้งานได้ฟรีอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังแบ่งปันฟังก์ชั่นการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันจำนวนมากที่ Docs มี

สมมติว่าคุณไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับชีตแล้วลองมาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร

Google ชีต - ทางเลือกฟรีสำหรับ Microsoft Excel

หากคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า Microsoft Excel ทำงานอย่างไรคุณจะไม่มีปัญหากับ Google ชีต แต่สมมติว่าคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับการทำงานของ Excel

เช่นเดียวกับเอกสารชีทมีสิ่งต่าง ๆ ที่เป็นไปได้:

• ทุกอย่างออนไลน์ทั้งหมดดังนั้นสเปรดชีตของคุณสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• ทุกอย่างจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลกับการสูญเสียงานสำคัญใด ๆ
• คุณสามารถเชิญผู้ทำงานร่วมกับสเปรดชีตของคุณและดูพวกเขาแก้ไขเอกสารตามเวลาจริง
• คุณสามารถแชทกับผู้ทำงานร่วมกันภายในสเปรดชีตแบบเรียลไทม์
• คุณสามารถดูประวัติการแก้ไขและย้อนกลับสเปรดชีตเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า

ทำความรู้จักกับ Google ชีต

การไปที่ Google ชีตเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถชี้เบราว์เซอร์ของคุณโดยตรงที่ https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ ซึ่งจะนำคุณมาที่นี่:

หรือคุณสามารถเข้าถึงเว็บไซต์ผ่าน Google ไดรฟ์

การเริ่มต้นสเปรดชีตใหม่

หลังจากคลิกปุ่มสีน้ำเงินและถูกนำไปยังหน้าถัดไปให้คลิกที่สีน้ำเงิน ใหม่ ปุ่มจากนั้น Google ชีต. ตอนนี้คุณสามารถเลือกสเปรดชีตเปล่าหรือเริ่มจากเทมเพลต

การเริ่มต้นสเปรดชีตเปล่า

หากคุณเลือกสเปรดชีตเปล่าให้ตั้งชื่อจากนั้นเริ่มเติมข้อมูลลงในเซลล์

</ noscript>

การเริ่มต้นเทมเพลตสเปรดชีต

หากคุณเลือกตัวเลือกเทมเพลตคุณจะเห็นตัวเลือกที่ดีพอสมควร

ผู้ต้องสงสัยตามปกติทุกคนอยู่ที่นั่น - กำหนดเวลารายการที่ต้องทำงบประมาณปฏิทินรายงานค่าใช้จ่ายใบแจ้งหนี้และเครื่องมือติดตามที่แตกต่างกันมากมาย

การอัปโหลดและแปลงสเปรดชีต Excel ไปยัง Google ชีต

ตัวเลือกที่สามสำหรับการเริ่มต้นสเปรดชีตคือการใช้สเปรดชีต Microsoft Excel ที่มีอยู่แล้วและอัปโหลดไปยังรูปแบบ Google ชีต คุณจะต้องทำสิ่งนี้ผ่าน URL ของไดรฟ์ อัปโหลดไฟล์ ตัวเลือกไม่ได้อยู่ในหน้าสเปรดชีต

นี่คือสเปรดชีต Excel ข้อมูลการขายที่ฉันมีบนแล็ปท็อปของฉัน ฉันอัปโหลดไปยัง Google ชีตเพื่อให้เข้าถึงและแก้ไขได้ง่ายขึ้น สมมติว่าไฟล์มีขนาดไม่ใหญ่เกินไปการอัพโหลดปกติจะใช้เวลาไม่กี่วินาที ช่องการแจ้งเตือนเล็ก ๆ ที่ด้านล่างขวาของหน้าจอจะบอกคุณเมื่อมีการอัปโหลด

แต่มันยังไม่ถูกแปลงเป็น Google ชีต มันเพิ่งอัปโหลดแผ่นงาน Excel จนถึงตอนนี้ หากต้องการแปลงให้คลิกขวาที่เอกสารแล้วเลือก เปิดด้วย -> Google ชีต.

จากนั้นจะสร้างสำเนาเอกสารใหม่ในรูปแบบชีต จากนั้นคุณสามารถลบเอกสารเวอร์ชัน Excel

การทำงานกับ Google ชีต - พื้นฐาน

ตอนนี้คุณมีแผ่นงานที่เปิดอยู่และพร้อมใช้งานแล้วมาดูคุณสมบัติขั้นพื้นฐานบางอย่าง

การแทรกแถวและคอลัมน์

ตอนนี้เรามีเอกสารของเราที่เต็มไปด้วยข้อมูลสมมติว่าเราต้องการย้ายข้อมูลขึ้นไปด้านบนลงด้านข้างเพื่อสร้างพื้นที่สำหรับข้อมูลใหม่

มันง่ายมาก มาเริ่มสร้างคอลัมน์ใหม่กันเถอะ ก่อนอื่นเพียงเน้นสิ่งที่ต้องเคลื่อนย้าย หากคุณต้องการเพียงหนึ่งคอลัมน์ใหม่ให้ไฮไลต์คอลัมน์ถัดจากคอลัมน์นั้น หากคุณต้องการสามคอลัมน์ใหม่ให้เน้นสามคอลัมน์ถัดจากคอลัมน์นั้น

ด้วยเอกสารนี้ฉันมีเพียงหนึ่งคอลัมน์ ดังนั้นฉันจึงเน้นเพราะฉันต้องการย้ายคอลัมน์นี้ไปยังคอลัมน์ B และให้คอลัมน์ A ว่างสำหรับข้อมูลอื่น

ด้วยการเน้นคอลัมน์ A ไปที่ ส่วนแทรก -> คอลัมน์ด้านซ้าย.

ตอนนี้คอลัมน์ A จะอยู่ในคอลัมน์ B และคอลัมน์ A จะว่างเปล่าพร้อมสำหรับข้อมูลใหม่

โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่คุณทำย้อนกลับได้ ไม่ว่าจะผ่านการติดตามเวอร์ชันหรือผ่าน Edit-> เลิกทำ.

การแทรกแถวง่ายยิ่งขึ้น เน้นแถวที่คุณต้องการย้ายเพื่อเพิ่มแถวใหม่ไป จากนั้นไปที่ แทรก -> แถวด้านบน หรือ แทรก -> แถวด้านล่าง.

และจะต้องทำ โอ้ใช่.

การลบแถวและคอลัมน์

การลบแถวและคอลัมน์ก็ทำได้ง่ายเช่นกัน เน้นแถวหรือคอลัมน์จากนั้นไปที่ แก้ไข เมนู. คุณจะเห็นตัวเลือกในการลบแถวและเมื่อเลือกแถวนั้นจะหายไปและทุกอย่างจะเลื่อนขึ้นเพื่อเติมเต็มพื้นที่

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการ แก้ไข เมนูเพื่อลบคอลัมน์

เพิ่มหรือลบเลขศูนย์จากยอดรวมของคุณ

บางครั้งมีตัวเลขถ้าคุณเพิ่มศูนย์ใด ๆ หลังจากจุดทศนิยมมันจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณคลิกออกจากเซลล์ โชคดีที่มันง่ายมากที่จะนำค่าศูนย์กลับมา

ไฮไลต์เซลล์จากนั้นคลิกปุ่มศูนย์ด้านบน

จัดแนวข้อมูลให้ถูกต้อง

หากคุณเป็นคนที่คลั่งไคล้หรือ OCD คุณก็ต้องการให้ทุกอย่างเข้าแถวอย่างถูกต้อง บางครั้งเซลล์บางตัวเรียงตัวชิดซ้ายและชิดขวา

เพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวตรงในฐานะทหารเพียงแค่เน้นคอลัมน์ (ในกรณีนี้คอลัมน์ A) คลิกปุ่มการจัดตำแหน่งและเลือกสิ่งที่คุณต้องการ

ตอนนี้ดูทารกเหล่านั้นสลับเป็นเส้นตรง

จัดรูปแบบตัวเลขเป็นสกุลเงินเปอร์เซ็นต์และอื่น ๆ

การพิมพ์ตัวเลขเป็นสิ่งหนึ่ง แต่ถ้าคุณเป็นจริง ๆ แล้วบันทึกธุรกรรมทางการเงินจากนั้นก็สมเหตุสมผลที่จะมีสกุลเงินจุดทศนิยมและเครื่องหมายจุลภาค ด้วยวิธีนี้คุณสามารถอ่านตัวเลขได้อย่างง่ายดาย หรือมีวิธีอื่น ๆ ที่สามารถจัดรูปแบบตัวเลขได้

ดังนั้นนี่คือตัวเลขตามที่พิมพ์

</ noscript>

แต่ถ้าคุณเน้นเซลล์หนึ่งเซลล์ขึ้นไปให้คลิกปุ่ม 123 ปุ่ม (ถัดจากเมนูแบบอักษร) จากนั้นคุณจะได้รับตัวเลือก

เลือก เงินตรา เปลี่ยนตัวเลขให้เป็นรูปแบบที่ถูกต้อง หรือคุณสามารถมีเปอร์เซ็นต์วันที่เวลาและอื่น ๆ ตัวเลือกแต่ละตัวจะอยู่ด้านข้างถ้ามีการเลือกหมายเลข

หากคุณต้องการสกุลเงินอื่นให้คลิก รูปแบบเพิ่มเติม ที่ส่วนลึกสุด. แล้วก็ สกุลเงินเพิ่มเติม ...

จากนั้นเลือกสกุลเงินของคุณ

ทำตาราง

การทำโต๊ะเป็นเรื่องง่ายอย่างแน่นอน เพียงไฮไลต์บริเวณที่คุณต้องการจัดทำตาราง จากนั้นคลิกที่ปุ่มบนแถบเมนูที่มีลักษณะเป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสซ้อนกันอยู่ด้านบนของกันและกัน

เลือกหนึ่งที่คุณต้องการ สำหรับตารางมันจะเป็นตารางแรกในแถวบนสุด คลิกที่จะทำให้เซลล์มีเส้นสีดำรอบ ๆ พวกเขาให้ตารางของคุณ

สีเซลล์และข้อมูล

หากคุณต้องการมีแถวที่มีสีต่างกันเป็นเพียงกรณีของการเน้นแถวที่เป็นปัญหา จากนั้นคลิกปุ่มเติมสี (ถัดจากปุ่มสีแบบอักษร)

เลือกสีและเซลล์จะเปลี่ยนสีนั้น จำไว้ว่าถ้าคุณมีสีเข้มคุณจะต้องใช้ตัวอักษรที่อ่อนกว่าเพื่อให้มันปรากฏขึ้น

เพิ่มลิงค์และความคิดเห็นที่คลิกได้

หากต้องการสร้างไฮเปอร์ลิงก์ที่สามารถคลิกได้เพียงพิมพ์ URL ที่ถูกต้องลงในเซลล์ เมื่อคุณกดปุ่มย้อนกลับหรือคลิกออกจากเซลล์ลิงค์นั้นจะสามารถใช้งานได้และสามารถคลิกได้ทันที

ออกจากความคิดเห็น (หากมีคนส่งสเปรดชีต Google ให้คุณ) แตกต่างจาก Google เอกสารเล็กน้อย ใน Google เอกสารเมื่อคุณแสดงความคิดเห็นจะมีการเปิดเผยอย่างเปิดเผย

แต่ใน Google ชีตเมื่อคุณแสดงความคิดเห็นจะมีการระบุด้วยสามเหลี่ยมสีเหลืองเล็ก ๆ ที่มุมของกล่อง หากต้องการดูความคิดเห็นคุณจะต้องวางเมาส์เหนือความคิดเห็น

เรียงลำดับข้อมูลตามคอลัมน์

หากคุณมีสเปรดชีตด้วยรายชื่อรายชื่อคุณอาจต้องการเรียงตามลำดับตัวอักษร หรือเรียงลำดับตัวอักษรย้อนกลับ

ในการทำเช่นนั้นให้ไฮไลต์คอลัมน์จากนั้นไปที่ ข้อมูล เมนู. คุณสามารถจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดหรือเฉพาะเซลล์ที่เน้นสีในคอลัมน์นั้นได้

การเชิญผู้ทำงานร่วมกัน

การเชิญผู้ทำงานร่วมกันนั้นเหมือนกับในGoogle Docs. ทุกคนที่ต้องการได้รับเชิญให้ใช้เอกสาร Google ต้องมีบัญชี Google นี่อาจเป็นบัญชี Gmail ฟรีแบบมาตรฐานหรือบัญชี Google Apps แบบเสียค่าใช้จ่าย

ตอนนี้คลิกที่สีน้ำเงิน หุ้น ที่มุมบนขวาของหน้าจอเอกสารและกล่องจะกระโดดขึ้น

หากคุณคลิก รับลิงก์ที่แชร์ได้คุณมีตัวเลือกในการสร้างลิงก์ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้หากพวกเขามีลิงก์ คุณสามารถแก้ไขการอนุญาตการดูเช่นความสามารถในการแก้ไขงานของคุณหรือเพียงแค่อ่าน

หรือหากคุณต้องการเชิญบุคคลใดบุคคลหนึ่งคุณสามารถคัดลอกอีเมลของพวกเขาไปที่ คน ส่วนพร้อมกับสิ่งที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้ทำในเอกสาร แนบบันทึกย่อเช่นกันหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการบอก

หากคุณมีคนที่อยู่ในสมุดติดต่อของคุณสำหรับที่อยู่อีเมลนั้นและหนึ่งในนั้นคือบุคคลที่คุณต้องการเชิญเขตข้อมูลอีเมลจะเติมข้อมูลอัตโนมัติโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณประหยัดเวลา

เมื่อบุคคลนั้นตอบรับคำเชิญของคุณคุณจะเห็นพวกเขาที่ด้านบนของหน้าจอถัดจากปุ่มแบ่งปัน

การดาวน์โหลดสเปรดชีตในรูปแบบไฟล์อื่น

เมื่อสเปรดชีตของคุณเสร็จสิ้นคุณอาจต้องการส่งออกเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

ตัวเลือกแตกต่างจากตัวเลือกสำหรับ Google เอกสารเล็กน้อย หลังจากทั้งหมดคุณ เป็น จัดการกับสเปรดชีตที่นี่ซึ่งเป็นสัตว์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยกว่าเอกสารธรรมดา

ส่วนเสริมของบุคคลที่สาม

เช่นเดียวกับ Google เอกสารชีตมีโปรแกรมเสริมของบุคคลที่สามซึ่งออกแบบมาเพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น หากต้องการเข้าถึงเมนูให้ไปที่ ส่วนเสริม -> รับส่วนเสริม ที่แถบเมนูด้านบน

นี่คือบางส่วนที่ดีที่สุด

Google Analytics

แนบบัญชี Google Analytics ของคุณกับ Google ชีตของคุณและมีรายงานการวิเคราะห์ที่สร้างขึ้นเป็นประจำในชีต

เทมเพลตแกลเลอรี่

ขยายตัวเลือกของเทมเพลตให้มากขึ้นด้วยเทมเพลตแกลเลอรี่

แบบอักษรเพิ่มเติม

ตามที่ชื่อแสดงถึงรับแบบอักษรเพิ่มเติมสำหรับสเปรดชีตของคุณ

ข้อสรุป

มีคนจำนวนมาก (รวมตัวเอง) ที่เกลียด Microsoft Excel ด้วยความหลงใหล มันบวมและใช้งานยาก แต่ Google ได้ทำให้สเปรดชีตง่ายขึ้นโดยมอบสิ่งที่คุณต้องการและไม่ต้องเพิ่มอีก เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานและทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมเมื่อต้องการการทำงานร่วมกัน