วิธีสร้างและใช้โฟลเดอร์การค้นหาใน Outlook 2010

ใน Outlook 2010 ค้นหาโฟลเดอร์ อนุญาตให้คุณดึงอีเมลที่คล้ายกันขึ้นมาหนึ่งหรือบัญชีทั้งหมดของคุณได้ด้วยคลิกเดียว Search Folders คล้ายกับเพลย์ลิสต์อัจฉริยะใน iTunes และ Windows Media Player และการค้นหาที่บันทึกไว้ในแอปพลิเคชั่นอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น Search Folder แบบไดนามิกสามารถแสดงเมลทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่านเมลทั้งหมดที่ถูกตั้งค่าสถานะเพื่อติดตามหรือเมลทั้งหมดจากรายชื่อผู้รับจดหมายหรือผู้ส่งที่แน่นอน ฯลฯ โฟลเดอร์ค้นหานั้นง่ายต่อการตั้งค่าและปรับแต่ง อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีการทำ

ขั้นตอนแรก

เปิดใช้ Outlook และขยายบัญชีหรือไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ ที่ด้านล่างของโครงสร้างบัญชีแต่ละบัญชีคุณจะสังเกตเห็นไอคอนที่ระบุว่า ค้นหาโฟลเดอร์.

ขั้นตอนที่สอง

คลิกขวา ค้นหาโฟลเดอร์ ในบัญชีที่คุณต้องการใช้การค้นหาและ คลิก โฟลเดอร์การค้นหาใหม่ .... หากคุณต้องการให้สร้างโฟลเดอร์การค้นหาจากบัญชีทั้งหมดของคุณ คลิกขวา ค้นหาโฟลเดอร์ ภายใต้ ไฟล์ข้อมูล Outlook.

ขั้นตอนที่สาม

เลือกเกณฑ์สำหรับโฟลเดอร์การค้นหาของคุณและ คลิก ตกลง.

Outlook 2010 มีจำนวนโฟลเดอร์การค้นหาที่มีประโยชน์ตั้งไว้แล้ว คนที่คุณอาจต้องการเพิ่ม ได้แก่ :

• เมลที่ยังไม่ได้อ่าน
• จดหมายถูกตั้งค่าสถานะเพื่อติดตาม
• อีเมลสำคัญ
• เมลพร้อมไฟล์แนบ

บางโฟลเดอร์การค้นหาจำเป็นต้องมีเกณฑ์เช่น“จดหมายที่มีคำเฉพาะจริงๆแล้วนี่เป็นหนึ่งในโฟลเดอร์ค้นหาที่ฉันชื่นชอบ เลือก มันและ คลิก เลือก… เพื่อป้อนสตริงการค้นหาและคำที่จะส่งคืนด้วยโฟลเดอร์การค้นหาของคุณ

คุณสามารถป้อนคำหลักได้หลายคำ Outlook จะแทรก“หรือ" ระหว่างกันดังนั้นอีเมลจะปรากฏในโฟลเดอร์การค้นหาของคุณหากมีคำหรือสตริงใด ๆ ที่คุณเลือกที่นี่

ที่ด้านล่างสุดเป็นตัวเลือกสำหรับโฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเองซึ่งมีเกณฑ์ที่กำหนดเองได้ไม่ จำกัด ซึ่งคุณสามารถเพิ่มได้ - เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ใช้ที่มีอำนาจ

ขั้นตอนที่สี่

คลิก ตกลง เมื่อคุณตั้งค่าโฟลเดอร์การค้นหาและเกณฑ์แล้ว หมายเหตุ: คุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายและปฏิทินที่ต้องการค้นหาโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านล่าง

ขั้นตอนที่ห้า

คลิก ในใหม่ของคุณ ค้นหาโฟลเดอร์ เพื่อที่จะดูเนื้อหา

บันทึก: โฟลเดอร์การค้นหาไม่อัปเดตแบบสด - คุณจะต้องรีเฟรชหรือคลิกอีกครั้งเพื่อเติมข้อมูลอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นหากคุณมีโฟลเดอร์เมลที่ยังไม่ได้อ่านข้อความจะไม่หายไปจากโฟลเดอร์เมื่อคุณอ่าน คุณจะต้องรีเฟรชโฟลเดอร์เพื่อลบรายการที่อ่าน ตามที่ได้กล่าวไว้โฟลเดอร์การค้นหาอาจเป็นเครื่องประหยัดเวลาขนาดใหญ่และในความคิดของฉันเป็นวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบอีเมลของคุณมากกว่าการกำหนดให้กับโฟลเดอร์แบบคงที่