วิธีการทำให้แบบฟอร์ม Microsoft Word เป็นแบบอัตโนมัติด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง

การใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถสร้างกิลด์เอกสารทั่วไปที่คุณสามารถใช้ซ้ำเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ นี่คือดูวิธีการสร้างพวกเขาและสาเหตุที่คุณต้องการ

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียนหรือพนักงานออฟฟิศเกือบทุกคนมีความต้องการใช้เอกสารทุกครั้งแล้ว บางงานต้องการให้คุณสร้างตัวอักษรแบบฟอร์มเดียวกันหรือเอกสารอื่น ๆ ตามกำหนดเวลาปกติ การใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองในเอกสารของคุณสามารถประหยัดเวลาได้มาก นี่คือการดูว่าพวกเขาคืออะไรและใช้อย่างไร

ฟิลด์ที่กำหนดเองคืออะไร

ฟิลด์ที่กำหนดเองให้คุณสร้างเอกสารทั่วไปที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้ การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้ดีขึ้นและสามารถทำให้คุณเป็นพนักงานหรือนักศึกษาที่มีประสิทธิภาพ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองได้ คุณสามารถสร้างจดหมายฟอร์มด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับให้เหมาะกับใครก็ตามที่คุณต้องการส่ง คุณสามารถใช้พวกเขาในการสร้างแบบสำรวจหรือแบบฟอร์มการเก็บรวบรวมข้อมูลที่คุณสามารถนำมาใช้ซ้ำโดยไม่คำนึงถึงข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม การใช้วิธีการนี้อาจช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากเพราะคุณไม่ต้องสร้างเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีก

วิธีสร้างฟิลด์ที่กำหนดเอง

ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน Microsoft Word เป็นจำนวนมากง่ายกว่าที่คุณคาดหวัง สิ่งแรกที่ต้องทำคือตัดสินใจว่าจะสร้างเอกสารประเภทใดและคำหรือวลีใดที่คุณต้องการปรับแต่ง

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องการสร้างจดหมายที่คุณใช้ในการส่งคำพูดไปยังลูกค้าของคุณ คุณสามารถเขียนจดหมายหนึ่งครั้งจากนั้นระบุพื้นที่ของตัวอักษรที่คุณต้องการปรับแต่ง

ดังนั้นในตัวอย่างนี้คุณจะต้องสร้างสามฟิลด์ที่กำหนดเอง; ชื่อผู้รับจำนวนของงานและชื่อของ บริษัท ในการตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเหล่านั้นให้ไปที่เมนูข้อมูลใน Word และทางด้านขวาของหน้าจอคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ถัดจาก คุณสมบัติ> คุณสมบัติขั้นสูง.

ในป๊อปอัปนี้คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผู้รับตามชื่อ เลือก“ text” เป็นประเภทและค่า คลิก เพิ่มแล้ว ตกลง.

ในเอกสารของคุณคุณสามารถเน้นชื่อ“ จอห์น” ในจดหมายต้นฉบับของคุณ ในเมนู Word คลิกที่ แทรก คลิกเมนูดร็อปดาวน์ชิ้นส่วนด่วนและเลือกฟิลด์ ในหน้าต่างป๊อปอัปคลิกที่ DocProperty ภายใต้ ชื่อฟิลด์และคลิกที่ผู้รับ (หรือสิ่งที่คุณตั้งชื่อฟิลด์) ภายใต้ คุณสมบัติ.

เมื่อคุณคลิก ตกลงสิ่งนี้จะอัปเดตข้อความที่ไฮไลต์ของเราด้วยฟิลด์ (และค่าฟิลด์) ที่คุณกำหนด ตอนนี้คุณสามารถย้อนกลับไป คุณสมบัติขั้นสูง อีกครั้งและเพิ่มฟิลด์ที่เหลือ

เมื่อคุณเพิ่มทั้งหมดเสร็จแล้วคุณจะเห็นฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมดที่อยู่ใน คุณสมบัติ กล่อง.

หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับค่าของฟิลด์ที่กำหนดเองของคุณเพื่ออัปเดตค่าเหล่านั้นในเอกสารจริงคุณต้องคลิกขวาที่ฟิลด์และคลิกที่ แก้ไขฟิลด์.

เมื่อคุณต้องการเขียนจดหมายใหม่ให้กับจดหมายใหม่ผู้รับคุณไม่ต้องเขียนจดหมายตั้งแต่ต้น เพียงเปิดเอกสารที่คุณสร้างขึ้นสำหรับผู้รับสุดท้ายไปที่พื้นที่คุณสมบัติขั้นสูงและอัปเดตฟิลด์ทั้งหมดสำหรับลูกค้าใหม่ที่คุณส่งจดหมายถึง อัปเดตค่าและคลิก ปรับเปลี่ยน ปุ่ม.

สิ่งนี้จะอัปเดตค่าใน คุณสมบัติ มาตรา. เมื่ออัปเดตฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมดในคุณสมบัติขั้นสูงเสร็จแล้วคุณสามารถกลับไปที่เอกสารไฮไลต์ฟิลด์และอัปเดตได้

เหตุใดจึงใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง

การใช้ฟิลด์กำหนดเองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตัดลงเวลาที่คุณใช้เขียนจดหมายหรือส่งการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรให้กับผู้คน หากคุณต้องการทำสิ่งนี้เป็นประจำให้สร้างจดหมายแม่แบบพร้อมฟิลด์ที่กำหนดเองและคุณจะไม่ต้องเขียนจดหมายนั้นอีก แต่มีอีกหลายกรณีการใช้งานสำหรับพวกเขา

ออกใบแจ้งหนี้

สิ่งหนึ่งที่เกือบทุกธุรกิจต้องทำคือลูกค้าใบแจ้งหนี้ที่คุณผลิตสินค้าหรือบริการ หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กคุณอาจไม่สามารถซื้อซอฟต์แวร์บัญชีที่ผลิตใบแจ้งหนี้ให้คุณได้ดังนั้นคุณจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเลือกใช้ Excel หรือWord จะรวมใบแจ้งหนี้ หากคุณใช้ Word คุณสามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณคล่องตัวขึ้นโดยการทำให้แต่ละรายการโฆษณาภายใต้แต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณเพียงแค่ต้องสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับทุกเซลล์เช่นเดียวกับที่คุณทำกับแต่ละฟิลด์ในตัวอย่างจดหมายด้านบน จากนั้นสร้างใบแจ้งหนี้“ เทมเพลต” อันแรกของคุณและเพียงใส่“ N / A” ลงในทุกเซลล์

เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตเทมเพลตแล้วคุณสามารถกำหนดว่าเซลล์ใดที่แต่ละฟิลด์กำหนดเองเชื่อมต่อด้วยการคลิกขวาที่ข้อความภายในเซลล์และคลิกที่ แก้ไขฟิลด์.

สิ่งนี้ช่วยให้คุณเลือกฟิลด์ที่กำหนดเองที่กำหนดให้กับเซลล์นั้น ผ่านเซลล์ทั้งหมดและกำหนดฟิลด์ที่กำหนดเองด้วยวิธีนี้

เมื่อเสร็จแล้วครั้งต่อไปที่คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้คุณสามารถเปิดแม่แบบของคุณและไปที่พื้นที่คุณสมบัติขั้นสูง ใน กำหนดเอง คลิกผ่านฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมดและกรอกค่าตามความต้องการใบแจ้งหนี้เดือนปัจจุบันของคุณ สิ่งนี้เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าการออกแบบใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณตั้งแต่เริ่มต้น

เค้าโครง

พื้นที่อื่นที่อาจยอดเยี่ยมสำหรับการประหยัดเวลาและทำให้ชีวิตของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกเล็กน้อยคือการใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับการสร้างโครงร่าง วิธีการนี้ใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อคุณเป็นคนหนึ่งที่มักจะจัดทำโครงร่างมาตรฐานพร้อมกับจำนวนรายการที่คล้ายกัน บางสิ่งบางอย่างเหมือนหลักสูตรสำหรับอาจารย์วิทยาลัย

ในกรณีนี้รายการโฆษณาแต่ละรายการสามารถกำหนดเป็นสนามทั้งหมด จากจุดเดียวในคุณสมบัติขั้นสูงคุณสามารถเลื่อนลงและกำหนดโครงร่างของคุณได้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยให้คุณรักษาส่วนหัวร่วมกันและส่วนอื่น ๆ ของร่างที่ไม่เปลี่ยนแปลง และเน้นเฉพาะรายการโฆษณาที่จะแตกต่างกัน

การสำรวจ

วิธีที่มีประโยชน์มากในการใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองคือการสร้างแบบสอบถามหรือแบบสอบถาม เอกสารประเภทนี้อาจประกอบด้วยชุดคำถามแต่ละข้อมีบรรทัดว่างหลังจากนั้น

มีสองวิธีในการใช้แบบฟอร์มที่กำหนดเองด้วยเอกสารดังกล่าวขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องทำ หากคุณส่งแบบสำรวจให้นักเรียนเช่นคุณสามารถกำหนดช่องว่างเป็นฟิลด์ที่กำหนดเอง จากนั้นทุกคนที่กรอกแบบฟอร์มสามารถใช้กล่องคุณสมบัติขั้นสูงเพื่อกรอกคำตอบทั้งหมดในแถว

ตัวเลือกอื่นจะเป็นสถานการณ์ที่ครูบ่อยครั้งต้องสร้างแบบทดสอบที่ประกอบด้วยคำถามและคำตอบ ในกรณีนั้นคำถามอาจต้องเปลี่ยนทุกปี ครูสามารถกำหนดคำถามแต่ละข้อให้เป็นฟิลด์ที่กำหนดเองและในช่วงต้นปีเพียงเข้ามาและอัปเดตคำถาม นี่เป็นการหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการสร้างและฟอร์แมตเอกสารการทดสอบใหม่ทั้งหมด การฟอร์แมตทำได้เพียงครั้งเดียว ด้วยการอัพเดทฟิลด์ที่กำหนดเองทำให้คุณสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมดโดยไม่ต้องทำอะไรใหม่

แบบฟอร์มข้อมูล

กรณีการใช้งานขั้นสุดท้ายนี้สำหรับเขตข้อมูลที่กำหนดเองเป็นรูปแบบ หากคุณมีข้อมูลบางอย่างคุณจำเป็นต้องรวบรวมบ่อยครั้งในที่ทำงานหรือที่บ้าน คุณสามารถสร้างรูปแบบเช่นนี้ซึ่งช่วยให้คุณรวบรวมและจัดทำเอกสารข้อมูลนั้นได้อย่างรวดเร็ว อย่างที่คุณเห็นนี่เป็นเหมือนสถานการณ์จำลองด้านบน แต่เป็นเอกสารที่คุณสร้างขึ้นซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก

โดยการกำหนดช่องว่างในรูปแบบเหล่านี้เป็นฟิลด์คุณสามารถเข้าสู่คุณสมบัติขั้นสูงและกรอกข้อมูลสำหรับแบบฟอร์มในไม่กี่วินาทีถึงนาที วิธีนี้สามารถลดความพยายามในการรวบรวมข้อมูลได้อย่างมีนัยสำคัญช่วยให้คุณประหยัดเวลา (หรือพนักงานของคุณที่รวบรวมข้อมูลสำหรับคุณ) อย่างมีนัยสำคัญ

ข้อสรุป

อย่างที่คุณเห็นฟิลด์ที่กำหนดเองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมทำให้ตัวเองหรือธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น กรณีการใช้งานที่ระบุไว้ข้างต้นเป็นเพียงการสุ่มตัวอย่างเล็ก ๆ เท่านั้น เอกสารประเภทใดที่เอกสารส่วนใหญ่คล้ายกันและมีการเปลี่ยนแปลงบางส่วนเท่านั้นคือตัวเลือกสำหรับการทำให้เพรียวลมด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง

ให้ความคิดกับประเภทของเอกสารที่คุณผลิตหรือทำงานกับทุกวันและคุณอาจประหลาดใจที่ค้นพบว่าการผสานฟิลด์แบบกำหนดเองสองสามแบบสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก