เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Outlook ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้

สำหรับมือใหม่หรือมือโปร Microsoft Outlook รวมไว้ด้วยคุณสมบัติมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญบางประการในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยใช้ Outlook for Mac, Office 365 หรือเวอร์ชันเว็บ

กฎการตั้งค่า

กฎสามารถช่วยให้คุณจัดการไฟล์ข้อความไม่ว่าจะเป็นการบล็อก Junk Mail หรือการย้ายข้อความเฉพาะไปยังโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถย้ายข้อความทั้งหมดจากเจ้านายของคุณไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อให้คุณไม่พลาด ด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มคุณสามารถสร้างกฎที่ค่อนข้างซับซ้อนได้

นี่คือกฎง่ายๆที่ฉันจะย้ายข้อความจากโฟลเดอร์ผู้รับ เลือกข้อความจากผู้รับจากนั้นคลิก บ้าน จากนั้นคลิก กฎ> สร้างกฎ.

ทำเครื่องหมายในช่อง จาก ผู้รับแล้วตรวจสอบ ย้ายรายการไปที่โฟลเดอร์” เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่หรือสร้างใหม่ เลือกและคลิกตกลง คุณสามารถเรียกใช้กฎได้ทันทีหรือในภายหลัง มีกฎที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับอีเมลจากผู้รับบางรายหรือข้อความที่มีคำบางคำ ดูวิธีย้ายข้อความใหม่ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ

นอกจากนี้ยังมีการเพิ่มกฎขั้นสูงใน Outlook.com เมื่อสองสามปีก่อน

ใช้หมวดหมู่สีและธง

ใช้คุณสมบัติสีและหมวดหมู่เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญและให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญ เลือกข้อความและคลิกเมนูจัดหมวดหมู่จากนั้นเลือกสีที่เหมาะสม คุณสามารถปรับแต่งสีเหล่านี้ให้มีความหมายเฉพาะได้ คลิก หมวดหมู่> หมวดหมู่ทั้งหมด > เลือกสีแล้วเปลี่ยนชื่อ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดคำสั่งแป้นพิมพ์เพื่อให้คุณทำเครื่องหมายข้อความได้อย่างรวดเร็ว

ธงติดตามยังช่วยให้คุณจำได้ข้อความที่คุณต้องดูเมื่อคุณมีเวลา เมื่อคุณตั้งค่าสถานะข้อความอีเมลข้อความนั้นจะปรากฏในรายการสิ่งที่ต้องทำและรายการงานเพื่อให้คุณจำได้ว่าต้องเข้าร่วม

กำหนดเวลาโดยใช้การจัดส่งที่ล่าช้า

Outlook ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลได้ล่าช้าในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของวัน คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณทราบว่าผู้รับจะไม่เข้าถึงข้อความของคุณจนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนด หากคุณทราบว่าผู้ใช้เช็คอีเมลประมาณ 03.00 น. ในตอนเช้าให้สร้างข้อความใหม่จากนั้นคลิก ส่งมอบล่าช้า ใต้ปุ่ม ตัวเลือก. ทำการแก้ไขที่เหมาะสมกับตัวเลือกการจัดส่งเช่น อย่าส่งมอบมาก่อน วันและเวลา.

สร้างโฟลเดอร์การค้นหา

โฟลเดอร์การค้นหาเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแยกไฟล์ข้อความและนำสติมาสู่กล่องจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับอีเมลที่คุณต้องการติดตามหรือตั้งค่าสถานะข้อความจากบุคคลกลุ่มหรือรายชื่อที่ระบุ

คลิก โฟลเดอร์ จากนั้นคลิก สร้างโฟลเดอร์การค้นหาใหม่ จากนั้นเลือกประเภทของโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณต้องการสร้างจากภายในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เลือกโฟลเดอร์เมลแล้วคลิกตกลง โฟลเดอร์การค้นหาถูกสร้างขึ้นในบานหน้าต่างนำทาง ข้อความใด ๆ ที่ฉันเลือกติดตามจะมีให้เมื่อฉันต้องการ

ตั้งค่าระดับตัวกรองอีเมลขยะ

Junk Mail สามารถชะลอการทำงานได้มากน้อยเพียงใดอีเมลที่คุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดทั้งวัน การใช้ตัวกรองเมลขยะของ Outlooks คุณสามารถลดผลกระทบได้ คลิกแท็บหน้าแรกจากนั้นคลิกเมนูขยะในกลุ่มลบจากนั้นคลิกตัวเลือกอีเมลขยะ

ขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าต่ำก่อนและดูวิธีการทำงานสำหรับคุณ หากข้อความขยะก้าวร้าวเกินไปคุณสามารถย้ายไปยังตัวเลือกที่สูงกว่าได้ ในกรณีที่ตัวกรองตั้งค่าสถานะข้อความสำคัญผิดพลาดฉันจะไม่เลือกตัวเลือกการลบอย่างถาวร

สร้างการสำรองข้อมูลของไฟล์ PST

Outlook เป็นระบบและอาจล้มเหลวได้เช่นกัน การรักษาการสำรองข้อมูลโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณให้มีสุขภาพดีสามารถช่วยให้การกู้คืนเป็นไปอย่างราบรื่นในกรณีที่เกิดความเสียหายระบบล้มเหลวหรือปัญหาที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ

ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่สร้างโดยใช้ Outlook 2013 หรือ Outlook 2016 จะถูกบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ โฟลเดอร์ DocumentsOutlook Files. หากคุณอัปเกรดเป็น Outlook บนพีซีหรือ Mac ที่มีไฟล์ข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Outlook 2007 หรือรุ่นก่อนหน้าอยู่แล้วไฟล์เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งอื่นในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ที่ C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) จะถูกบันทึกไว้ที่ C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. ข้อมูลส่วนใหญ่ยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ อย่างไรก็ตามใด ๆรายการที่บันทึกไว้ในเครื่องควรสำรองข้อมูล ตัวอย่างเช่นปฏิทินรายชื่องานและโฟลเดอร์ใด ๆ ที่ทำเครื่องหมายเฉพาะในเครื่อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและสำรองโฟลเดอร์ PST โปรดดูบทความต่อไปนี้:

• วิธีสร้างโฟลเดอร์ PST ใน Outlook 2016
• สร้างโฟลเดอร์ PST ใน Outlook 2013
• Outlook PST Folders คืออะไรและใช้อย่างไร
• ซ่อมแซมโฟลเดอร์ PST ที่เสียหายใน Outlook

คุณอาจสนใจวิธีค้นหาโฟลเดอร์ OLK ชั่วคราวของ Outlook

ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ไม่ว่าคุณจะออกจากสำนักงานเป็นส่วนใหญ่วันหรือวันหยุดพักผ่อนเป็นเวลาหนึ่งเดือนการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสามารถแจ้งให้ผู้ติดต่อของคุณทราบว่าคุณไม่ว่าง การใช้ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะช่วยลดเสียงรบกวนจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณเมื่อพวกเขาพยายามติดต่อคุณโดยไม่ได้รับคำตอบในทันที นอกจากนี้ยังช่วยลดงานในการล้างกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณกลับมาอีกด้วย คลิก ไฟล์> ข้อมูล> การตอบกลับอัตโนมัติ.

เลือกกล่องวิทยุส่งการตอบกลับอัตโนมัติจากนั้นกำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการให้ส่งข้อความนี้โดยเฉพาะ คุณยังสามารถส่งข้อความนี้ถึงเพื่อนร่วมงานภายในหรือภายนอกองค์กร

หากคุณกำลังใช้ Outlook สำหรับ iOS ให้แตะการตั้งค่าแตะ Exchange Server ของคุณจากนั้นแตะ ตอบกลับอัตโนมัติ. เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและพิมพ์ข้อความส่วนบุคคล

การจัดการการแจ้งเตือน

การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook สามารถครอบงำได้และทำให้คุณเสียสมาธิ ทางเลือกหนึ่งที่คุณมีคือปิดการใช้งาน หากต้องการปิดเสียงให้คลิกขวาที่ไอคอน Outlook ในพื้นที่การแจ้งเตือนของแถบงานจากนั้นคลิกแสดงการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปเมลใหม่ สำหรับ Outlook เวอร์ชันเก่าโปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับวิธีปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook

เคล็ดลับ Outlook Mobile

หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันมือถือนี่คือเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลา

สลับระหว่างปฏิทินส่วนตัวและปฏิทินที่ทำงาน

แตะแท็บปฏิทินจากนั้นแตะเมนูแฮมเบอร์เกอร์จากนั้นแตะปฏิทินงานหรือส่วนตัวของคุณ

กำหนดเวลาการโทร Skype กับ Outlook สำหรับ iOS

แตะปฏิทินสร้างใหม่จากนั้นป้อนชื่อกิจกรรม แตะผู้คนจากนั้นเพิ่มคนที่คุณต้องการเชิญ ปัดลงและเปิด Skype โทร จากนั้นแตะลิงก์การโทร Skype ป้อนคำอธิบายจากนั้นแตะ เสร็จสิ้น. แตะบันทึกเพื่อเสร็จสิ้น

ส่งห้องว่าง

สร้างข้อความใหม่แล้วแตะกิจกรรมในปฏิทิน

แตะส่งความพร้อมเลือกเวลาที่เหมาะสมจากนั้นเสร็จสิ้น

ส่งข้อความของคุณ

การอัปเดตล่าสุดของ Outlook 2016 สำหรับ Mac ได้เพิ่มบางส่วนคุณสมบัติใหม่ อ่านบทความของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้คุณสมบัติใหม่เหล่านั้นได้ นอกจากนี้ตรวจสอบบทความของเราที่มีรายการคำสั่งแป้นพิมพ์ Outlook สำหรับผู้ใช้ Mac