Microsoft Excelでデータ検証を使用してドロップダウンリストを作成する方法

Excelのデータ検証を使用したドロップダウンリスト

Microsoft Excelのドロップダウンリスト機能により、データ入力が簡単で、一貫性があり、標準化されています。仕組みと有効化の方法を確認しましょう。

データ検証により、次のことが可能になります。ユーザーにリストからオプションを選択するように促す、セルを特定のデータ型に制限するなどの複雑なカスタム設定が必要です。 Microsoft Excelデータの一貫性と標準化を維持する必要がある場合に非常に役立ちます。

今日は、ドロップダウンを作成する方法を紹介しますデータ検証を使用してセルにリストします。 Excel 2016を使用してスクリーンショットを撮影していますが、Excel 2013などの古いバージョンを使用している場合の手順は同じです。

データテーブルとオプションのリストを作成する

まず、基本的なデータテーブルを設定します。データを手動で入力するか、別のソースからコピーして貼り付けることができます。

次に、次のオプションのリストを入力しますドロップダウンリスト。データ検証を定義するときにこれを実行できます。または、同じワークシートまたは別のワークシートの別の場所にリストを定義できます。

この例では、ドロップダウンリストのオプションを別のワークシートにリストするので、Excelウィンドウの下部にあるワークシートタブのいずれかをクリックします。

01-データテーブルの作成とクリックシート2

列(または行)に各オプション、セルに1つのオプションを入力します。次に、データを含むワークシートに戻ります。

02-オプションのリストの作成

選択したセルのデータ検証をオンにする

この例では、ドロップダウンリストを 格付け 列、または列 B。ドロップダウンリストも追加するセルを選択します。私たちの場合、選択しました B2 を通して B10.

次に、 データ タブ。

03-セルを選択してクリックしてデータタブ

の中に データツール セクションで、 データ検証 ボタン。

04-Click-Data-Validation-in-Data-Tools

選択したセルにドロップダウンリストを追加する

データ検証 ダイアログボックスが表示されます。に 設定 タブでは、選択したセルのエントリを日付、数値、小数、時間、または特定の長さに制限することができます。

この例では、選択します リスト から 許可する ドロップダウンリストをクリックして、選択した各セルにドロップダウンリストを作成します。

05- [設定]タブで[許可]リストを選択

ドロップダウンリストオプションのソースを選択します

次に、各ドロップダウンリストでオプションのソースを指定する必要があります。これを行うには2つの方法があります。最初の方法では、オプションを手動で入力します ソース コンマで区切られたボックス。アイテムのリストが長い場合、これには時間がかかります。

この記事の前半で、リストを作成しました別のワークシート上のアイテム。このリストを使用して、選択した各セルにドロップダウンリストを追加します。この2番目の方法は管理が簡単です。オプションを含むワークシートを非表示にすることもできます(ワークシートタブを右クリックして、 隠す)ワークブックをユーザーに配布するとき。

別のワークシートのリストをドロップダウンリストに追加するには、右側の上矢印をクリックします ソース ボックス。

06-クリック-ソース-選択ボタン

データ検証 ダイアログボックスは、 ソース ダイアログボックスでワークブックにアクセスできます。ドロップダウンリストオプションを含むワークシートのタブをクリックします。

07-Click-Sheet2-for-Data-Validation-dialog

次に、オプションを含むセルを選択します。ワークシート名とオプション付きのセル範囲がに追加されます ソース 上のボックス データ検証 ダイアログボックス。

の右側にある下矢印をクリックします ソース 入力を受け入れてダイアログボックスを展開するボックス。

08-Select-list-for-Data-Validation-dialog

入力メッセージを追加する

オプションのメッセージをドロップダウンリストに追加できます。ヘルプメッセージやヒントを表示したい場合があります。メッセージを短くすることをお勧めします。

ドロップダウンリストを含むセルが選択されたときに表示されるメッセージを追加するには、 入力メッセージ タブ。次に、 タイトル そしてその 入力メッセージ ボックスに。

09-Add-Input-Message

エラーアラートを追加する

ドロップダウンリストの別のオプション項目はユーザーが検証設定と一致しないデータを入力しようとしたときに表示されるエラーメッセージ。この例では、誰かがプリセットオプションのいずれとも一致しないオプションをセルに入力すると、エラーメッセージが表示されます。

エラーメッセージを追加するには、 エラーアラート タブ。のデフォルトオプション スタイル エラーアラートの やめる。選択することもできます 警告 または 情報。この例では、デフォルトのオプションを受け入れます やめる の中に スタイル ドロップダウンリスト。

入力します タイトル そして エラーメッセージ のために エラーアラート。エラーメッセージは短く情報提供することをお勧めします。クリック OK.

10-Add-Error-Alert

新しいドロップダウンリストを使用する

これで、データ検証リストを追加したセルをクリックすると、ドロップダウンリストが表示され、オプションを選択できます。

11セルのドロップダウンリスト

追加した場合 入力メッセージ ドロップダウンリストには、ドロップダウンリストを含むセルを選択すると表示されます。

12入力メッセージ表示

プリセットオプションのいずれとも一致しないオプションを入力しようとすると、 エラーアラート ダイアログボックスにディスプレイを設定します。

13-Error-Alert-displayed

Excelのドロップダウンリストをどのように活用しましたか?コメントで教えてください。また、他のMicrosoft Officeのヒントと、Googleスプレッドシートでドロップダウンを作成するためのチュートリアルもご覧ください。

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