Erstellen von Dropdown-Listen mithilfe der Datenüberprüfung in Microsoft Excel

Die Dropdown-Listenfunktion in Microsoft Excel erleichtert, vereinheitlicht und standardisiert die Dateneingabe. Sehen wir uns an, wie es funktioniert und wie es aktiviert wird.

Mit der Datenüberprüfung können Sie die folgenden Aufgaben ausführenSie müssen komplizierte benutzerdefinierte Einstellungen vornehmen, z. B. Benutzer auffordern, eine Option aus einer Liste auszuwählen oder Zellen auf bestimmte Datentypen zu beschränken. Dies ist äußerst nützlich, wenn Sie Ihre Microsoft Excel-Daten konsistent und standardisiert halten möchten.

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie ein Dropdown-Menü erstellenListe in einer Zelle mit Datenüberprüfung. Obwohl ich die Screenshots mit Excel 2016 mache, sind die Schritte dieselben, wenn Sie eine ältere Version wie Excel 2013 verwenden.

Erstellen Sie eine Datentabelle und die Liste der Optionen

Richten Sie zunächst eine Basisdatentabelle ein. Sie können Ihre Daten entweder manuell eingeben oder aus einer anderen Quelle kopieren und einfügen.

Als Nächstes geben wir eine Liste mit Optionen für eindie Dropdown-Liste. Sie können dies tun, wenn Sie die Datenüberprüfung definieren, oder Sie können eine Liste an einer anderen Stelle auf demselben Arbeitsblatt oder auf einem anderen Arbeitsblatt definieren.

In diesem Beispiel werden die Optionen für die Dropdown-Liste in einem anderen Arbeitsblatt aufgelistet. Klicken Sie daher unten im Excel-Fenster auf eine der Arbeitsblatt-Registerkarten.

Geben Sie jede Option in eine Spalte (oder Zeile) und eine Option in eine Zelle ein. Kehren Sie dann mit Ihren Daten zum Arbeitsblatt zurück.

Aktivieren Sie die Datenüberprüfung für ausgewählte Zellen

In diesem Beispiel möchten wir der Dropdown-Liste hinzufügen Bewertung Spalte oder Spalte B. Wählen Sie die Zellen aus, zu denen Sie die Dropdown-Listen hinzufügen möchten. In unserem Fall haben wir ausgewählt B2 durch B10.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Daten Tab.

In dem Daten-Tools Abschnitt, klicken Sie auf die Schaltfläche Datenvalidierung Taste.

Fügen Sie den ausgewählten Zellen eine Dropdown-Liste hinzu

Das Datenvalidierung Das Dialogfeld wird angezeigt. Auf der die Einstellungen Registerkarte können Sie Excel Einträge in den ausgewählten Zellen auf Datumsangaben, Zahlen, Dezimalstellen, Uhrzeiten oder eine bestimmte Länge beschränken lassen.

Wählen Sie für unser Beispiel Liste von dem ermöglichen Dropdown-Liste, um eine Dropdown-Liste in jeder der ausgewählten Zellen zu erstellen.

Wählen Sie die Quelle für die Dropdown-Listenoptionen

Jetzt müssen wir die Quelle für die Optionen in jeder Dropdown-Liste angeben. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Die erste Methode besteht darin, die Optionen manuell in das einzugeben Quelle durch Kommas getrenntes Kästchen. Dies kann zeitaufwändig sein, wenn Sie eine lange Liste von Elementen haben.

Weiter oben in diesem Artikel haben wir eine Liste von erstelltElemente auf einem separaten Arbeitsblatt. Wir werden diese Liste nun verwenden, um die Dropdown-Liste in jeder der ausgewählten Zellen zu füllen. Diese zweite Methode ist einfach zu handhaben. Sie können auch das Arbeitsblatt mit den Optionen ausblenden (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Arbeitsblatt und wählen Sie Verbergen, verstecken), wenn Sie die Arbeitsmappe an Ihre Benutzer verteilen.

Klicken Sie auf den Aufwärtspfeil auf der rechten Seite des Symbols, um die Liste aus dem separaten Arbeitsblatt zu Ihrer Dropdown-Liste hinzuzufügen Quelle Box.

Das Datenvalidierung Das Dialogfeld verkleinert sich auf das Quelle und Sie können über das Dialogfeld auf Ihre Arbeitsmappe zugreifen. Klicken Sie auf die Registerkarte für das Arbeitsblatt mit den Dropdown-Listenoptionen.

Wählen Sie als Nächstes die Zellen mit den Optionen aus. Der Arbeitsblattname und der Zellbereich mit den Optionen werden dem hinzugefügt Quelle Box auf dem Datenvalidierung Dialogbox.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der rechten Seite des Quelle Feld, um die Eingabe zu akzeptieren und das Dialogfeld zu erweitern.

Fügen Sie eine Eingabenachricht hinzu

Sie können der Dropdown-Liste eine optionale Nachricht hinzufügen. Möglicherweise möchten Sie eine Hilfemeldung oder einen Tipp anzeigen. Es ist eine gute Idee, die Nachricht kurz zu halten.

Klicken Sie auf, um eine Nachricht hinzuzufügen, die angezeigt wird, wenn eine Zelle mit der Dropdown-Liste ausgewählt ist Eingabenachricht Tab. Geben Sie als Nächstes ein Titel und das Nachricht eingeben in den Kisten.

Fügen Sie eine Fehlermeldung hinzu

Ein weiteres Optionselement in der Dropdown-Liste ist einFehlermeldung, die angezeigt wird, wenn ein Benutzer versucht, Daten einzugeben, die nicht mit den Überprüfungseinstellungen übereinstimmen. In unserem Beispiel wird die Fehlermeldung angezeigt, wenn jemand eine Option in die Zelle eingibt, die keiner der voreingestellten Optionen entspricht.

Klicken Sie auf, um eine Fehlermeldung hinzuzufügen Fehlerwarnung Tab. Die Standardoption für die Stil der Fehlerwarnung ist Halt. Sie können auch auswählen Warnung oder Information. Akzeptieren Sie für dieses Beispiel die Standardoption von Halt in dem Stil Dropdown-Liste.

Geben Sie die Titel und Fehlermeldung für die Fehlerwarnung. Es ist am besten, die Fehlermeldung kurz und informativ zu halten. Klicken okay.

Verwenden Sie Ihre neue Dropdown-Liste

Wenn Sie nun auf eine Zelle klicken, zu der Sie eine Datenüberprüfungsliste hinzugefügt haben, wird eine Dropdown-Liste angezeigt, und Sie können eine Option auswählen.

Wenn Sie ein Eingabenachricht In der Dropdown-Liste wird angezeigt, wenn Sie eine Zelle mit der Dropdown-Liste auswählen.

Wenn Sie versuchen, eine Option einzugeben, die keiner der voreingestellten Optionen entspricht, wird die Fehlerwarnung Sie richten Anzeigen in einem Dialogfeld ein.

Wie haben Sie Dropdown-Listen in Excel verwendet? Lass es uns in den Kommentaren wissen. Lesen Sie auch unsere anderen Microsoft Office-Tipps und unser Lernprogramm zum Erstellen von Dropdown-Listen in Google Sheets.