Verwenden Sie Google Sheets, um eine E-Mail basierend auf dem Zellenwert zu senden
Wussten Sie, dass Sie mit Google Apps Script E-Mails direkt aus Google Sheets senden können? Mit einigem einfachen Code können Sie einen Zellenwert verwenden, um eine Warnmeldung an Ihren Posteingang auszulösen.
Das Senden einer E-Mail von Google Sheets aus erfordert die Verwendung eines Google Apps-Skripts. Aber keine Sorge, wenn Sie noch nie ein einziges Google Apps-Skript erstellt haben, ist das Senden einer E-Mail ganz einfach.
Im folgenden Tutorial werden Sie lernenSo überprüfen Sie den Wert einer Zelle in Google Sheets. Wenn der Wert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, können Sie automatisch eine Warn-E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden.
Es gibt viele Verwendungsmöglichkeiten für dieses Skript. Sie könnten eine Warnung erhalten, wenn die täglichen Einnahmen in Ihrem Verkaufsbericht unter ein bestimmtes Niveau fallen. Sie können auch eine E-Mail erhalten, wenn Ihre Mitarbeiter in Ihrer Projektverfolgungstabelle angeben, dass sie dem Kunden zu viele Stunden in Rechnung gestellt haben.
Unabhängig von der Anwendung ist dieses Skript sehr leistungsfähig. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn Sie Ihre Tabellenaktualisierungen manuell überwachen müssen.
Schritt 1: Senden einer E-Mail mit Google Sheets
Bevor Sie ein Google Apps-Skript zum Senden einer E-Mail aus Google Sheets erstellen können, benötigen Sie eine Google Mail-E-Mail-Adresse, auf die Google Apps-Skript zugreifen kann, um Ihre Benachrichtigungs-E-Mails zu senden.
Sie müssen auch eine neue Tabelle erstellen, die eine E-Mail-Adresse enthält.
Fügen Sie einfach eine Namensspalte und eine E-Mail-Spalte hinzu und füllen Sie sie mit der Person aus, an die Sie die Benachrichtigungs-E-Mail senden möchten.
Nachdem Sie eine E-Mail-Adresse haben, an die Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail senden können, ist es an der Zeit, Ihr Skript zu erstellen.
Um in den Skripteditor zu gelangen, klicken Sie auf WerkzeugeKlicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf OK Script Editor.
Sie sehen ein Skriptfenster mit einer Standardfunktion namens myFunction (). Benennen Sie dies um in E-Mail senden().
Fügen Sie als Nächstes den folgenden Code in die Funktion SendEmail () ein:
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This is your Alert email!"; // Second column
var subject = "Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);So funktioniert dieser Code:
- getRange und getValues Ruft den Wert aus der in der getRange-Methode angegebenen Zelle ab.
- var message und var subject Definiert den Text, der Ihre Benachrichtigungs-E-Mail erstellt.
- Das MailApp.sendEmail Mit dieser Funktion wird schließlich die E-Mail-Versandfunktion von Google Scripts über Ihr verbundenes Google-Konto ausgeführt.
Speichern Sie das Skript, indem Sie auf die Schaltfläche klicken Platte Klicken Sie auf das Symbol und führen Sie es dann aus Lauf Symbol (rechter Pfeil).
Beachten Sie, dass Google Script zum Senden der E-Mail eine Berechtigung für den Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto benötigt. Wenn Sie das Skript zum ersten Mal ausführen, wird möglicherweise eine Warnung wie die folgende angezeigt.
Klicke auf Berechtigungen überprüfenund es wird ein weiterer Warnbildschirm angezeigt, den Sie umgehen müssen.
Dieser Warnbildschirm ist darauf zurückzuführen, dass Sie ein benutzerdefiniertes Google Script schreiben, das nicht als offizielles Skript registriert ist.
Klicken Sie einfach auf Fortgeschrittenund dann auf die Schaltfläche Gehe zu SendEmail (unsicher) Verknüpfung.
Sie müssen dies nur einmal tun. Ihr Skript wird ausgeführt und die in Ihrer Tabelle angegebene E-Mail-Adresse erhält eine E-Mail wie die folgende.
Schritt 2: Lesen eines Werts aus einer Zelle in Google Sheets
Nachdem Sie erfolgreich ein Google Apps-Skript geschrieben haben, mit dem eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden kann, ist es an der Zeit, diese Benachrichtigungs-E-Mail funktionsfähiger zu gestalten.
Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie einen Datenwert aus einer Google-Tabelle lesen, den Wert überprüfen und eine Popup-Meldung ausgeben, wenn dieser Wert über oder unter einer Obergrenze liegt.
Bevor Sie dies tun können, müssen Sie in der Google-Tabelle, mit der Sie arbeiten, ein weiteres Blatt erstellen. Nennen Sie dieses neue Blatt "MyReport".
Denken Sie daran, dass Zelle D2 diejenige ist, die Sie überprüfen und vergleichen möchten. Stellen Sie sich vor, Sie möchten jeden Monat wissen, ob Ihr Gesamtumsatz unter 16.000 US-Dollar gesunken ist.
Erstellen wir dazu das Google Apps-Skript.
Klicken Sie auf, um zum Skript-Editor zurückzukehren Werkzeuge und dann Script Editor.
Wenn Sie dieselbe Tabelle verwenden, haben Sie immer noch die E-Mail senden() Funktion dort. Schneiden Sie diesen Code aus und fügen Sie ihn in den Editor ein. Du wirst es später brauchen.
Fügen Sie die folgende Funktion in das Codefenster ein.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert("Sales too low!");
}
}Wie dieser Code funktioniert:
- Laden Sie den Wert aus der Zelle D2 in die monthSales Variable.
- Die IF-Anweisung vergleicht den monatlichen Umsatz in Zelle D2 mit 16.000 USD
- Wenn der Wert über 16.000 liegt, wird durch den Code ein Browser-Meldungsfeld mit einer Warnung ausgelöst.
Speichern Sie diesen Code und führen Sie ihn aus. Wenn es richtig funktioniert, sollte die folgende Warnmeldung in Ihrem Browser angezeigt werden.
Jetzt haben Sie ein Google Apps-Skript, das dies kannWenn Sie eine E-Mail-Warnung und ein anderes Skript senden, mit dem ein Wert aus einer Tabelle verglichen werden kann, können Sie beide kombinieren und eine Warnung senden, anstatt eine Warnmeldung auszulösen.
Schritt 3: Alles zusammenfügen
Jetzt ist es an der Zeit, die beiden von Ihnen erstellten Skripten zu einem einzigen Skript zu kombinieren.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie über eine Tabelle mit der Registerkarte Sheet1 verfügen, die den Empfänger der Warnungs-E-Mail enthält. Die andere Registerkarte mit dem Namen MyReport enthält alle Ihre Verkaufsinformationen.
Zurück im Skript-Editor ist es Zeit, alles, was Sie bisher gelernt haben, in die Praxis umzusetzen.
Ersetzen Sie den gesamten Code im Skripteditor durch Ihre beiden Funktionen, die wie hier gezeigt bearbeitet wurden.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject = "Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}Beachten Sie die Änderungen hier.
Fügen Sie in die IF-Anweisung einfach das ein E-Mail senden Skript innerhalb der CheckSales () Funktion innerhalb der Klammern der if-Anweisung.
Zweitens verketten die monthSales Variable bis zum Ende der E-Mail-Nachricht mit der Taste + Charakter.
Jetzt müssen Sie nur noch die Funktion CheckSales () jeden Monat auslösen.
Gehen Sie dazu im Skripteditor wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Bearbeiten Menüpunkt, und klicken Sie dann auf Trigger des aktuellen Projekts.
- Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf erstelle einen neuen Trigger.
- Wähle aus CheckSales Funktion zum Ausführen.
- Veränderung Ereignisquelle auswählen zu zeitgetrieben.
- Veränderung Wählen Sie die Art des zeitbasierten Triggers zu Monatstimer.
Klicken sparen um den Auslöser abzuschließen.
Jetzt wird Ihr neues Skript jeden Monat ausgeführt und der monatliche Gesamtumsatz in Zelle D2 mit 16.000 US-Dollar verglichen.
Wenn es weniger ist, wird eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet, die Sie über die niedrigen monatlichen Verkäufe informiert.
Wie Sie sehen können, bietet Google Apps Scripts viele Funktionen in einem kleinen Paket. Mit nur wenigen einfachen Codezeilen können Sie einige erstaunliche Dinge tun.
Wenn Sie noch mehr experimentieren möchten, versuchen Sie es hinzuzufügendas Vergleichslimit von 16.000 US-Dollar in eine andere Zelle in der Tabelle und lesen Sie es dann in Ihr Skript ein, bevor Sie den Vergleich durchführen. Auf diese Weise können Sie den Grenzwert ändern, indem Sie einfach den Wert im Blatt ändern.
Indem Sie den Code optimieren und neue Codeblöcke hinzufügen, können Sie auf diesen einfachen Dingen aufbauen, die Sie gelernt haben, um schließlich einige erstaunliche Google-Skripte zu erstellen.
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