इन सुझावों के साथ अपने आउटलुक उत्पादकता कार्यप्रवाह को बढ़ावा दें

नौसिखिया या समर्थक के लिए, Microsoft आउटलुक शामिल हैंअपनी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए आप कई सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं। मैक, ऑफिस 365 या वेब संस्करणों के लिए आउटलुक का उपयोग करके अपने वर्कफ़्लो और उत्पादकता में सुधार करने के लिए कुछ आवश्यक सुझाव यहां दिए गए हैं।

सेटअप नियम

नियम आपको अपने प्रबंधन को स्वचालित करने में मदद कर सकते हैंसंदेश, चाहे वह रद्दी मेल को अवरुद्ध कर रहा हो या किसी फ़ोल्डर में विशिष्ट संदेशों को ले जाना हो। उदाहरण के लिए, आप अपने बॉस के सभी संदेशों को किसी विशेष फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर सकते हैं, इसलिए आप उन्हें कभी याद नहीं करते हैं। आउटलुक के पूर्ण संस्करण के साथ, आप कुछ सुंदर जटिल नियम बना सकते हैं।

यहां एक सरल नियम है जहां मैं प्राप्तकर्ता फ़ोल्डर से संदेश ले रहा हूं। प्राप्तकर्ता से एक संदेश का चयन करें फिर क्लिक करें गृह टैब पर क्लिक करें नियम> नियम बनाएं.

बॉक्स को चेक करें से प्राप्तकर्ता तो जाँच करें आइटम को फ़ोल्डर में ले जाएं। " एक मौजूदा फ़ोल्डर चुनें या एक नया बनाएं। इसे चुनें और ओके पर क्लिक करें। आप नियम को तुरंत या बाद में चला सकते हैं। जब आप किसी विशेष प्राप्तकर्ता से ईमेल प्राप्त करते हैं या कुछ शब्दों के साथ संदेश प्राप्त करते हैं, तो आप एक चेतावनी प्राप्त करने के लिए सेटअप कर सकते हैं। एक विशिष्ट फ़ोल्डर में नए संदेशों को स्थानांतरित करने का तरीका देखें।

साथ ही, कुछ साल पहले Outlook.com में उन्नत नियम जोड़े गए थे।

रंग श्रेणियों और झंडे का उपयोग करें

मदद करने के लिए रंग और श्रेणियाँ सुविधा का उपयोग करेंप्राथमिकता दें और उस पर ध्यान केंद्रित करें जो महत्वपूर्ण है। एक संदेश चुनें और श्रेणीबद्ध मेनू पर क्लिक करें और फिर एक उपयुक्त रंग चुनें। आप इन रंगों को एक विशेष अर्थ में अनुकूलित कर सकते हैं। क्लिक करें श्रेणियाँ> सभी श्रेणियाँ > एक रंग का चयन करें और फिर नाम बदलें। कीबोर्ड कमांड को भी सौंपा जा सकता है ताकि आप जल्दी से एक संदेश चिह्नित कर सकें।

फॉलो अप फ्लैग भी आपको याद रखने में मदद कर सकता हैआपके पास समय होने पर संदेश देखने की आवश्यकता है। जब आप एक ईमेल संदेश को ध्वजांकित करते हैं, तो यह आपकी टू डू लिस्ट और कार्य सूचियों पर दिखाई देगा ताकि आप इसमें भाग लेना याद रख सकें।

विलंबित वितरण का उपयोग कर अनुसूची

आउटलुक आपको ईमेल की डिलीवरी में देरी करता हैदिन के एक विशेष समय के लिए। यदि आप किसी निश्चित समय तक अपने संदेश को प्राप्त नहीं करते हैं, तो यह सुविधा आसान है। यदि आप जानते हैं कि कोई उपयोगकर्ता सुबह 3 बजे के आसपास ईमेल की जाँच करता है, तो एक नया संदेश बनाएं और फिर क्लिक करें देरी वितरण के तहत बटन विकल्प। डिलीवरी विकल्प जैसे कि उपयुक्त संशोधन करें पहले डिलीवर न करें दिनांक और समय।

एक खोज फ़ोल्डर बनाएँ

एक खोज फ़ोल्डर अपने triage के लिए एक शक्तिशाली तरीका हैसंदेश और आपके इनबॉक्स में कुछ पवित्रता लाते हैं। उदाहरण के लिए, आप मेल के लिए एक खोज फ़ोल्डर बना सकते हैं जिसका आप अनुसरण करना चाहते हैं, या विशिष्ट लोगों, समूहों या सूची से संदेशों को ध्वजांकित करना चाहते हैं।

दबाएं फ़ोल्डर टैब पर क्लिक करें नई खोज फ़ोल्डर फिर आप जिस खोज फ़ोल्डर को चाहते हैं उसका प्रकार चुनेंसमूहों में से एक के भीतर से बनाएँ। मेल फ़ोल्डर का चयन करें और ठीक पर क्लिक करें। नेविगेशन फलक में एक खोज फ़ोल्डर बनाया जाता है। मेरे द्वारा अनुसरण किए जाने वाले किसी भी संदेश की आवश्यकता होने पर मैं वहां उपलब्ध होऊंगा।

जंक ईमेल फ़िल्टर स्तर सेट करें

जंक मेल धीमा हो सकता है कितना उत्पादकईमेल आप दिन भर में प्राप्त कर सकते हैं। आउटलुक जंक मेल फ़िल्टर का उपयोग करके, आप इसके प्रभाव को कम कर सकते हैं। होम टैब पर क्लिक करें और फिर डिलीट ग्रुप में जंक मेनू पर क्लिक करें और फिर जंक ईमेल विकल्प पर क्लिक करें।

मैं पहले लो सेटिंग से शुरू करने की सलाह देता हूंऔर देखें कि यह आपके लिए कैसे काम करता है। यदि जंक मैसेज बहुत आक्रामक हैं, तो आप उच्च विकल्प पर जा सकते हैं। यदि फ़िल्टर गलती से किसी महत्वपूर्ण संदेश को चिह्नित करता है, तो मैं स्थायी रूप से हटाए गए विकल्प को अनियंत्रित रखूंगा।

पीएसटी फ़ाइल का बैकअप बनाएं

आउटलुक एक सिस्टम है, और यह विफल भी हो सकता है। अपने व्यक्तिगत फ़ोल्डर का एक स्वस्थ बैकअप बनाए रखना भ्रष्ट, सिस्टम विफलता या किसी अन्य अप्रत्याशित समस्या की स्थिति में एक सुचारू वसूली सुनिश्चित कर सकता है।

Outlook 2013 या Outlook 2016 का उपयोग करके बनाई गई आउटलुक डेटा फ़ाइलें (। Pst) आपके कंप्यूटर में सहेजी गई हैं DocumentsOutlook फ़ाइलें फ़ोल्डर। यदि आप आउटलुक में एक पीसी या मैक पर अपग्रेड करते हैं जिसमें पहले से ही आउटलुक 2007 में या उससे पहले बनाई गई डेटा फाइलें थीं, तो इन फाइलों को एक छिपे हुए फ़ोल्डर में अलग स्थान पर सहेजा जाता है। सी: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल (.ost) पर भी सहेजा जाता है सी: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook। अधिकांश डेटा सर्वर पर रहता है; हालाँकि, कोई भीजो आइटम स्थानीय रूप से सहेजे गए हैं, उनका बैकअप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, कैलेंडर, संपर्क, कार्य और कोई भी फ़ोल्डर केवल स्थानीय चिह्नित है। पीएसटी फ़ोल्डर्स बनाने और बैकअप लेने के लिए, निम्नलिखित लेख देखें:

• आउटलुक 2016 में एक पीएसटी फ़ोल्डर कैसे बनाएं
• Outlook 2013 में एक PST फ़ोल्डर बनाएँ
• आउटलुक पीएसटी फोल्डर्स क्या हैं और कैसे ओ का उपयोग करें
• Outlook में सुधार भ्रष्ट PST फ़ोल्डर

आपको आउटलुक अस्थायी OLK फ़ोल्डर खोजने के तरीके में भी रुचि हो सकती है।

कार्यालय से बाहर उत्तर सेट करें

आप अधिकांश के लिए कार्यालय से बाहर होंगे या नहींदिन या एक महीने के लिए छुट्टी पर, कार्यालय से बाहर उत्तर स्थापित करने से आपके संपर्कों को पता चल सकता है कि आप उपलब्ध नहीं हैं। आउट ऑफ़ ऑफ़िस असिस्टेंट का उपयोग करने पर आपके इनबॉक्स में बहुत अधिक शोर कम हो जाएगा जब वे तत्काल प्रतिक्रिया के बिना आप तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हों। जब आप वापस लौटेंगे तो यह आपके इनबॉक्स को साफ करने के काम को भी कम कर देगा। क्लिक करें फ़ाइल> जानकारी> स्वचालित उत्तर.

इसके बाद सेंड ऑटोमैटिक रिप्लाई रेडियो बॉक्स सेलेक्ट करेंउस अवधि को परिभाषित करें जब आप इस विशेष संदेश को भेजना चाहते हैं। आप संगठन के भीतर या बाहर के सहयोगियों को भी यह संदेश भेज सकते हैं।

यदि आप iOS के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो सेटिंग्स टैप करें, अपने एक्सचेंज सर्वर पर टैप करें और फिर टैप करें स्वचालित उत्तर। स्वचालित उत्तरों पर टॉगल करें और एक व्यक्तिगत संदेश लिखें।

सूचना प्रबंधन

आउटलुक डेस्कटॉप सूचनाएं भारी हो सकती हैंऔर आपको विचलित करता है। आपके पास एक विकल्प उन्हें निष्क्रिय करने का है। उन्हें म्यूट करने के लिए, टास्कबार के अधिसूचना क्षेत्र में आउटलुक आइकन पर राइट-क्लिक करें, फिर शो न्यू मेल डेस्कटॉप अलर्ट पर क्लिक करें। आउटलुक के पुराने संस्करणों के लिए, आउटलुक डेस्कटॉप अलर्ट को निष्क्रिय करने के तरीके के बारे में हमारे लेख देखें।

आउटलुक मोबाइल टिप्स

यदि आप आउटलुक के मोबाइल संस्करण का उपयोग करते हैं, तो यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं, जिनका उपयोग आप चलते-फिरते रहने के लिए कर सकते हैं।

व्यक्तिगत और कार्य कैलेंडर के बीच स्विच करें।

कैलेंडर टैब टैप करें फिर हैमबर्गर मेनू टैप करें फिर अपने कार्य या व्यक्तिगत कैलेंडर पर टैप करें।

IOS के लिए Outlook के साथ Skype कॉल शेड्यूल करें

कैलेंडर पर टैप करें, फिर भी एक नया बनाएं और घटना के लिए एक नाम दर्ज करें। लोग टैप करें फिर उन लोगों को जोड़ें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं। नीचे स्वाइप करें और टॉगल करें स्काइप कॉल फिर Skype कॉल लिंक पर टैप करें, विवरण दर्ज करें फिर टैप करें किया हुआ। पूरा करने के लिए सहेजें टैप करें।

एक उपलब्धता भेजें

एक नया संदेश बनाएं और कैलेंडर ईवेंट टैप करें।

भेजें उपलब्धता को टैप करें, एक उपयुक्त समय चुनें, और फिर पूरा करें।

अपना संदेश भेजें।

मैक के लिए आउटलुक 2016 के हालिया अपडेट में कुछ जोड़े गएनए विशेषताएँ। आप उन नई सुविधाओं का उपयोग कैसे कर सकते हैं, इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए हमारे लेख को देखें। साथ ही, मैक उपयोगकर्ताओं के लिए आउटलुक कीबोर्ड कमांड की एक सूची के साथ हमारे लेख को देखें।