ไฟล์ Outlook PST คืออะไรและทำไมจึงใช้ ... หรือไม่
ทีนี้นี่คือทั้งหมดที่ดีและ Dandy จนกว่าคุณจะไปเที่ยวพักผ่อนสักสองสามวันคำเตือนขนาดอีเมลเหล่านั้นมาแล้วก็ไปแล้ว KABOOM !!! กล่องจดหมายของคุณเต็มแล้วและคุณไม่สามารถทำได้อีกต่อไปส่ง / รับอีเมลจากมือถือของคุณหรือแม้กระทั่ง OWA (Outlook Web Access) สำหรับเรื่องนั้น ฉันได้รับการโทรเป็นล้านครั้ง iPhone ของฉันไม่สามารถส่งอีเมลช่วยได้!
- แล้วจะทำอย่างไรดี?
- มีวิธีแก้ปัญหาสำหรับกล่องจดหมายที่มีขนาดไม่เพียงพอเหล่านี้หรือไม่?
- ฉันควรทำอย่างไรก่อนวันหยุด?
ตอนนี้ฉันแนะนำคุณให้รู้จักกับไฟล์ Outlook PST ที่น่าอับอาย (อ้างอิงจาก IT)
ไฟล์ Outlook .PST คืออะไร
- ไฟล์ข้อมูล Outlook หรือ Microsoft Outlookสามารถสร้างไฟล์ PST (ตามที่รู้จักกันดี) โดยใช้ Microsoft Outlook เพื่อย้ายหรือคัดลอกอีเมลและไฟล์แนบจากบัญชีกล่องจดหมายเซิร์ฟเวอร์ไปยังพีซีของคุณ โดยพื้นฐานแล้วเป็นไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์เก็บข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บอีเมลและไฟล์แนบในฮาร์ดไดรฟ์ USB ไดรฟ์หรือแชร์เซิร์ฟเวอร์ (ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณสร้างและจัดเก็บ)
คุณสามารถจัดเก็บในไฟล์. PST ของ Outlook ได้เท่าใด
- ก่อนที่ Outlook 2003/2007ไฟล์ PST สามารถเก็บอีเมลและไฟล์แนบได้ 2 กิกะไบต์เท่านั้น เมื่อใช้ Outlook 2003 และ Outlook 2007 รูปแบบจะเปลี่ยนเพื่อให้ไฟล์. PST ขยายได้ตามต้องการมากกว่า 20 กิกะไบต์ในขนาดเว้นแต่ว่าการกำหนดค่าเริ่มต้นจะได้รับการแก้ไข
- สุจริตอย่าปล่อยให้พวกเขาได้รับ 20 กิ๊กส์ มันเป็น มาก ความคิดที่ดีกว่าคือการเก็บไฟล์. PST ของคุณไว้ไม่ให้ใหญ่กว่ากิ๊กสองสามตัว หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มให้สร้างไฟล์. PST ใหม่แทนการสร้าง ใหญ่ .PST คลัง ยิ่งใหญ่ไฟล์ PST มีโอกาสมากขึ้นในการเกิดความเสียหายและการสูญเสียข้อมูล (ยิ่งยากยิ่งขึ้นสำหรับการแบ็คอัพตัวร้าย) คุณสามารถแนบไฟล์. PST จำนวนมากไปยังไคลเอนต์ Outlook ของคุณได้ตามที่คุณต้องการ ไฟล์หากคุณต้องการเก็บอีเมลเก่า ๆ มากกว่าสองสามกิ๊ก
- เคล็ดลับ - หากคุณกำลังใช้ไฟล์. PST เพื่อเก็บอีเมลเก่าเก็บไว้บีบอัดหลังจากที่คุณคัดลอกข้อมูลเก่าทั้งหมดลงในพวกเขา อีเมลมักเป็นเพียงแค่ข้อความดังนั้นจึงบีบอัดได้ดีมาก
ฉันจะสร้างไฟล์ Outlook .PST ได้อย่างไร
- เป็นเรื่องง่ายนี่คือคำแนะนำเล็กน้อยสำหรับ Outlook 2007, 2013 และ 2016
เหตุใดจึงใช้ / สร้างไฟล์. PST ประโยชน์ที่ได้รับ?
ขนาดกล่องจดหมาย
- จำย่อหน้าแรกของข้อนี้ได้ไหม ผู้ดูแลระบบอีเมลส่วนใหญ่ จำกัด ขนาดของกล่องจดหมายขององค์กร ยิ่งกล่องจดหมายมีขนาดใหญ่เท่าใดก็จะต้องใช้พื้นที่ดิสก์มากขึ้นและจำเป็นต้องสำรองข้อมูลมากขึ้นและต้องใช้เวลาในการสำรองข้อมูลมากขึ้น
- ถ้า packrat อีเมลของคุณ (เช่นฉัน) 200กล่องจดหมาย Megabyte จะไม่ถูกตัดออก นี่คือที่มาของไฟล์. PST เพียงแค่สร้างไฟล์. PST แล้วลากและวางอีเมลของคุณ มันทำงานเหมือนกับโฟลเดอร์กล่องจดหมายปกติใน Outlook ลากแล้ววาง. มันง่าย! <แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม เพียงโพสต์คำถามของคุณในฟอรัมของเรา>
- ดัชนีการค้นหา Windows รุ่นล่าสุดกล่องจดหมายของคุณและไฟล์. PST ในท้องถิ่นทั้งหมด (กำหนดค่าได้) ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงอีเมลทั้งหมดได้เกือบจะทันทีผ่านคุณสมบัติการค้นหาที่มีอยู่ใน Microsoft Outlook
การสำรองข้อมูลและการกู้คืนความเสียหาย
- หากคุณไม่มี (หรือเชื่อถือได้) อีเมลผู้ดูแลระบบที่ดำเนินการสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเป็นประจำจากนั้นคัดลอกอีเมลของคุณ (ใช่คุณไม่จำเป็นต้องย้ายอีเมลไปยังไฟล์. PST คุณสามารถคัดลอกได้) ไปยังไฟล์. PST ท้องถิ่นที่รวดเร็วและง่ายดาย อีเมลของคุณสามารถกู้คืนได้ในสถานการณ์ DR เซิร์ฟเวอร์
ความเบา
- ไฟล์. PST ทำอีเมลพกพาได้ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายหนึ่งไปยังกล่องจดหมายอื่น ตัวอย่างเช่นบางทีงานที่กำลังเปลี่ยนแปลงของคุณและต้องการนำอีเมลเก่ามาให้ หรือบางทีคุณอาจเปลี่ยนผู้ให้บริการโฮสต์ หรือคุณอาจต้องการคัดลอกอีเมลส่วนตัวและที่ทำงานไปยังไฟล์. PST เก็บไว้ในไดรฟ์ USB ขนาดเล็กและเก็บไว้กับคุณตลอดเวลา อย่างที่ฉันพูดไฟล์. PST ทำให้พกพาได้สะดวก และใช่ดังนั้นเป็นบัญชี GMAIL แต่บทความนี้ไม่เกี่ยวกับ GMAIL :)
ความปลอดภัย
- คุณรู้ไหมว่าแทบจะเป็นไปไม่ได้ติดตาม / ตรวจสอบว่าแผนกไอทีของคุณกำลังอ่านอีเมลของคุณหรือไม่? การย้ายอีเมล“ Sensitive” หรือ“ Confidential” ออกจาก Email / Exchange Server ไปยังไฟล์. PST แบบโลคัลเพิ่มระดับความปลอดภัย
- บันทึก: แผนกไอทีส่วนใหญ่มีความสามารถในการคว้าของคุณไฟล์. PST โดยที่คุณไม่รู้ตัวจากฮาร์ดไดรฟ์ในที่ทำงาน ด้วยเหตุนี้การรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์จึงเป็นสิ่งจำเป็น ฉันจะเขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้ในไม่ช้า แต่สำหรับตอนนี้ให้ดูที่บทความนี้ เป็นบิต“ GEEKY” ดังนั้นฉันจะติดตามผลเร็ว ๆ นี้พร้อมบทความที่อธิบายตัวเลือกเล็กน้อยสำหรับการรักษาความปลอดภัยไฟล์. PST
ข้อเสียของการใช้ไฟล์. PST คืออะไร
การเข้าถึงระยะไกล
- เมื่อจดหมายถึง ย้าย เป็นไฟล์ PST จะไม่สามารถใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ได้อีกต่อไปโดยใช้แอปพลิเคชันการเข้าถึงระยะไกลเช่น OWA หรือโทรศัพท์มือถือที่ซิงค์กับกล่องจดหมายของคุณ ในการเข้าถึงอีเมลในไฟล์. PST คุณจะต้องใช้ไคลเอนต์ Microsoft Outlook แบบเต็ม ไดรฟ์ USB ขนาดเล็กสามารถช่วยในสถานการณ์เหล่านี้ อย่างไรก็ตามมันยังไม่สะดวกเท่ากับการทิ้งอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์
ผู้คนจะไม่ชอบคุณและเป็นไปได้ว่าคุณอาจตกงาน
- ไฟล์. PST เมื่อเวลาผ่านไป (ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลคุณได้รับ / เก็บ) สามารถใช้พื้นที่บนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือแชร์เซิร์ฟเวอร์ได้มากขึ้นอยู่กับว่าคุณเก็บไว้ที่ไหน พวกไอทีเกลียดอะไรที่ทำให้พวกเขาทำงานอะไรก็ได้เว้นแต่มันจะสร้างประวัติส่วนตัวของพวกเขาดังนั้นการวางข้อมูลจำนวนมากไว้ที่ใดที่หนึ่งจะทำให้พวกเขาต้องซื้อพื้นที่ว่างในดิสก์มากขึ้นทำให้พวกเขารู้สึกแย่
- แผนกกฎหมายของ บริษัท และแผนกการจัดการบันทึกส่วนใหญ่ไม่ชอบไฟล์. PST เนื่องจากพวกเขาอนุญาตให้คุณผู้ใช้ปลายทางสามารถข้ามหรือข้ามนโยบายการเก็บ / ทำลายเอกสารขององค์กรได้อย่างง่ายดาย
- ทีมรักษาความปลอดภัยข้อมูลองค์กรไม่ได้เช่นไฟล์. PST เพราะถ้า Legal ขอให้พวกเขากู้คืนข้อมูลสำหรับคดีหรือหมายศาลไฟล์. PST สามารถทำให้ต้นทุนและความพยายามในการกู้คืนข้อมูลรวดเร็วขึ้น
ระบบและประสิทธิภาพสมอง
- ยิ่งคุณมีอีเมลมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งต้องติดตามและดำเนินการมากขึ้นเท่านั้น
- เนื่องจากอีเมลและไฟล์แนบได้รับการจัดทำดัชนีโดย Windows Search (หรือดัชนีอีเมล / ระบบอื่น ๆ ) ดัชนีของคุณจะใหญ่ขึ้นและการค้นหาของคุณจะใช้เวลานานกว่า
ดังนั้นหวังว่าฉันจะตอบคำถามของคุณทั้งหมดเกี่ยวกับไฟล์. PST ของ Microsoft Outlook และครอบคลุมข้อดีและข้อเสียระดับสูง แต่ในกรณีที่ฉันไม่ได้รับอะไรเลยโปรดส่งข้อคิดเห็นหรือโพสต์คำถามของคุณในฟอรัมของฉัน
ทิ้งข้อความไว้