คำแนะนำวิธีการใช้อะไหล่ด่วนอัตโนมัติใน Office 2010

คุณเคยทำงานใน Microsoft Word หรือOutlook และพบว่าคุณมักใช้เนื้อหาเดียวกันตลอดหลายเอกสาร? ฉันรู้เป็นการส่วนตัวหากมีวิธีที่จะประหยัดเวลาและพิมพ์น้อยลงฉันก็เล่นเกม ใน Office 2010 เราสามารถใช้ AutoText และ Quick Parts เพื่อประหยัดเวลาและป้อนข้อความและฟิลด์โดยอัตโนมัติหรือแม้แต่แก้ไขคุณสมบัติของเอกสาร เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคุณฝ่ายขายหรือพนักงานเทคโนโลยีที่ส่งอีเมล 10 ฉบับเหมือนกันทุกวัน! มาดูกัน!

AutoText คืออะไร?

AutoText เป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดของ Quick Parts และตามที่ Microsoft:

AutoText เป็นเนื้อหาที่ใช้ซ้ำได้ซึ่งคุณสามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้ครั้งแล้วครั้งเล่า คลิก ข้อความอัตโนมัติ เพื่อเข้าถึงแกลเลอรี AutoText คุณสามารถบันทึก AutoText ไปยังแกลเลอรี AutoText โดยเลือกข้อความที่คุณต้องการใช้ซ้ำคลิก ข้อความอัตโนมัติแล้วคลิก บันทึกส่วนที่เลือกลงในคลังข้อความอัตโนมัติ. การกรอกข้อมูลแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่จะเป็นการจัดเก็บเนื้อหาที่คุณบันทึกไว้เพื่อใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก

หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง AutoText เป็นเพียงเนื้อหาข้อความที่บันทึกไว้เพื่อให้คุณสามารถแทรกลงในเอกสารอีเมลและโครงการของคุณได้โดยอัตโนมัติเพียงกดปุ่ม ประหยัดเวลาได้มาก!

Quick Parts คืออะไร?

ตามที่ Microsoft:

Quick Part Gallery คือแกลเลอรีที่คุณสามารถสร้างจัดเก็บและค้นหาเนื้อหาที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้รวมถึงข้อความอัตโนมัติคุณสมบัติของเอกสารเช่นชื่อเรื่องและผู้แต่งและฟิลด์

เราจะดูส่วนอื่น ๆ ของ Quick Parts เพิ่มเติมในภายหลัง แต่สำหรับตอนนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่ข้อความอัตโนมัติ

วิธีสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่
ใน Word 2010 รายการข้อความอัตโนมัติจะถูกจัดเก็บเป็นแบบเอกสารสำเร็จรูป ในการสร้างรายการใหม่ให้ใช้ไฟล์ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ กล่องโต้ตอบ

1. ในเอกสารของคุณ เลือก คน เนื้อหา (ข้อความ) ที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นรายการข้อความอัตโนมัติ

2. คลิก คน แทรก ริบบิ้นแล้ว คลิก คน อะไหล่ด่วน ปุ่ม. จากนั้นคลิก บันทึกส่วนที่เลือกลงในคลังข้อความอัตโนมัติ.

3. กรอกข้อมูลในไฟล์ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ กล่องโต้ตอบ:

ชื่อ: พิมพ์ชื่อเฉพาะสำหรับรายการ AutoText
แกลลอรี่: เลือก ข้อความอัตโนมัติ แกลเลอรี
ประเภท: เลือก ทั่วไป หมวดหมู่หรือสร้างหมวดหมู่ใหม่
รายละเอียด: พิมพ์คำอธิบายของแบบเอกสารสำเร็จรูป
บันทึกใน: คลิกชื่อแม่แบบในรายการดรอปดาวน์ ตัวอย่างเช่นคลิก Normal.dotm

นั่นคือทั้งหมดที่มีสำหรับการสร้างรายการข้อความอัตโนมัติ แน่นอนคุณสามารถสร้างชุดต่างๆสำหรับโครงการต่างๆและบันทึกลงในเทมเพลตเอกสารต่างๆ (.dotm ไฟล์) แต่เราจะบันทึก How-To ที่ยาวไว้สำหรับบทความที่น่าสนใจอื่น ๆ

วิธีการลบรายการข้อความอัตโนมัติ

4. คล้ายกัน ไปที่ขั้นตอนที่ 2 ด้านบนไปที่แท็บแทรกและในเมนู Quick Parts> ข้อความอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามในครั้งนี้คุณจะ คลิกขวา เป็ รายการข้อความอัตโนมัติ แล้ว เลือก จัดระเบียบและลบ.

5. คลิก คน รายการข้อความอัตโนมัติ ที่คุณต้องการจะลบออกแล้ว คลิก คน ลบ ปุ่ม.

การใช้ข้อความอัตโนมัติใน Word 2010

6. ก เริ่มพิมพ์ข้อความที่อยู่ในรายการข้อความอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับคำแรกหรือพิมพ์ลงไปคุณจะเห็นป๊อปอัปขนาดเล็กเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณทำได้ กด ป้อน เพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติ

คุณสามารถแทรกข้อความอัตโนมัติได้โดยพิมพ์จากนั้นกด Enter เนื่องจากพิมพ์ไปแล้วครึ่งหนึ่ง

6. ข หรือคุณสามารถพิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวแรกของรายการข้อความอัตโนมัติจากนั้น กด F3 เพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติที่คล้ายกันมากที่สุด

ใช้ปุ่ม f3 เพื่อแทรกข้อความอัตโนมัติใน word หรือ Outlook

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้ AutoText ด้วยวิธีใดผลลัพธ์ก็ควรจะเหมือนกัน รายการข้อความอัตโนมัติของคุณจะถูกเพิ่มลงในเอกสารตามค่าเริ่มต้นที่ระบุ แน่นอนคุณสามารถใช้ไฟล์ อะไหล่ด่วน> ปุ่มข้อความอัตโนมัติ บน แทรก ริบบิ้น เพื่อวาง AutoText แต่ต้องใช้ขั้นตอนพิเศษเหล่านั้นทั้งหมด

Quick-Part คุณสมบัติของเอกสารคืออะไร?

Document Property Quick Parts ให้ความรวดเร็วและเข้าถึงคุณสมบัติข้อมูลเมตาของเอกสารของคุณได้ง่าย แม้ว่า AutoText จะพร้อมใช้งานทั้งใน Word และ Outlook แต่ส่วนด่วนของคุณสมบัติเอกสารจะพร้อมใช้งานใน Word 2010 เท่านั้น ส่วนที่เหลือของห้องชุดถูกปล่อยทิ้งไว้

คุณสมบัติเอกสารพร้อมใช้งานเป็นข้อความอัตโนมัติ

7. มีหลายวิธีในการเข้าถึงคุณสมบัติเอกสาร เร็วที่สุดคือจากไฟล์ ไฟล์> ข้อมูล เมนู. ที่นี่คุณสามารถ คลิก คน คุณสมบัติ เพื่อแสดงแผงเอกสารหรือคุณสามารถตรงไปที่หน้าต่างคุณสมบัติเอกสารขั้นสูง

8. ก หากคุณเลือกใช้คุณสมบัติเอกสารแผงจะแสดงเป็นแถบเหนือพื้นที่ทำงานของเอกสาร ในแง่หนึ่งสิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลเมตาของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็มีข้อเสียในการใช้พื้นที่หน้าจอมาก

ปรับคุณสมบัติเอกสารจากแผงเอกสารใน word 2010

8. ข คุณยังสามารถเข้าถึงคุณสมบัติเอกสารขั้นสูงได้จากแผงเอกสาร

9. หน้าต่างคุณสมบัติเอกสารขั้นสูงเป็นหน้าต่างเดียวกับที่คุณมักจะเห็นหากคุณ คลิกขวา ไฟล์เอกสารจาก Windows Explorer และ เลือก คุณสมบัติ. ใน สรุป คุณสามารถแก้ไขข้อมูลเมตาทั้งหมดของเอกสารได้