วิธีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและเข้ารหัสเอกสาร Office 2016

หากคุณใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft Office 2016 เช่นWord, Excel และ PowerPoint เพื่อเตรียมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน; คุณรู้หรือไม่ว่า Office มีคุณสมบัติการเข้ารหัสในตัว ตรวจสอบรายละเอียดและวิธีป้องกันเอกสารของคุณ

ถ้าคุณใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft Office เช่น Word2016, Excel 2016 และ PowerPoint 2016 เพื่อเตรียมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน; คุณรู้หรือไม่ว่าการเพิ่มเลเยอร์การเข้ารหัสลงในเอกสารสเปรดชีตและงานนำเสนอเป็นเรื่องง่าย คุณลักษณะดังกล่าวสร้างขึ้นในชุดโปรแกรม Microsoft Office และรวดเร็วและใช้งานง่ายดังที่ฉันจะแสดงให้คุณเห็นด้านล่าง สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ลงทุนในชุดโปรแกรม Office ล่าสุดเราได้กล่าวถึงข้อมูลนี้สำหรับ Office รุ่นก่อนหน้าดังนั้นโปรดอ่านบทความก่อนหน้าของเราสำหรับคำแนะนำเหล่านั้น

เมื่อป้องกันด้วยรหัสผ่านเอกสารของคุณโปรดทราบเคล็ดลับที่สำคัญบางอย่าง:

• สร้างข้อความรหัสผ่านหรือรหัสผ่านที่คาดเดายากเมื่อปกป้องเอกสารของคุณ ข้อความรหัสผ่านเป็นสิ่งที่ดีเพราะหวังว่าจะป้องกันไม่ให้คุณลืมรหัสผ่าน
• ใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันอย่าใช้เหมือนกันรหัสผ่านที่คุณใช้เพื่อลงชื่อเข้าใช้พีซี Windows หรือบริการอื่น นี่เป็นสิ่งสำคัญในกรณีที่บัญชีผู้ใช้ของคุณถูกบุกรุกไฟล์ของคุณมีความหวังอย่างน้อยในการป้องกัน
• หากคุณจะเข้ารหัสเอกสาร office จำนวนมากให้ลองใช้เครื่องมือจัดการรหัสผ่าน รายการโปรดของเราที่นี่ที่ groovyPost คือ 1Password
• โดยค่าเริ่มต้น Office 2016 / O365 ใช้ AES 256 บิตการเข้ารหัสที่ 99% ของเรามีดีพอ หากคุณต้องการเปลี่ยนค่าเริ่มต้นในทางใดทางหนึ่งเราขอแนะนำให้คุณอ่านบทความ TechNet นี้ซึ่งจะตรวจสอบตัวเลือกการเข้ารหัสโดยละเอียด

ป้องกันไฟล์ Office 365 หรือ Office 2016 โดยใช้การเข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน

กระบวนการนี้เป็นมาตรฐานสำหรับ Office ส่วนใหญ่แอปพลิเคชันดังนั้นสำหรับบทความนี้เราจะใช้ Microsoft Word 2016 เพื่อเริ่มต้น ก่อนอื่นให้เปิดเอกสาร Office ที่คุณต้องการป้องกัน คลิกเมนูไฟล์เลือกแท็บข้อมูลจากนั้นเลือก ป้องกันเอกสาร ปุ่ม. คลิก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน

ป้อนรหัสผ่านของคุณจากนั้นคลิก ตกลง.

ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยันและคลิก ตกลง.

Microsoft Word จะระบุว่าเอกสารได้รับการคุ้มครอง ทุกครั้งที่คุณเปิดเอกสารคุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงเนื้อหา

การปกป้องงานนำเสนอ PowerPoint ทำงานในลักษณะเดียวกัน

รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Microsoft Office ประเภทอื่น

เมื่อทำงานกับ Microsoft Office ประเภทอื่นไฟล์เช่นฐานข้อมูล Microsoft Access มีข้อกำหนดบางประการเล็กน้อย การเข้าถึง 2016 ต้องเปิดฐานข้อมูลก่อนโดยเฉพาะก่อนที่คุณจะสามารถป้องกันรหัสผ่านได้ หากต้องการทำเช่นนั้นให้คลิกไฟล์> เปิดเลือกไฟล์ฐานข้อมูลของคุณจากนั้นคลิกลูกศรที่อยู่ด้านข้าง เปิด คลิกปุ่มแล้วคลิก เปิดแบบพิเศษ

ป้อนและยืนยันรหัสผ่านของคุณจากนั้นคลิก ตกลง.

ป้องกันสมุดงาน Excel ทั้งหมดหรือบางส่วน

สำหรับสมุดงาน Microsoft Excel คุณสามารถป้องกันสมุดงานทั้งหมดหรือบางส่วน โดยทำตามคำแนะนำต่อไปนี้ คลิกไฟล์เลือก ข้อมูล คลิกแท็บ ป้องกันสมุดงาน ปุ่ม. คลิก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากนั้นทำตามคำแนะนำเดียวกับที่ใช้เมื่อปกป้องเอกสาร Word

ป้องกันแผ่น

หากคุณมีสมุดงานที่ใช้ร่วมกันคุณสามารถป้องกันแผ่นงานใดแผ่นหนึ่งโดยไม่ต้องล็อคสมุดงานทั้งหมด คลิกขวาที่แผ่นงานจากนั้นคลิก ป้องกันแผ่น

หากมีบางส่วนของแผ่นงานที่คุณต้องการป้องกันจากการดัดแปลงคุณสามารถทำได้เช่นกัน ก่อนอื่นให้ไฮไลต์ช่วงแล้วคลิกปุ่ม ทบทวน แถบ คลิก อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขช่วง

คลิกป้องกันแผ่นงาน

ป้อนรหัสผ่านจากนั้นยืนยัน

เมื่อคุณพยายามทำการเปลี่ยนแปลงในช่วงนั้นคุณจะได้รับข้อความต่อไปนี้:

หากต้องการเปลี่ยนแปลงช่วงหรือเซลล์เฉพาะให้เลือกไปที่ ทบทวน จากนั้นคลิก Unprotect ป้อนรหัสผ่านของคุณจากนั้นคลิกตกลง

นั่นคือมันและไฟล์ Microsoft Office ของคุณคือตอนนี้สำหรับดวงตาของคุณเท่านั้น ตรวจสอบบทความอื่น ๆ ของเราเช่นการเปิดใช้งานการเข้ารหัสไดรฟ์ด้วย BitLocker และการเข้ารหัสไดรฟ์แบบพกพาโดยใช้ BitLocker to Go เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น