วิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Microsoft Word

หากคุณทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมในโครงการคุณสมบัติการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2016 เป็นสิ่งจำเป็นและตอนนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือวิธีการทำงาน

หากคุณร่วมมือกับสมาชิกในทีมในโครงการหรือทำสัญญากับ redlines การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Word สามารถเป็นเครื่องช่วยชีวิตได้! การเปลี่ยนแปลงการติดตามเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ใน Microsoft Word ซึ่งนำมาซึ่งกระบวนการที่มีสติอย่างแท้จริง แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานในโครงการที่ซับซ้อนเช่นการซื้อกิจการการควบกิจการสัญญาหรือการสร้างผู้ขายที่ดีที่สุด - การเปลี่ยนแปลงการติดตามอาจมีประโยชน์สำหรับโครงการกลุ่มเล็ก ๆ เช่นการมอบหมายโรงเรียน

เนื่องจากเราได้กล่าวถึงคุณลักษณะนี้ใน Microsoft ครั้งล่าสุดWord 2010 มีการปรับปรุงที่สำคัญซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงการติดตามมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยความพร้อมใช้งานของ Office Online ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์บนเอกสารและนี่คือหนึ่งในคุณสมบัติใหม่ที่น่าตื่นเต้นที่เราดูในบทความนี้

เปิดใช้งานและใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2016

ขั้นตอนที่ 1: การเริ่มต้นเนื้อหา

คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยเนื้อหาบางอย่างภายในเอกสารที่คุณกำลังร่วมมือกัน ส่วนนี้ของเอกสารกำลังถูกเขียนโดยผู้ใช้รายอื่น ฉันเขียนย่อหน้าแรก

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง
หากต้องการเริ่มการติดตามการเปลี่ยนแปลงให้ไปที่ ทบทวน แท็บและคลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ใน การติดตาม กลุ่ม (คุณสามารถกด CTRL + SHIFT + E)

เมื่อเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงแทร็กคุณจะเห็นบอลลูนสำหรับผู้แต่งแต่ละคนทางด้านขวาของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 3: การแก้ไข

ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word ใช้การประสานสีเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ผู้เขียนคนแรกเป็นสีน้ำเงินและที่สองเป็นสีแดง เมื่อผู้เขียนเพิ่มเติมทำการแก้ไขพวกเขาจะได้รับการกำหนดสีที่ไม่ซ้ำกัน

เมื่อทำการแก้ไขเอกสารบรรทัดแนวตั้งจะปรากฏขึ้นถัดจากย่อหน้าเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร สังเกตว่าย่อหน้าแรกไม่มีสิ่งนี้เพราะ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ไม่ได้เปิดใช้งานจนกว่าจะเพิ่มเติมลงในเอกสาร เมื่อคุณคลิก แสดงการเปลี่ยนแปลงแทร็ก มันจะเปิดใช้งานไฮไลท์ของทั้งหมดทันทีการแก้ไขที่ทำกับเอกสารพร้อมกับคำอธิบาย หากคุณเปิดใช้งานไว้และทำการแก้ไขคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์เมื่อคุณพิมพ์และลบ

ขั้นตอนที่ 4: ความคิดเห็นลูกโป่งและเครื่องมือแก้ไขเพิ่มเติม

หากคุณต้องการเพิ่มความคิดเห็นในคำหรือย่อหน้าให้ไฮไลต์มันจากนั้นเลือก ทบทวน แท็บและคลิก ความคิดเห็นใหม่ ใน ความคิดเห็น กลุ่ม. ความคิดเห็นของคุณจะปรากฏที่ด้านขวาของเอกสารเมื่อเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถปิดได้

หนึ่งในสิ่งที่คุณจะสังเกตเห็นเมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบพิเศษเช่นตัวหนาตัวเอียงหรือขีดเส้นใต้ความคิดเห็นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติไปยังการเปลี่ยนแปลงแทร็กที่เรียกว่า ที่จัดรูปแบบ

คุณสามารถปรับแต่งวิธีที่คุณต้องการให้ลูกโป่งปรากฏบนเอกสาร ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการดูการแก้ไขทั้งหมดที่เพิ่มลงในเอกสารโดยผู้แต่งแต่ละคนให้คลิก ทบทวน แท็บ> แสดงมาร์กอัป เมนู> ลูกโป่ง > แสดงการแก้ไขในลูกโป่ง

การแก้ไข

บานหน้าต่างตรวจทาน (ทบทวน > บานหน้าต่างรีวิว) ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบการแก้ไขทั้งหมดโดยผู้เขียนแต่ละคนคุณสามารถดูแนวตั้งหรือแนวนอนบนหน้าจอ คุณสามารถคลิกคำหรือย่อหน้าในบานหน้าต่างการแก้ไขและจะนำทางไปยังส่วนนั้นของเอกสารโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 5: ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร

หากคุณเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ คลิกแถบแสดงการเปลี่ยนแปลงการติดตามแถบเน้นการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนคนอื่น ๆ จากนั้นไปที่ ทบทวน คลิกแท็บ ยอมรับ ปุ่มเพื่อยืนยัน

ตอนนี้คุณจะสังเกตเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลทันที

ขั้นตอนที่ 6: เปรียบเทียบหรือรวมเอกสาร

ผู้เขียนคุณสมบัติที่มีประโยชน์อีกคนสามารถใช้ประโยชน์ได้ของคือความสามารถในการติดตามเวอร์ชันของเอกสาร ตัวอย่างเช่นหากผู้เขียนสองคนแยกเอกสารเดียวกันเป็นสองชุดและทำงานแยกกันต่อไปพวกเขาสามารถเปรียบเทียบทั้งสองเวอร์ชันและรวมเข้าด้วยกันในภายหลัง ตราบใดที่พวกเขามีโครงสร้างคล้ายกันคุณสามารถรวมทั้งสองอย่างสร้างเอกสารขั้นสุดท้าย

ในการเปรียบเทียบและรวมการเปลี่ยนแปลงให้เลือก ทบทวน คลิกเริ่ม เปรียบเทียบ จากนั้นเลือกเอกสารต้นฉบับในกล่องฟิลด์จากนั้นเลือกเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วคลิก ตกลง.

Microsoft Word จะนำเสนอสามบานหน้าต่างมุมมองของเอกสารที่แสดงหน้าจอหลักเป็นเอกสารสุดท้ายที่มีเนื้อหารวมและสำเนาต้นฉบับและสำเนาสำรองในบานหน้าต่างหน้าต่างขนาดเล็ก เมื่อคุณเลื่อนดูคุณสามารถเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้ทำได้ดีกว่าบนหน้าจอที่มีความละเอียดหน้าจอเพียงพอ

เมื่อคุณพร้อมที่จะรวมเอกสารเป็นสำเนาสุดท้ายให้กลับไปที่ ทบทวน คลิกที่แท็บ เปรียบเทียบ จากนั้นคลิก รวมกัน เลือกเอกสารต้นฉบับในกล่องฟิลด์จากนั้นเลือกเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วคลิก ตกลง.

จากนั้นคุณจะเห็นเอกสารรวมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนคนอื่นในสีอื่น

บูรณาการกับ Office Online

หนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของ Google Apps คือเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ในที่สุดไมโครซอฟท์ก็ติดขัดด้วยชุดโปรแกรม Office Online ซึ่งมี Word รุ่นที่ทำงานบนเว็บ คุณลักษณะใหม่ใน Word 2016 คือความสามารถในการแบ่งปันและดูว่าใครกำลังทำงานกับเอกสารของคุณ ในการทำเช่นนั้นคลิก หุ้น ปุ่มและบันทึกเอกสารไปยังโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ

บานหน้าต่างแบ่งปันจะเปิดเผยเพิ่มเติมตัวเลือกที่มีความสามารถในการเชิญบุคคลเพื่อแก้ไขเอกสารด้วยข้อ จำกัด ที่แตกต่างกัน คุณจะสังเกตเห็นว่าตัวเลือก Block Authors และ Restrict นั้นเปิดใช้งานอยู่ใน ป้องกัน กลุ่ม. หากคุณใช้ Office 365 ในการตั้งค่าองค์กรคุณสามารถเชิญผู้เขียนให้ทำงานร่วมกันได้

สำหรับบทความนี้ฉันจะใช้ รับลิงก์แชร์ ซึ่งฉันจะส่งอีเมลถึงผู้เขียนเพิ่มเติมที่ฉันต้องการร่วมมือกับในเอกสาร

เมื่อคุณหรือผู้เขียนคนอื่นโหลด Word Online และทำการเปลี่ยนแปลงบุคคลอื่นที่ทำงานร่วมกันบนเอกสารจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

ที่นี่คุณสามารถเห็นการแก้ไขที่บันทึกโดยผู้เขียนคนอื่น ๆ เป็นรหัสสีในไฮไลท์สีน้ำเงิน

เมื่อผู้แต่งไม่แก้ไขเอกสารอีกต่อไปคุณจะได้รับแจ้งภายใน Word 2016

อย่างที่คุณเห็นการติดตามการเปลี่ยนแปลงนั้นมีมากกว่าทรงพลังด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการใหญ่หรือเล็ก Word 2016 สามารถทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันได้ง่าย การประสานงานสีการแบ่งปันการแก้ไขตามเวลาจริงและการรวมระบบคลาวด์กับ OneDrive ล้วนเป็นประสบการณ์ที่น่าสนใจ