Vad är Outlook-PST-filer och varför använder du dem ... eller inte?

Nästan alla jag pratar med på jobbetklagar över storleken på deras företags e-postkonto. Normalt är det inte ett problem (men folk klagar fortfarande) eftersom när en brevlåda närmar sig det är gränsen, kommer de flesta e-postservrar (som Microsoft Exchange) att varna användaren så att de kan rensa upp brevlådan innan servern upprätt deras storleksgränser genom att begränsa skicka / ta emot från servern.

Nu, det här är allt fint och Dandy tills du ... på semester i några dagar, dessa varningar via e-poststorlek kommer och går, och sedan KABOOM !!! Din brevlåda är FULL och du kan inte längreskicka / ta emot e-postmeddelandet från din mobil eller till och med OWA (Outlook Web Access) för den delen. Jag har fått samtalet en miljon gånger. Min iPhone kan inte skicka e-post, hjälp!

Så vad ska man göra?
Finns det en lösning på dessa brevlådor med otillräcklig storlek?
Vad ska jag göra innan jag åker på semester?

Nu presenterar jag dig den ökända (enligt IT) Outlook PST-filen.

Vad är Outlook-PST-filer?

Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook.PST-filer (eftersom de är mer kända) kan skapas med Microsoft Outlook för att flytta eller kopiera E-post och bilagor från ditt Server Mailbox-konto till din lokala PC. I huvudsak är det en lokal arkiv- eller lagringsfil som du skapar för att lagra e-post och bilagor på din dators hårddisk, USB-enhet eller serverdelning (beroende på var du skapar och lagrar den).

Hur mycket kan du lagra i Outlook. PST-filer?

Innan Outlook 2003/2007,.PST-filer kunde bara lagra 2 Gigabyte e-post och bilagor. Med Outlook 2003 och Outlook 2007 ändrades formatet så att PST-filerna växer efter behov till över 20 Gigabyte om inte standardkonfigurationen ändras.
Ärligt talat, låt dem inte få 20 spelningar. Det är en mycket bättre idé att behålla dina .PST-filer inte större än några få spelningar. Om du behöver mer lagringsutrymme kan du skapa en ny .PST-fil istället för att skapa enorm .PST-arkiv. Ju större.PST-filer får större chans för korruption och dataförlust (plus desto svårare blir det att säkerhetskopiera de dåliga pojkarna.) Du kan bifoga så många .PST-filer till din Outlook-klient som du behöver så bara separera din e-post logiskt mellan flera .PST filer om du behöver lagra mer än några GIGs gamla e-postmeddelanden.
TIPS - Om du använder .PST-filer för att arkivera gammal e-post, komprimera dem när du har kopierat alla gamla data till dem. E-post är vanligtvis bara text, så det komprimeras Väldigt fint.

Hur kan jag skapa Outlook-PST-filer?

Det är ENKELT, här är några guider för Outlook 2007, 2013 och 2016.

Varför använda / skapa .PST-filer? Fördelar?

Postlådestorlek

Kommer du ihåg första stycket i denna artikel? De flesta e-postadministratörer begränsar storleken på företagets postlådor. Ju större postlådan, desto mer diskutrymme behöver de, desto mer behöver de säkerhetskopiera OCH desto mer tid behöver de för att utföra dessa säkerhetskopior.
Om du har ett e-postpaket (som jag), en 200Megabyte-brevlådan klipper bara inte den. Det är där PST-filer kommer in. Skapa bara en .PST-fil och dra och släpp din e-post till den. De fungerar precis som en vanlig brevlåda-mapp i Outlook. Dra och släpp. Det är enkelt! <Låt mig veta om du behöver mer hjälp. Lägg bara dina frågor i vårt forum>.
De senaste versionerna av Windows Search-indexdin brevlåda OCH alla lokala PST-filer (konfigurerbara) som möjliggör nästan omedelbar åtkomst till alla e-postmeddelanden via sökfunktionerna inbyggda i Microsoft Outlook.

Säkerhetskopiering och katastrofåterställning

Om du inte har (eller litar på) ett e-postmeddelandeadministratör som regelbundet utför säkerhetskopior av din e-postserver och sedan kopierar din e-post (ja, du behöver inte flytta e-post till. PST-filer, du kan också kopiera den) till en lokal. PST-fil är en snabb och enkel metod för att säkerställa din e-postmeddelande kan återvinnas i ett DR-scenario.

portabilitet

.PST-filer gör e-post portabel. Låt oss till exempel säga att du vill flytta e-post från en brevlåda till en annan. Till exempel kanske du byter jobb och vill ta med dig gammal e-post. Eller kanske du byter värdleverantörer. ELLER kanske du vill kopiera din personliga e-post och en e-post till en .PST-fil, förvara den på en liten USB-enhet och alltid ha den med dig. Som jag sa, PST-filer håller posten mycket bärbar. Och ja, så är ett GMAIL-konto men den här artikeln handlar inte om GMAIL :)

säkerhet

Visste du att det är nästan omöjligt att göra det?spåra / granska om din IT-kille / avdelning läser din e-post? Att flytta "känslig" eller "konfidentiell" e-post från e-post / utbytesservern till en lokal .PST-fil ger ett lager av säkerhet.
Notera: De flesta IT-avdelningar har förmågan att ta tag i din.PST-filer utan att du vet det direkt från din hårddisk på jobbet. På grund av detta är det viktigt att tillämpa ytterligare säkerhet på din dators hårddisk. Jag kommer att skriva en artikel om detta ämne inom kort men för tillfället, titta på den här artikeln. Det är lite "GEEKY" så jag följer upp det snart med en artikel som förklarar några alternativ för att säkra .PST-filer.

Vad är nackdelarna med att använda PST-filer?

Fjärranslutning

När posten är rörd in i en .PST-fil, den kommer inte längre att vara tillgänglig på servern med fjärråtkomstapplikationer som OWA eller mobiltelefoner som SYNC med din brevlåda. För att få åtkomst till e-postmeddelandet i PST-filerna måste du använda en fullständig Microsoft Outlook-klient. En liten USB-enhet kan hjälpa till i dessa situationer. Det är dock fortfarande inte så bekvämt som att lämna e-post på servern.

Människor kommer inte att gilla dig, och det är möjligt att du kan tappa jobbet

.PST-filer över tid (beroende på hur mycket e-postdu mottar / behåller) kan ta mycket plats på din lokala dator eller en serverdelning, beroende på var du lagrar dem. IT-killar hatar någonting som får dem att arbeta med någonting om det inte bygger deras CV, så att de lägger mycket data någonstans som kommer att kräva att de köper mer diskutrymme stör dem.
Företags juridiska avdelningar och de flesta avdelningar för rekordhantering gillar inte .PST-filer eftersom de tillåter slutanvändaren att enkelt ignorera eller kringgå policy för lagring / förstöring av företagsdokument.
Företagens informationssäkerhetsgrupper gör det intesom .PST-filer, eftersom om Legal någonsin ber dem att återställa data för en stämning eller stämning, kan PST-filer överträffa kostnaden och ansträngningen för dataåtervinningen.

System och hjärnprestanda

Ju mer e-post du har, desto mer e-post behöver både du och din dator för att hålla reda på och bearbeta.
Eftersom fler e-postmeddelanden och bilagor indexeras av Windows Search (eller någon annan e-post / systemindexer) kommer ditt index att bli större, och dina sökningar tar längre tid.

Så förhoppningsvis svarade jag på alla dina frågorom Microsoft Outlook. PST-filer och täckte vissa för- och nackdelar på hög nivå. Men om jag missade någonting, vänligen skicka en kommentar eller skicka din fråga i mitt forum.