Te wskazówki pomogą zwiększyć wydajność pracy w programie Outlook

Dla początkujących lub profesjonalnych program Microsoft Outlook zawierawiele funkcji, których możesz użyć do zwiększenia wydajności. Oto niektóre z podstawowych wskazówek, jak poprawić przepływ pracy i produktywność za pomocą programu Outlook dla komputerów Mac, Office 365 lub wersji internetowych.

Zasady instalacji

Reguły mogą pomóc zautomatyzować zarządzanie twoimwiadomości, niezależnie od tego, czy blokują wiadomości-śmieci, czy przenoszą określone wiadomości do folderu. Na przykład możesz mieć wszystkie wiadomości od swojego szefa przeniesione do określonego folderu, więc nigdy ich nie przegapisz. W pełnej wersji programu Outlook możesz tworzyć dość złożone reguły.

Oto prosta reguła, w której przenoszę wiadomości z folderu adresata. Wybierz wiadomość od odbiorcy, a następnie kliknij Dom kartę, a następnie kliknij Reguły> Utwórz regułę.

Sprawdź pudełko Od odbiorca następnie sprawdź Przenieś element do folderu. ” Wybierz istniejący folder lub utwórz nowy. Wybierz i kliknij OK. Możesz uruchomić regułę od razu lub później. Istnieją reguły, które można skonfigurować tak, aby otrzymywać powiadomienia po otrzymaniu wiadomości e-mail od określonego odbiorcy lub wiadomości zawierających określone słowa. Sprawdź, jak przenieść nowe wiadomości do określonego folderu.

Ponadto kilka lat temu dodano do Outlook.com zaawansowane reguły.

Użyj kategorii kolorów i flag

Aby pomóc, użyj funkcji Kolor i kategorieustalaj priorytety i koncentruj się na tym, co ważne. Wybierz wiadomość i kliknij menu Kategoryzuj, a następnie wybierz odpowiedni kolor. Możesz dostosować te kolory do określonego znaczenia. Kliknij Kategorie> Wszystkie kategorie > wybierz kolor, a następnie Zmień nazwę. Można także przypisywać polecenia z klawiatury, aby szybko oznaczyć wiadomość.

Flaga śledzenia może również pomóc Ci zapamiętaćwiadomości, na które musisz spojrzeć, kiedy masz na to czas. Gdy oflagujesz wiadomość e-mail, pojawi się ona na liście zadań do wykonania i listach zadań, abyś mógł pamiętać o tym.

Zaplanuj używając dostawy opóźnionej

Program Outlook umożliwia opóźnienie dostarczenia wiadomości e-maildo określonej pory dnia. Ta funkcja jest przydatna, jeśli wiesz, że odbiorca nie dotrze do Twojej wiadomości do określonego czasu. Jeśli masz świadomość, że użytkownik sprawdza pocztę e-mail około 3 nad ranem, utwórz nową wiadomość, a następnie kliknij przycisk Opóźniona dostawa przycisk pod Opcje. Wprowadź odpowiednie zmiany w opcjach dostawy, takich jak Nie dostarczaj wcześniej Data i godzina.

Utwórz folder wyszukiwania

Folder wyszukiwania to skuteczny sposób na segregowanie danychwiadomości i wprowadzaj zdrowy rozsądek do swojej skrzynki odbiorczej. Na przykład możesz utworzyć folder wyszukiwania dla poczty, którą chcesz śledzić, lub oflagować wiadomości od określonych osób, grup lub listy.

Kliknij Teczka kartę, a następnie kliknij Nowy folder wyszukiwania następnie wybierz typ folderu wyszukiwania, który chceszutwórz z jednej z grup. Wybierz folder poczty i kliknij OK. Folder wyszukiwania jest tworzony w okienku nawigacji. Wszelkie wiadomości, które zdecyduję się śledzić, będą tam dostępne, gdy będę ich potrzebować.

Ustaw poziom filtru wiadomości-śmieci

Wiadomości-śmieci mogą spowolnić wydajnośće-maile, do których możesz dotrzeć przez cały dzień. Za pomocą filtru wiadomości-śmieci programu Outlook można zminimalizować jego wpływ. Kliknij kartę Strona główna, a następnie kliknij menu Wiadomości-śmieci w grupie Usuń, a następnie kliknij Opcje wiadomości-śmieci.

Najpierw polecam zacząć od ustawienia Niskai zobacz jak to działa dla Ciebie. Jeśli wiadomości śmieci są zbyt agresywne, możesz przejść do wyższej opcji. W przypadku, gdy filtr omyłkowo oznaczy ważną wiadomość, nie zaznaczę opcji Trwale usuń.

Utwórz kopie zapasowe pliku PST

Outlook to system, który również może zawieść. Utrzymanie prawidłowej kopii zapasowej folderu osobistego może zapewnić płynne odzyskiwanie w przypadku uszkodzenia, awarii systemu lub innego nieprzewidzianego problemu.

Pliki danych programu Outlook (.pst) utworzone przy użyciu programu Outlook 2013 lub Outlook 2016 są zapisywane na komputerze w DocumentsOutlook Files folder. W przypadku uaktualnienia do programu Outlook na komputerze PC lub Mac, na którym były już pliki danych utworzone w programie Outlook 2007 lub wcześniejszym, pliki te są zapisywane w innej lokalizacji w ukrytym folderze na C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Plik danych offline programu Outlook (.ost) jest również zapisywany pod adresem C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. Większość danych pozostaje na serwerze; jednak jakikolwiekelementy zapisane lokalnie należy wykonać kopię zapasową. Na przykład Kalendarz, Kontakty, Zadania i wszelkie foldery oznaczone Tylko lokalnie. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i tworzenia kopii zapasowych folderów PST, sprawdź następujące artykuły:

• Jak utworzyć folder PST w programie Outlook 2016
• Utwórz folder PST w programie Outlook 2013
• Co to są foldery PST programu Outlook i jak z nich korzystać
• Napraw uszkodzony folder PST w programie Outlook

Może Cię również zainteresować znalezienie tymczasowego folderu OLK programu Outlook.

Skonfiguruj odpowiedzi poza biurem

Czy przez większość czasu będziesz poza biuremw dzień lub na urlopie przez miesiąc, ustawienie odpowiedzi „Poza biurem” może poinformować Twoje kontakty, że nie jesteś dostępny. Korzystanie z Asystenta nieobecności zmniejszy hałas w skrzynce odbiorczej, gdy będą próbowali się z tobą skontaktować bez natychmiastowej odpowiedzi. Zmniejszy to również prace związane z czyszczeniem skrzynki odbiorczej po powrocie. Kliknij Plik> Informacje> Odpowiedzi automatyczne.

Wybierz pole wyboru Wyślij automatyczne odpowiedziokreśl okres, w którym chcesz wysłać tę konkretną wiadomość. Możesz również wysłać tę wiadomość do współpracowników w organizacji lub poza nią.

Jeśli korzystasz z programu Outlook dla systemu iOS, dotknij Ustawienia, dotknij serwera Exchange, a następnie dotknij Automatyczne odpowiedzi. Włącz automatyczne odpowiedzi i wpisz spersonalizowaną wiadomość.

Zarządzanie powiadomieniami

Powiadomienia pulpitu programu Outlook mogą być przytłaczającei odwracać uwagę. Jedną z opcji jest ich wyłączenie. Aby je wyciszyć, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę programu Outlook w obszarze powiadomień paska zadań, a następnie kliknij opcję Pokaż nowy alert pulpitu poczty. W przypadku starszych wersji programu Outlook zapoznaj się z naszym artykułem na temat wyłączania alertów na pulpicie programu Outlook.

Wskazówki dotyczące programu Outlook Mobile

Jeśli korzystasz z mobilnej wersji programu Outlook, oto kilka wskazówek, których możesz użyć, aby zachować produktywność w podróży.

Przełączaj między kalendarzem osobistym a służbowym.

Stuknij kartę Kalendarz, a następnie menu hamburgera, a następnie kalendarz służbowy lub osobisty.

Zaplanuj rozmowę Skype za pomocą programu Outlook dla systemu iOS

Stuknij Kalendarz, utwórz nowy, a następnie wprowadź nazwę wydarzenia. Stuknij Osoby, a następnie dodaj osoby, które chcesz zaprosić. Przesuń w dół i włącz Rozmowa przez Skype następnie dotknij Łącze Skype, wprowadź opis, a następnie dotknij Gotowy. Stuknij Zapisz, aby zakończyć.

Wyślij dostępność

Utwórz nową wiadomość i dotknij Zdarzenie z kalendarza.

Stuknij Wyślij dostępność, wybierz odpowiedni czas, a następnie Gotowe.

Wyślij wiadomość

Ostatnie aktualizacje programu Outlook 2016 dla komputerów Mac dodały pewneNowe funkcje. Sprawdź nasz artykuł, aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z tych nowych funkcji. Sprawdź także nasz artykuł z listą poleceń klawiaturowych programu Outlook dla użytkowników komputerów Mac.