Użyj Arkuszy Google, aby wysłać wiadomość e-mail na podstawie wartości komórki

Czy wiesz, że możliwe jest wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z Arkuszy Google przy użyciu Google Apps Script? Za pomocą prostego kodu możesz użyć wartości komórki, aby wywołać komunikat ostrzegawczy do skrzynki odbiorczej.

Wysłanie wiadomości e-mail z Arkuszy Google wymaga użycia skryptu Google Apps. Ale nie martw się, jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś ani jednego skryptu Google Apps, wysłanie e-maila jest bardzo proste.

W poniższym samouczku będziesz się uczyćjak sprawdzić wartość komórki w Arkuszach Google, a jeśli wartość przekroczy określony próg, możesz automatycznie wysłać e-mail z ostrzeżeniem na dowolny adres e-mail, który ci się podoba.

Ten skrypt ma wiele zastosowań. Możesz otrzymać ostrzeżenie, jeśli dzienne zarobki w raporcie sprzedaży spadną poniżej pewnego poziomu. Możesz też otrzymać wiadomość e-mail, jeśli Twoi pracownicy zgłaszają, że naliczali opłaty za klienta za wiele godzin, w arkuszu kalkulacyjnym śledzenia projektu.

Bez względu na aplikację, ten skrypt jest bardzo wydajny. Zaoszczędzi to również czasu ręcznego monitorowania aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.

Krok 1: Wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą Arkuszy Google

Przed utworzeniem skryptu Google Apps do wysyłania wiadomości e-mail z Arkuszy Google potrzebny będzie również adres e-mail Gmaila, do którego będzie miał dostęp Skrypt Google Apps, aby wysyłać alerty e-mail.

Musisz także utworzyć nowy arkusz kalkulacyjny zawierający adres e-mail.

Po prostu dodaj kolumnę z nazwą i kolumnę e-mail i wypełnij je osobą, której chcesz otrzymać e-mail z ostrzeżeniem.

Teraz, gdy masz już adres e-mail, na który chcesz wysłać alert, nadszedł czas na utworzenie skryptu.

Aby przejść do edytora skryptów, kliknij Przybory, a następnie kliknij Edytor skryptów.

Zobaczysz okno skryptu z domyślną funkcją o nazwie myFunction (). Zmień nazwę na Wysłać email().

Następnie wklej następujący kod do funkcji SendEmail ():

// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This is your Alert email!"; // Second column
var subject = "Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

Oto jak działa ten kod:

• getRange i getValues pobiera wartość z komórki określonej w metodzie getRange.
• wiadomość var i var temat definiuje tekst, który utworzy Twój e-mail z ostrzeżeniem.
• The MailApp.sendEmail funkcja w końcu wykonuje funkcję wysyłania skryptów Google za pomocą połączonego konta Google.

Zapisz skrypt, klikając dysk ikonę, a następnie uruchom ją, klikając biegać ikona (strzałka w prawo).

Pamiętaj, że Google Script wymaga zgody na dostęp do Twojego konta Gmail, aby wysłać wiadomość e-mail. Dlatego przy pierwszym uruchomieniu skryptu może pojawić się alert podobny do poniższego.

Kliknij Przejrzyj uprawnienia, a zobaczysz kolejny ekran alertu, który musisz obejść.

Ten ekran alertu wynika z faktu, że piszesz niestandardowy skrypt Google, który nie jest zarejestrowany jako oficjalny.

Po prostu kliknij zaawansowane, a następnie kliknij Idź do SendEmail (niebezpieczne) połączyć.

Musisz to zrobić tylko raz. Skrypt zostanie uruchomiony, a adres e-mail podany w arkuszu kalkulacyjnym otrzyma wiadomość e-mail podobną do poniższej.

Krok 2: Odczytywanie wartości z komórki w Arkuszach Google

Po pomyślnym napisaniu skryptu Google Apps, który może wysłać e-maila z ostrzeżeniem, nadszedł czas, aby ten e-mail z ostrzeżeniem był bardziej funkcjonalny.

Następnym krokiem, na którym się nauczysz, jest sposób odczytywania wartości danych z arkusza kalkulacyjnego Google, sprawdzania wartości i wysyłania wyskakującego komunikatu, jeśli wartość ta przekracza lub przekracza górny limit.

Aby to zrobić, musisz utworzyć kolejny arkusz w arkuszu kalkulacyjnym Google, z którym pracujesz. Nazwij ten nowy arkusz „MyReport”.

Pamiętaj, że komórka D2 to ta, którą chcesz sprawdzić i porównać. Wyobraź sobie, że chcesz co miesiąc wiedzieć, czy całkowita sprzedaż spadła poniżej 16 000 USD.

Utwórzmy skrypt Google Apps, który to robi.

Wróć do okna edytora skryptów, klikając Przybory i wtedy Edytor skryptów.

Jeśli używasz tego samego arkusza kalkulacyjnego, nadal będziesz mieć Wysłać email() funkcjonować tam. Wytnij ten kod i wklej go do Notatnika. Będziesz go później potrzebować.

Wklej następującą funkcję do okna kodu.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert("Sales too low!");
}
}

Jak działa ten kod:

• Załaduj wartość z komórki D2 do monthSales zmienna.
• Instrukcja IF porównuje miesięczną sprzedaż w komórce D2 do 16 000 USD
• Jeśli wartość jest większa niż 16 000, kod wywoła okno komunikatu przeglądarki z ostrzeżeniem.

Zapisz ten kod i uruchom go. Jeśli działa poprawnie, w przeglądarce powinien pojawić się następujący komunikat ostrzegawczy.

Teraz, gdy masz skrypt Google Apps, który możewyślij e-maila z ostrzeżeniem i inny skrypt, który może porównać wartość z arkusza kalkulacyjnego, możesz połączyć te dwa elementy i wysłać ostrzeżenie zamiast wyzwalać komunikat ostrzegawczy.

Krok 3: Złóż wszystko razem

Czas połączyć dwa utworzone skrypty w jeden skrypt.

W tym momencie powinieneś mieć arkusz kalkulacyjny z zakładką o nazwie Arkusz1, który zawiera adresata e-maila z ostrzeżeniem. Druga zakładka o nazwie MyReport zawiera wszystkie informacje o sprzedaży.

Po powrocie do edytora skryptów nadszedł czas, aby przećwiczyć wszystko, czego nauczyłeś się do tej pory.

Zamień cały kod w edytorze skryptów na dwie funkcje, edytowane jak pokazano tutaj.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject = "Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}

Zwróć uwagę na zmiany tutaj.

Wewnątrz instrukcji IF po prostu wklej Wysłać email skrypt wewnątrz CheckSales () funkcja w nawiasach instrukcji if.

Po drugie, połącz monthSales zmienna na końcu wiadomości e-mail za pomocą + postać.

Pozostaje tylko uruchomić funkcję CheckSales () co miesiąc.

Aby to zrobić, w edytorze skryptów:

1. Kliknij na Edytować element menu, a następnie kliknij Wyzwalacze bieżącego projektu.
2. Kliknij na dole ekranu utwórz nowy wyzwalacz.
3. Wybierz CheckSales funkcja do uruchomienia.
4. Zmiana Wybierz źródło zdarzenia do sterowane czasem.
5. Zmiana Wybierz typ wyzwalacza opartego na czasie do Timer miesięczny.

Kliknij Zapisać aby sfinalizować spust.

Teraz co miesiąc twój nowy skrypt będzie działał i będzie porównywał całkowitą miesięczną kwotę sprzedaży w komórce D2 z 16 000 $.

Jeśli jest mniej, wyśle ​​wiadomość e-mail z ostrzeżeniem o niskiej miesięcznej sprzedaży.

Jak widać, Google Apps Scripts zawiera wiele funkcji w małym pakiecie. Za pomocą zaledwie kilku prostych linii kodu możesz zrobić niesamowite rzeczy.

Jeśli chcesz poeksperymentować, spróbuj dodaćlimit porównania 16 000 USD w innej komórce w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie przeczytaj go w skrypcie przed wykonaniem porównania. W ten sposób możesz zmienić limit, po prostu zmieniając wartość w arkuszu.

Ulepszając kod i dodając nowe bloki kodu, możesz wykorzystać te proste rzeczy, których się uczysz, aby w końcu zbudować niesamowite Skrypty Google.