Porady dotyczące dodawania Dokumentów Google w menu rozwijanym i sprawdzania poprawności w arkuszach kalkulacyjnych

Wcześniej sprawdziliśmy weryfikację danychFunkcja w programie Excel 2010, a dziś zamierzam przejrzeć tę samą funkcję w Dokumentach Google. W dniu 26 sierpnia 2010 r. Arkusze kalkulacyjne Dokumentów Google (zwane też Arkuszami Google) dodały menu rozwijane i sprawdzanie poprawności w arkuszach kalkulacyjnych, przybliżając go o krok bliżej do zapewnienia parzystości funkcji w programie Excel.

Więc co robi ten jazzowy sprawdzanie poprawności danych? Prosty - ogranicza wartości komórki do ustalonej listy lub określonego zakresu.

Na przykład, jeśli masz kolumnę „Status” warkusz kalkulacyjny śledzący różne projekty dla wielu klientów, możesz ograniczyć prawidłowe wpisy w tej kolumnie do „Ukończone”, „W toku”, „Anulowane” itp. itp. W ten sposób tworzysz arkusz kalkulacyjny Dokumentów Google bardziej przyjazny dla użytkownika (mniej pisania - możesz po prostu wybrać pozycję z menu rozwijanego) i zapobiegać literówkom i błędom. Istnieje kilka różnych sposobów skonfigurowania tego i kilka różnych opcji do wyboru.

Porady dotyczące dodawania Dokumentów Google Walidacja listy rozwijanej w komórce {Screencast}

Notka redaktora: Ten film jest dość nieaktualny, ale będziedaje ogólne wyobrażenie o tym, jak działa sprawdzanie poprawności w Dokumentach Google. Zobacz instrukcje krok po kroku, aby zobaczyć najnowsze zrzuty ekranu - nazwy niektórych opcji i ustawień uległy zmianie.

Porady dotyczące dodawania Dokumentów Google Walidacja listy rozwijanej w komórce {Krok po kroku}

Krok 1

Wybrać komórka lub komórki, do których chcesz dodać sprawdzanie poprawności danych. Możesz wybrać wiele komórek, przytrzymując klawisz Shift i klikając zakres komórek.

Krok 2

Kliknij Dane i wybierz Walidacji danych…. Alternatywnie możesz kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane komórki i wybierz Walidacji danych…

Krok 3

Z menu rozwijanego Kryteria wybierz Lista z zakresu.

Krok 4

Wpisz zakres komórek, których chcesz użyć jako opcji wpisu. Alternatywnie możesz Kliknij przycisk po prawej stronie pola i wybierz zakres za pomocą myszy (ta opcja jest łatwiejsza). Możesz nawet wybrać zakres z innego arkusza kalkulacyjnego w dokumencie.

Zamiast tworzyć listę z zakresu, możesz także ręcznie wprowadzić elementy listy. Wybrać Wpisz elementy listy i po prostu wpisz je w polu po prawej stronie. Użyj tej opcji, gdy prawidłowe wpisy nie są jeszcze uwzględnione w arkuszu kalkulacyjnym.

Krok 5

Wypełnij dodatkowe opcje.

Jeśli chcesz wyświetlić tekst pomocy, gdy użytkownik umieści kursor myszy nad komórką zatwierdzoną pod kątem danych, zaznacz Pokaż tekst pomocy dotyczącej sprawdzania poprawności i wpisz tekst w polu poniżej.

Czek Pokaż listę rozwijaną w komórce jeśli chcesz pozwolić użytkownikom wybierać prawidłowe opcje z menu.

Jeśli chcesz zezwolić na nieprawidłowe dane, ale wyświetlać ostrzeżenie, wybierz Pokaż ostrzeżenie dla ustawienia „W przypadku nieprawidłowych danych”. Dzięki temu ustawieniu możesz tutaj wpisać co chcesz, ale zostaniesz powiadomiony, że nie ma go na liście prawidłowych danych. Wybieranie Odrzuć dane wejściowe dla tej opcji spowoduje odrzucenie nieprawidłowych wpisów.

Kliknij Zapisać gdy skończysz.

Po skonfigurowaniu sprawdzania poprawności danych komórka będzie miała strzałkę w prawym górnym rogu.

Tekst pomocy pojawia się jako podpowiedź po wybraniu komórki.

Jeśli zezwoliłeś na nieprawidłowe wpisy, zobaczysz ostrzeżenie, jeśli wpiszesz dane, których nie ma na liście ani w określonym zakresie. To pojawia się jako pomarańczowy trójkąt w prawym górnym rogu.

Rozumiem? Dobry. Idź naprzód i zatwierdź!

Czy korzystasz z walidacji komórek? Powiedz nam, jak w komentarzach poniżej!