사용자 정의 필드를 사용하여 Microsoft Word 양식을 자동화하는 방법

Microsoft Word에서 사용자 정의 필드를 사용하면 다양한 목적으로 재사용 할 수있는 일반 문서를 길드 할 수 있습니다. 다음은이를 만드는 방법과 원하는 이유에 대한 설명입니다.

학생이든 직장인이든 관계없이거의 모든 사람이 가끔씩 문서를 사용해야합니다. 일부 작업에서는 정기적으로 동일한 문자, 양식 또는 다른 문서를 작성해야합니다. 문서에서 사용자 정의 필드를 사용하면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 여기에 그들이 무엇인지 그리고 어떻게 사용하는지 살펴보십시오.

사용자 정의 필드 란 무엇입니까?

사용자 정의 필드를 사용하면 다른 목적으로 재사용 할 수있는 일반 문서를 작성할 수 있습니다. 이렇게하면 프로세스를 능률화 할 수 있으며 매우 효율적인 직원 또는 학생이 될 수 있습니다.

사용자 정의 필드를 사용할 수있는 방법이 많이 있습니다. 보내는 사람에 맞게 사용자 정의 필드를 사용하여 양식 편지를 작성할 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 수집해야하는 정보에 관계없이 재사용 할 수있는 설문 조사 또는 데이터 수집 양식을 만들 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 문서를 계속해서 다시 만들 필요가 없으므로 시간을 절약 할 수 있습니다.

사용자 정의 필드를 만드는 방법

Microsoft Word에서 사용자 정의 필드를 사용하는 것은 많습니다예상보다 쉽습니다. 가장 먼저해야 할 일은 어떤 종류의 문서를 만들 것인지, 어떤 단어 나 문구를 사용자 정의 할 것인지 결정하는 것입니다.

예를 들어, 고객에게 견적을 보내는 데 사용하는 편지를 만들고 싶다고 가정 해 봅시다. 편지를 한 번 작성한 다음 사용자 정의 할 편지 영역을 식별 할 수 있습니다.

이 예에서는 3 가지를 만들고 싶을 것입니다.커스텀 필드; 받는 사람의 이름, 작업 수 및 회사 이름 이러한 사용자 정의 필드를 설정하려면 Word의 정보 메뉴로 이동하여 화면 오른쪽에서 옆에있는 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오. 속성> 고급 속성.

이 팝업에서 수신자 필드를 이름별로 추가 할 수 있습니다. 유형과 값으로 "텍스트"를 선택하십시오. 딸깍 하는 소리 더하다, 그리고 승인.

문서에서 원본 편지에서“John”이라는 이름을 강조 표시 할 수 있습니다. Word 메뉴에서 끼워 넣다 메뉴에서 빠른 부품 드롭 다운을 클릭하고 필드를 선택합니다. 팝업 창에서 DocProperty 아래에 필드 이름을 클릭하고 아래에서받는 사람 (또는 필드 이름을 지정한 항목)을 클릭하십시오. 속성.

클릭하면 승인강조 표시된 텍스트를 정의한 필드 (및 필드 값)로 업데이트합니다. 이제 다시 들어갈 수 있습니다 고급 속성 다시 입력하고 나머지 필드를 추가하십시오.

모두 추가 한 후에는 모든 사용자 정의 필드가 속성 상자.

사용자 정의 필드 값을 변경 한 경우 실제 문서에서 해당 값을 업데이트하려면 해당 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 필드 편집.

새로운 편지를 새 것으로 써야 할 때수령인은 처음부터 편지를 쓰지 않아도됩니다. 마지막 수신자를 위해 만든 문서를 열고 고급 속성 영역으로 이동 한 다음 편지를 보낼 새 클라이언트의 모든 필드를 업데이트하십시오. 값을 업데이트하고 수정 단추.

이것은의 값을 업데이트합니다 속성 부분. 고급 속성에서 모든 사용자 정의 필드를 업데이트 한 후에는 문서로 돌아가서 필드를 강조 표시 한 후 업데이트 할 수 있습니다.

왜 사용자 정의 필드를 사용합니까?

사용자 정의 필드를 사용하는 것은 환상적인 컷 방법입니다편지를 쓰거나 사람들에게 모든 형태의 서면 의사 소통을 보내는 시간을 줄입니다. 정기적으로 이와 같은 작업을 수행해야하는 경우 사용자 정의 필드로 템플릿 문자를 작성하면 해당 문자를 다시 작성할 필요가 없습니다. 그러나 다른 유스 케이스가 있습니다.

인보이스

거의 모든 비즈니스에 필요한 것은제품이나 서비스를 생산하는 고객에게 송장을 보냅니다. 소규모 기업인 경우 송장을 생성하는 회계 소프트웨어를 제공하지 못할 수 있으므로 처음부터 송장을 만들어야합니다.

많은 소기업 소유자는 Excel 또는송장을 정리하는 단어. Word를 사용하는 경우 각 열 아래의 각 광고 항목을 맞춤 입력란으로 만들어 인보이스 발행 절차를 간소화 할 수 있습니다. 위의 문자 예에서 각 필드에 대해 수행 한 것처럼 모든 셀에 대해 사용자 정의 필드를 작성하면됩니다. 그런 다음 첫 번째 "템플릿"송장을 만들고 모든 셀에 "N / A"를 입력하십시오.

템플릿 스프레드 시트를 만든 후에는 셀 내부의 텍스트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고을 클릭하여 각 사용자 정의 필드가 연결된 셀을 정의 할 수 있습니다 필드 편집.

그러면 해당 셀에 할당 할 사용자 정의 필드를 선택할 수 있습니다. 모든 셀을 살펴보고이 방법으로 사용자 정의 필드를 지정하십시오.

완료되면 다음에 송장을 만들어야 할 때 템플릿을 열고 고급 속성 영역으로 이동하면됩니다. 에서 커스텀 탭에서 모든 맞춤 입력란을 살펴보고현재 월의 인보이스 요구에 따라 값을 입력하십시오. 이는 전체 송장을 처음부터 새로 설계하는 것보다 훨씬 빠르고 효율적입니다.

요점

시간을 절약 할 수있는 또 다른 영역삶을 좀 더 효율적으로 만드는 것은 개요를 만들기 위해 사용자 정의 필드를 사용하는 것입니다. 이 방법은 종종 비슷한 수의 항목이 포함 된 표준 개요를 작성하는 사람인 경우에만 효과적입니다. 대학 교수의 강의 계획서와 같은 것.

이 경우 각 광고 항목을전체 분야. 그런 다음 고급 속성의 한 지점에서 아래로 스크롤하여 개요를 한 곳에서 정의 할 수 있습니다. 이렇게하면 일반적인 머리글과 외곽선의 변경되지 않는 다른 영역을 유지할 수 있습니다. 다른 광고 항목에만 초점을 맞 춥니 다.

설문 조사

사용자 정의 필드를 사용하는 매우 유용한 방법은 설문 조사 또는 설문지를 작성하는 것입니다. 이러한 종류의 문서는 일련의 질문으로 구성 될 수 있으며 각 질문 뒤에 빈 줄이 있습니다.

사용자 지정 양식을 사용하는 방법에는 두 가지가 있습니다당신이해야 할 일에 따라 그러한 문서로. 예를 들어 설문 조사를 학생에게 전달하는 경우 빈 입력란을 맞춤 입력란으로 정의 할 수 있습니다. 그런 다음 양식을 작성하는 사람은 누구나 고급 속성 상자를 사용하여 답변을 모두 한 줄에 작성할 수 있습니다.

또 다른 옵션은 시나리오가교사는 자주 질문과 답변으로 구성된 시험을 만들어야합니다. 이 경우 질문은 매년 변경 될 수 있습니다. 교사는 각 질문을 사용자 정의 필드로 정의 할 수 있으며 연초에 간단하게 들어가서 업데이트합니다. 따라서 테스트 문서를 완전히 다시 작성하고 다시 포맷 할 필요가 없습니다. 서식은 한 번만 수행됩니다. 사용자 정의 필드를 업데이트하면 처음부터 새로 만들지 않고도 완전히 새로운 문서를 만들 수 있습니다.

정보 양식

이 사용자 정의 필드의 최종 사용 사례는 양식입니다. 정보가 있으면 직장이나 집에서 자주 수집해야합니다. 이와 같은 양식을 작성하면 해당 정보를 신속하게 수집하고 문서화 할 수 있습니다. 보시다시피, 이것은 위의 설문 시나리오와 매우 유사하지만 반복해서 동일한 정보를 반복해서 수집 할 수있는 문서입니다.

이 양식의 공백을 필드로 정의하면고급 속성으로 이동하여 양식의 데이터를 초에서 분 단위로 채울 수 있습니다. 이 접근 방식은 데이터 수집 노력을 크게 줄여서 자신 (또는 데이터를 수집하는 직원)의 시간을 크게 절약 할 수 있습니다.