कैसे बनाएँ दस्तावेज़ों को बनाने के लिए Microsoft Word में मेल मर्ज का उपयोग करें

मेल मर्ज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की क्लासिक विशेषताओं में से एक है जिसका उपयोग अद्वितीय जानकारी वाले बड़े दस्तावेजों का उत्पादन करने के लिए किया जाता है। यहां इसका उपयोग कैसे किया जाए

मेल मर्ज की क्लासिक विशेषताओं में से एक हैMicrosoft Word अद्वितीय जानकारी वाले बड़े दस्तावेज़ों का उत्पादन करता था। कुछ उदाहरण जहां यह मददगार हो सकते हैं, उनमें ब्रोशर, समाचार पत्र या सामूहिक डाक में प्रयुक्त सामग्री शामिल हैं। इस लेख में, हम आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज का उपयोग करने का तरीका बताते हैं।

Microsoft Word में मेल मर्ज फ़ीचर का उपयोग करना

इस उदाहरण के लिए, मैं एक दस्तावेज बनाऊंगाकिसी कार्यक्रम में दोस्तों को आमंत्रित करना। एक मेल मर्ज पत्र के दो घटक हैं; मुख्य दस्तावेज और डेटा स्रोत जैसे कि घटना में आमंत्रित व्यक्तियों के नाम और पते। एक बार जब आप डेटा स्रोत के लिए जानकारी एकत्र कर लेते हैं, तो वर्ड प्रत्येक आमंत्रित अतिथि के लिए दस्तावेजों के संयोजन को संभाल लेगा।

पहला कदम सभी अद्वितीय हैप्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए जानकारी जिसे फ़ील्ड नाम कहा जाता है, जैसे नाम, पता और अभिवादन। मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाने का एक अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा फॉर्म है, जिसमें प्राप्तकर्ता को वितरित की गई जानकारी होती है। नीचे दिए गए नमूना पत्र में पाँच फ़ील्ड शामिल हैं जिन्हें मुझे प्रत्येक दस्तावेज़ में शामिल करना होगा।

मेल मर्ज विज़ार्ड प्रारंभ करें

Microsoft Word में एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाएँ और चुनें मेलिंग टैब> मेल मर्ज प्रारंभ करें> चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड.

जब मेल मर्ज विज़ार्ड आता है, तो चुनें पत्र रेडियो बॉक्स और फिर क्लिक करें अगला: दस्तावेज़ शुरू करना.

चुनें वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें और फिर अगले चरण का चयन करने के लिए जारी रखेंप्राप्तकर्ताओं। मेल मर्ज विज़ार्ड आपको मौजूदा दस्तावेज़ का उपयोग करने का विकल्प देता है। यदि मेरे पास पहले से ही एक पत्र तैयार था, तो मैं डेटा स्रोत के आधार के रूप में फ़ील्ड नामों को संशोधित कर सकता था।

मेल मर्ज विज़ार्ड शक्तिशाली है। आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची के लिए कई स्रोतों का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें Microsoft Access डेटाबेस या Excel स्प्रेडशीट शामिल हैं। इस लेख के लिए, मैं चयन करके अपने डेटा स्रोत को खरोंच से बनाऊंगा, एक नई सूची टाइप करें और फिर क्लिक करें सृजन करना।

डेटा सोर्स बनाएं और सेव करें

पूर्व आबादी वाले खेतों के साथ एक फॉर्म होगाप्रस्तुत किया। यह आदर्श नहीं हो सकता है क्योंकि हम इन क्षेत्रों में से कुछ नहीं चाहते हैं और यह हमें भ्रमित कर सकता है। इसलिए हम फ़ील्ड नामों में से कुछ को हटा और संशोधित करेंगे; दबाएं कॉलम कस्टमाइज़ करें बटन ऐसा करने के लिए।

यदि आप हमारे नमूना दस्तावेज़ पर वापस जाते हैं, तो आप करेंगेध्यान दें कि हमारे पास केवल पाँच फ़ील्ड थे, जबकि वर्ड योग 13. द्वारा दिए गए पूर्व-आबादी वाले फ़ील्ड 13. उनमें से कुछ महत्वपूर्ण हैं, इसलिए हम केवल उन लोगों को रखेंगे जो हम चाहते हैं। किसी फ़ील्ड को हटाने के लिए, उसे चुनें और फिर हटाएँ पर क्लिक करें।

विलोपन की पुष्टि के लिए हाँ पर क्लिक करें। आप चाहते हैं कि सभी वर्गों के लिए इस चरण को दोहराएँ।

क्योंकि हमारे पास आवश्यक कुछ विशिष्ट फ़ील्ड नहीं हैं, इसलिए हमारे पास मौजूदा फ़ील्ड का नाम होगा और नए जोड़े जाएंगे।

एक बार पूरा होने के बाद, फ़ील्ड नामों की सूची हमारे नमूना दस्तावेज़ में वर्णित के अनुसार मेल और राशि होनी चाहिए। क्लिक करें ठीक परिवर्तनों की पुष्टि करने के लिए।

प्रत्येक प्राप्तकर्ता के नाम और पते के साथ फ़ील्ड को आबाद करने के लिए आगे बढ़ें, जब पूरा हो जाए, तो ठीक पर क्लिक करें।

अपना डेटा स्रोत सहेजें, जो आपके अंतिम दस्तावेज़ में विलीन हो जाएगा।

आपके मेल मर्ज प्राप्तकर्ता का पूर्वावलोकन होगाप्रस्तुत किया। यदि आप कोई बदलाव करना चाहते हैं जैसे कि संपादित करें या कोई फ़ील्ड जोड़ें, डेटा स्रोत का चयन करें, फिर संपादित करें पर क्लिक करें। अपना पत्र लिखने के लिए आगे बढ़ें, फिर मर्ज फ़ील्ड दर्ज करें जहाँ आवश्यक हो।

मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें

मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए, का चयन करें डाक से टैब पर, फिर सम्मिलित करें मर्ज फ़ील्ड पर क्लिक करें, फिर अपना मर्ज फ़ील्ड चुनें। उपयुक्त मर्ज फ़ील्ड के साथ अपने दस्तावेज़ को पॉप्युलेट करने के लिए चरणों को दोहराएँ।

पूरा होने पर, अपना पत्र सहेजें, यह होगाजिसे फॉर्म लेटर कहा जाता है। यदि आप जानते हैं, तो आप एक समान संरचना के साथ दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं, और आप मेल मर्ज विज़ार्ड के दौरान मौजूदा दस्तावेज़ में इसका पुन: उपयोग करने का विकल्प चुन सकते हैं।

मर्ज अंतिम दस्तावेज़

यहाँ मज़ेदार हिस्सा आता है, आपके दस्तावेज़ को मर्ज करना। को चुनिए डाक से टैब, फिर क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें बटन पर क्लिक करें व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें।

चुनें सब फिर ठीक पर क्लिक करें।

बस। अब आपके सभी दस्तावेज़ प्रिंट या समीक्षा के लिए तैयार हैं।

ये निर्देश Microsoft Word में भी काम करते हैं2013, 2010 और 2007. यदि आप प्रमाण पत्र जैसे दस्तावेज़ों का निर्माण कर रहे हैं, तो मेल मर्ज फ़ंक्शन Microsoft प्रकाशक जैसे कार्यालय अनुप्रयोगों में भी काम करते हैं।

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