Was sind Outlook PST-Dateien und warum werden sie verwendet?

Fast JEDER, mit dem ich bei der Arbeit sprechebeschwert sich über die Größe ihres Unternehmens-E-Mail-Kontos. Normalerweise ist dies kein Problem (aber die Leute beschweren sich immer noch), da die meisten E-Mail-Server (wie Microsoft Exchange) den Benutzer warnen, wenn sich ein Postfach seinem Limit nähert, damit sie das Postfach vor dem Server bereinigen können erzwingt ihre Größenbeschränkungen durch Einschränkung von Senden / Empfangen vom Server.

Nun, das ist alles in Ordnung und Dandy, BIS… Sie für ein paar Tage in den Urlaub fahren, diese E-Mail-Größenwarnungen kommen und gehen, und dann KABOOM !!! Ihre Mailbox ist voll und Sie können nicht mehrSenden / Empfangen Sie die E-Mail von Ihrem Mobiltelefon oder sogar von OWA (Outlook Web Access). Ich habe den Anruf millionenfach erhalten. Mein iPhone kann keine E-Mails senden, Hilfe!

• Also, was ist zu tun?
• Gibt es eine Lösung für diese Postfächer mit unzureichender Größe?
• Was soll ich tun, bevor ich in den Urlaub fahre?

Nun stelle ich Ihnen die berüchtigte (laut IT) Outlook PST-Datei vor.

Was sind Outlook .PST-Dateien?

• Outlook-Datendateien oder Microsoft Outlook.PST-Dateien (wie sie besser bekannt sind) können mit Microsoft Outlook erstellt werden, um E-Mails und Anhänge von Ihrem Server-Postfach-Konto auf Ihren lokalen PC zu verschieben oder zu kopieren. Im Wesentlichen handelt es sich um eine lokale Archiv- oder Speicherdatei, die Sie erstellen, um E-Mails und Anhänge auf der Festplatte, dem USB-Laufwerk oder der Serverfreigabe Ihres Computers zu speichern (je nachdem, wo Sie sie erstellen und speichern).

Wie viel können Sie in Outlook .PST-Dateien speichern?

• Vor Outlook 2003/2007.In PST-Dateien konnten nur 2 Gigabyte E-Mail und Anhänge gespeichert werden. In Outlook 2003 und Outlook 2007 wurde das Format geändert, sodass die PST-Dateien bei Bedarf auf über 20 Gigabyte vergrößert werden können, sofern die Standardkonfiguration nicht geändert wird.
• Ehrlich gesagt, lass sie nicht 20 Gigs bekommen. Es ist ein viel Bewahren Sie Ihre .PST-Dateien besser nicht größer als ein paar Konzerte auf. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, erstellen Sie eine neue .PST-Datei, anstatt sie zu erstellen enorm .PST-Archive. Je größer die.PST-Dateien erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Korruption und Datenverlust (und die Wahrscheinlichkeit, dass die bösen Buben gesichert werden, steigt). Sie können beliebig viele .PST-Dateien an Ihren Outlook-Client anhängen. Trennen Sie Ihre E-Mails also logisch auf mehrere .PST-Dateien Dateien, wenn Sie mehr als ein paar GIGs alter E-Mails speichern müssen.
• TIPP - Wenn Sie zum Archivieren alter E-Mails PST-Dateien verwenden, komprimieren Sie diese, nachdem Sie alle alten Daten in diese kopiert haben. E-Mails bestehen normalerweise nur aus Text und werden daher SEHR gut komprimiert.

Wie kann ich Outlook .PST-Dateien erstellen?

• Es ist EINFACH, hier sind einige Anleitungen für Outlook 2007, 2013 und 2016.

Warum .PST-Dateien verwenden / erstellen? Leistungen?

Postfachgröße

• Erinnern Sie sich an den ersten Absatz dieses Artikels? Die meisten E-Mail-Administratoren begrenzen die Größe von Unternehmenspostfächern. Je größer die Mailbox ist, desto mehr Speicherplatz benötigen sie, desto mehr Backups und desto mehr ZEIT benötigen sie, um diese Backups durchzuführen.
• Wenn Sie ein E-Mail-Paket haben (wie ich), ein 200Megabyte-Postfach wird nicht gekürzt. Hier kommen .PST-Dateien ins Spiel. Erstellen Sie einfach eine .PST-Datei und ziehen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinein. Sie funktionieren wie ein normaler Postfachordner in Outlook. Ziehen und Ablegen. Es ist einfach! <Lass es mich wissen, wenn du mehr Hilfe brauchst. Stellen Sie einfach Ihre Fragen in unserem Forum>.
• Die neuesten Versionen der Windows-SuchindizesIhre Mailbox UND alle lokalen .PST-Dateien (konfigurierbar), die über die in Microsoft Outlook integrierten Suchfunktionen einen fast sofortigen Zugriff auf alle E-Mails ermöglichen.

Backup und Disaster Recovery

• Wenn Sie keine E-Mail haben (oder dieser vertrauen)Ein Administrator, der regelmäßig Sicherungen Ihres E-Mail-Servers durchführt und anschließend Ihre E-Mail kopiert (ja, Sie müssen keine E-Mails in PST-Dateien verschieben, Sie können sie auch kopieren), um sicherzustellen, dass sie schnell und einfach in eine lokale PST-Datei kopiert werden Ihre E-Mail kann in einem Server-DR-Szenario wiederhergestellt werden.

Portabilität

• .PST-Dateien machen E-Mails portabel. Angenommen, Sie möchten E-Mails von einer Mailbox in eine andere verschieben. Zum Beispiel, wenn Sie Ihren Job wechseln und eine alte E-Mail mitbringen möchten. Oder Sie wechseln den Host-Anbieter. ODER, vielleicht möchten Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails in eine .PST-Datei kopieren, auf einem kleinen USB-Laufwerk aufbewahren und jederzeit bei sich haben. Wie ich bereits sagte, sind .PST-Dateien sehr portabel. Und ja, so ist ein GMAIL-Account, aber in diesem Artikel geht es nicht um GMAIL :)

Sicherheit

• Wussten Sie, dass dies fast unmöglich ist?Verfolgen / prüfen Sie, ob Ihr IT-Mitarbeiter / Ihre IT-Abteilung Ihre E-Mails liest? Wenn Sie vertrauliche oder vertrauliche E-Mails vom E-Mail- / Exchange-Server in eine lokale .PST-Datei verschieben, wird eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt.
• Hinweis: Die meisten IT-Abteilungen haben die Möglichkeit, Ihre zu ergreifen.PST-Dateien, ohne dass Sie dies direkt von Ihrer Festplatte bei der Arbeit merken. Aus diesem Grund ist es wichtig, zusätzliche Sicherheit auf die Festplatte Ihres Computers anzuwenden. Ich werde in Kürze einen Artikel zu diesem Thema schreiben, aber werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel. Es ist ein bisschen "GEEKY", daher werde ich demnächst einen Artikel veröffentlichen, in dem einige Optionen zum Sichern von .PST-Dateien erläutert werden.

Was sind die Nachteile der Verwendung von .PST-Dateien?

Fernzugriff

• Sobald Mail ist gerührt in ein .PST-Datei ist auf dem Server mit RAS-Anwendungen wie OWA oder Mobiltelefonen, die sich mit Ihrer Mailbox synchronisieren, nicht mehr verfügbar. Um auf die E-Mails in den .PST-Dateien zugreifen zu können, müssen Sie einen vollständigen Microsoft Outlook-Client verwenden. Ein kleines USB-Laufwerk kann in solchen Situationen Abhilfe schaffen. Es ist jedoch immer noch nicht so praktisch, wie E-Mails auf dem Server zu belassen.

Die Leute werden dich nicht mögen und es ist möglich, dass du deinen Job verlierst

• .PST-Dateien im Zeitverlauf (abhängig von der E-Mail-Menge)Sie erhalten / behalten) können viel Speicherplatz auf Ihrem lokalen Computer oder einer Serverfreigabe belegen, je nachdem, wo Sie sie speichern. IT-Leute hassen alles, was sie dazu bringt, an irgendetwas zu arbeiten, es sei denn, es baut ihren Lebenslauf auf. Wenn sie also eine Menge Daten an einem Ort ablegen, müssen sie mehr Speicherplatz kaufen, was sie stört.
• Corporate Legal und die meisten Records Management-Abteilungen mögen keine .PST-Dateien, da Sie es dem Endbenutzer ermöglichen, die Aufbewahrungs- / Vernichtungsrichtlinien für Unternehmensdokumente einfach zu ignorieren oder zu umgehen.
• Unternehmenssicherheitsteams tun dies ebenfalls nichtWie .PST-Dateien, da .PST-Dateien die Kosten und den Aufwand der Datenwiederherstellung übersteigen können, wenn Legal sie jemals auffordert, Daten für eine Klage oder Vorladung wiederherzustellen.

System- und Gehirnleistung

• Je mehr E-Mails Sie haben, desto mehr E-Mails müssen Sie und Ihr Computer verwalten und verarbeiten.
• Da mehr E-Mails und Anhänge von Windows Search (oder einem anderen E-Mail- / Systemindexer) indiziert werden, ist Ihr Index größer und Ihre Suche dauert länger.

Hoffentlich habe ich alle Ihre Fragen beantwortetüber Microsoft Outlook .PST-Dateien und behandelte einige hochrangige Vor- und Nachteile. Aber falls ich etwas verpasst habe, kannst du gerne einen Kommentar hinterlassen oder deine Frage in meinem Forum posten.