Verwenden von Seriendruck in Microsoft Word zum Erstellen von Stapeldokumenten

Seriendruck ist eine der klassischen Funktionen von Microsoft Word, mit denen Massendokumente mit eindeutigen Informationen erstellt werden. So verwenden Sie es.

Seriendruck ist eine der klassischen Funktionen vonMicrosoft Word dient zum Erstellen von Massendokumenten mit eindeutigen Informationen. Einige Beispiele, bei denen dies hilfreich sein kann, umfassen Broschüren, Newsletter oder Materialien, die in Massenmailings verwendet werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Seriendruck in Microsoft Word verwenden.

Verwenden der Seriendruckfunktion in Microsoft Word

In diesem Beispiel werde ich ein Dokument erstellenFreunde zu einer Veranstaltung einladen. Ein Serienbrief besteht aus zwei Komponenten. das Hauptdokument und die Datenquelle, z. B. die Namen und Anschriften der zur Veranstaltung eingeladenen Personen. Sobald Sie die Informationen für die Datenquelle gesammelt haben, werden die Dokumente für jeden eingeladenen Gast von Word kombiniert.

Der erste Schritt ist, alles Einzigartige zu habenInformationen für jeden Empfänger, die als Feldname bezeichnet werden, z. B. Name, Adresse und Anrede. Ein weiterer wichtiger Teil der Erstellung eines Seriendruckdokuments ist das Formular, das Informationen enthält, die an den Empfänger gesendet werden. Der folgende Beispielbrief enthält fünf Felder, die ich in jedes Dokument aufnehmen muss.

Starten Sie den Seriendruck-Assistenten

Erstellen Sie ein neues leeres Dokument in Microsoft Word und wählen Sie die Registerkarte Mailings> Seriendruck starten> Schrittweiser Seriendruck-Assistent.

Wenn der Seriendruck-Assistent angezeigt wird, wählen Sie die Briefe Aktivieren Sie das Optionsfeld und klicken Sie dann auf Weiter: Startdokument.

Wählen Verwenden Sie das aktuelle Dokument und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort, um auszuwählenEmpfänger. Der Seriendruck-Assistent bietet Ihnen die Möglichkeit, ein vorhandenes Dokument zu verwenden. Wenn ich bereits einen Brief vorbereitet hätte, könnte ich einfach die Feldnamen als Grundlage für die Datenquelle ändern.

Der Seriendruck-Assistent ist leistungsstark. Sie können mehrere Quellen für Ihre Empfängerliste verwenden, darunter eine Microsoft Access-Datenbank oder eine Excel-Tabelle. In diesem Artikel erstelle ich meine Datenquelle von Grund auf neu, indem ich Geben Sie eine neue Liste ein und dann klicken Erstellen.

Erstellen und speichern Sie die Datenquelle

Ein Formular mit bereits ausgefüllten Feldern wird angezeigtvorgestellt. Dies ist möglicherweise nicht ideal, da wir einige dieser Bereiche möglicherweise nicht benötigen und dies uns verwirren könnte. Daher werden wir einige der Feldnamen löschen und ändern. drücke den Spalten anpassen Taste, um dies zu tun.

Wenn Sie zu unserem Beispieldokument zurückkehren, werden SieBeachten Sie, dass wir nur fünf Felder hatten, während die von Word bereitgestellten vorab ausgefüllten Felder 13 ergeben. Einige davon sind wichtig, daher behalten wir nur die gewünschten Felder bei. Um ein Feld zu löschen, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Löschen.

Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Abschnitte, die Sie nicht möchten.

Da wir einige der benötigten Felder nicht haben, müssen wir vorhandene Felder umbenennen und neue hinzufügen.

Nach Fertigstellung sollte die Liste der Feldnamen mit der in unserem Beispieldokument beschriebenen übereinstimmen und übereinstimmen. Klicken okay um die Änderungen zu bestätigen.

Füllen Sie die Felder mit den Namen und Adressen der einzelnen Empfänger aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Speichern Sie Ihre Datenquelle, die in Ihrem endgültigen Dokument zusammengeführt wird.

Eine Vorschau Ihrer Seriendruckempfänger wird angezeigtvorgestellt. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, z. B. ein Feld bearbeiten oder hinzufügen, wählen Sie die Datenquelle aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Fahren Sie mit dem Schreiben Ihres Briefes fort und geben Sie bei Bedarf Zusammenführungsfelder ein.

Seriendruckfelder einfügen

Um ein Seriendruckfeld einzufügen, wählen Sie das Mailings Klicken Sie auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf Seriendruckfeld einfügen. Wählen Sie dann Ihr Seriendruckfeld aus. Wiederholen Sie die Schritte, um das Dokument mit den entsprechenden Seriendruckfeldern zu füllen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihren Briefnannte den Serienbrief. Wenn Sie wissen, können Sie das Dokument mit einer ähnlichen Struktur verwenden und die Option auswählen, es während des Seriendruck-Assistenten in einem vorhandenen Dokument wiederzuverwenden.

Zusammenführen des endgültigen Dokuments

Hier kommt der lustige Teil, das Zusammenführen Ihres Dokuments. Wähle aus Mailings Registerkarte, und klicken Sie dann auf Fertig stellen und zusammenführen Klicken Sie auf die Schaltfläche und dann auf Einzelne Dokumente bearbeiten.

Wählen Alle Klicken Sie dann auf OK.

Das ist es. Jetzt können alle Dokumente gedruckt oder überprüft werden.

Diese Anweisungen funktionieren auch in Microsoft Word2013, 2010 und 2007. Wenn Sie Dokumente wie Zertifikate erstellen, funktionieren die Seriendruckfunktionen auch in Office-Anwendungen wie Microsoft Publisher.

Weitere Tipps und Tricks zur Verwendung von Microsoft Office finden Sie in den folgenden Artikeln oder in unserem vollständigen Archiv mit Office-Artikeln.