Як захистити паролем та шифрувати документи Office 2016

Якщо ви використовуєте продукти Microsoft Office 2016, такі якWord, Excel та PowerPoint для підготовки конфіденційної інформації; чи знаєте ви, що Office має вбудовану функцію шифрування? Давайте розглянемо деталі та способи захисту своїх документів.

Якщо ви використовуєте продукти Microsoft Office, такі як Word2016, Excel 2016 та PowerPoint 2016 для підготовки конфіденційної інформації; чи знаєте ви, що просто додати шар шифрування до своїх документів, електронних таблиць та презентацій? Ця функція вбудована прямо в пакет Microsoft Office, і це швидко та просто у використанні, як я покажу вам нижче. Для тих із вас, хто ще не вклав кошти в останній пакет Office, ми охопили цю інформацію для попередніх версій Office, тому сміливо перегляньте нашу попередню статтю щодо цих інструкцій.

Під час захисту паролем документів пам’ятайте про деякі основні поради:

• Створіть надійну парольну фразу чи пароль під час захисту своїх документів. Парольна фраза є приємною, оскільки, сподіваємось, заважатиме вам забути пароль.
• Використовуйте унікальний пароль, не використовуйте той самийпароль, який ви використовуєте для входу на ПК з Windows або іншої служби. Це важливо лише в тому випадку, коли ваш обліковий запис користувача порушений, ваші файли мають принаймні надію на захист.
• Якщо ви збираєтесь зашифрувати багато офісних документів, подумайте про використання менеджера паролів. Наш улюблений тут на groovyPost - 1Password.
• За замовчуванням Office 2016 / O365 використовує AES 256 бітшифрування, яке для 99% з нас там досить добре. Якщо ви хочете будь-яким чином змінити типовий засіб, рекомендую ознайомитись із цією статтею TechNet, в якій детально розглядаються параметри криптографії.

Захистіть файли Office 365 або Office 2016 за допомогою шифрування паролем

Процедура є стандартною для більшості Officeпрограм, тому для цієї статті для запуску ми будемо використовувати Microsoft Word 2016. Спочатку відкрийте документ Office, який ви хочете захистити. Натисніть меню Файл, виберіть вкладку Інформація, а потім виберіть пункт Захистити документ кнопка. Клацніть Шифруйте паролем.

Введіть свій пароль і натисніть кнопку ДОБРЕ.

Введіть пароль ще раз, щоб підтвердити його та натисніть ДОБРЕ.

Microsoft Word вкаже, що документ захищений. Щоразу, коли ви відкриваєте документ, вам буде запропоновано ввести свій пароль, щоб отримати доступ до його вмісту.

Захист презентації PowerPoint працює так само.

Захист паролем інших типів файлів Microsoft Office

Під час роботи з іншими типами Microsoft Officeтакі файли, як база даних Microsoft Access, є деякі незначні вимоги. Access 2016 вимагає відкриття бази даних виключно спочатку, перш ніж ви зможете захистити її паролем. Для цього натисніть кнопку Файл> Відкрити, виберіть файл бази даних, а потім натисніть стрілку біля відчинено потім натисніть кнопку Відкрити Ексклюзив.

Введіть і підтвердьте свій пароль, а потім натисніть кнопку гаразд.

Захистіть всю або частину робочої книги Excel

У робочих книгах Microsoft Excel ви можете захистити всі або частини робочої книги. Для цього скористайтеся наступними інструкціями. Клацніть Файл, виберіть пункт Інформація натисніть на Захист робочої книги кнопка. Клацніть Шифруйте паролем потім дотримуйтесь тих самих інструкцій, що використовуються при захисті документа Word.

Захистіть аркуш

Якщо у вас є спільна робоча книга, ви можете захистити певний аркуш, не блокуючи всю робочу книжку. Клацніть правою кнопкою миші аркуш, а потім клацніть Захистити лист.

Якщо є частина аркуша, яку ви хотіли б захистити від модифікацій, ви можете зробити це теж. Спочатку виділіть діапазон, потім клацніть на Огляд вкладка. Клацніть Дозволити користувачам редагувати діапазони

Клацніть Захистити аркуш.

Введіть пароль, а потім підтвердьте його.

При спробі внести зміни до цього діапазону ви отримаєте таке повідомлення:

Щоб внести зміни до діапазону або певної комірки, виберіть його, перейдіть до Огляд потім натисніть на вкладку Зняти захист. Введіть свій пароль і натисніть OK

Це все, і ваші файли Microsoft Office єтепер лише для ваших очей. Перегляньте інші наші статті, такі як увімкнення шифрування диска BitLocker та шифрування портативних дисків за допомогою BitLocker to Go для додаткової безпеки.