Google Apps - วิธีปิดประวัติแชทและบังคับปิดการบันทึก

ตามค่าเริ่มต้นประวัติ Google Chat จะถูกบันทึกไว้กับผู้ใช้บัญชี Gmail และสามารถเข้าถึงได้ภายใต้ป้ายกำกับการแชท แม้ว่าผู้ใช้สามารถปิดใช้งานการบันทึกประวัติการแชทได้ แต่หลายคนไม่ทราบว่ามีการตั้งค่าอยู่ หากคุณเป็น บริษัท ที่“ Gone Google” นี่เป็นปัญหา ทำไม?

ฉันทำงานด้านความปลอดภัยข้อมูลที่ระดับองค์กรเป็นเวลาหลายปีและสิ่งที่ฉันพบคือผู้คนมักพูดสิ่งที่ไม่เหมาะสมในการแชทกับอีเมล โดยทั่วไปนี่เป็นเพราะพนักงานหลายคนมองว่าอีเมลเป็นทางการมากและพูดคุยกันในลักษณะชั่วคราวเช่นโทรศัพท์ ท้ายที่สุดไม่มีใครฟังบทสนทนาเหล่านั้นใช่ไหม ไม่ถูกต้อง. ดังที่ฉันได้อธิบายไว้ Google แชทจะบันทึกการสนทนา IM เหล่านั้นตามค่าเริ่มต้นซึ่งทำให้พวกเขาค้นพบได้ง่ายทั้งหมดหาก บริษัท ของคุณได้รับบริการด้วยหมายศาลการค้นหาข้อมูล ใช่มันอาจจะแย่จริงๆ

ข่าวดีก็คือ Google Apps ช่วยให้ระบบผู้ดูแลระบบเพื่อปิดการบันทึกประวัติแชทและบังคับใช้การตั้งค่า“ ปิดการบันทึก” ทั่วโลกสำหรับผู้ใช้ Google Apps ทั้งหมดในธุรกิจของคุณ นี่คือวิธีที่คุณทำ

ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลการจัดการ Google Apps ของคุณโดยใช้ข้อมูลรับรองผู้ดูแลระบบและคลิกการตั้งค่า

คลิกแชทที่แถบด้านข้างซ้าย

ทำเครื่องหมายที่ช่องที่มีข้อความว่าปิดใช้งานประวัติการแชทด้วยการบังคับให้การแชทในอนาคตทั้งหมดเป็น“ ปิดการบันทึก”

บันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยการคลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

จากจุดนี้ไปข้างหน้าใด ๆ อนาคต การสนทนาในแชทจะไม่ถูกเก็บถาวรในของคุณบัญชี Gmail ของผู้ใช้ใน Google Apps อย่างไรก็ตามการสนทนาก่อนหน้าจะยังคงอยู่เว้นแต่ผู้ใช้จะถูกลบ น่าเสียดายที่ Google ไม่ได้ให้วิธีการล้างข้อมูลประวัติการแชทเก่าแก่ผู้ดูแลระบบดังนั้นหากคุณเป็นธุรกิจที่ต้องการกำจัดสิ่งนี้ฉันขอแนะนำให้คุณติดต่อผู้จัดการบัญชี Google ของคุณ