10 เคล็ดลับที่ขาดไม่ได้ของ Outlook

คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรมเมื่อใดคุณใช้ Outlook ใช่ไหม ไคลเอนต์เดสก์ท็อป Outlook เป็นสวรรค์ของผู้ใช้ที่มีคุณสมบัติมากกว่าสวิสกองทัพมีดและความจริงที่โชคร้ายก็คือผู้คนจำนวนมากเพิ่งจบลงด้วยการถูกครอบงำ ไม่จำเป็นต้องเป็นคุณ! ในขณะที่มีคำแนะนำและเคล็ดลับหลายร้อยวิธีในการใช้แอปพลิเคชันอีเมลที่มีน้ำหนักมาก แต่เราก็เก็บไว้สั้น ๆ และรวบรวมรายชื่อ 10 อันดับแรกที่มีประโยชน์ที่สุดและถูกมองข้ามบ่อยๆ ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้คุณจะมั่นใจมีประสิทธิภาพและอับอายน้อยลงไม่ว่าคุณจะทำงานหรือจัดการอีเมลจากคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ

1. Quick-Preview แต่ละส่วนของ Outlook
คุณต้องการมุมมองที่รวดเร็วของปฏิทินหรือไม่? บางทีคุณอาจต้องการเห็นสิ่งที่เหลืออยู่ในรายการงานของคุณและค้นหาใครบางคนจากสมุดติดต่อของคุณ ใน Office 2013 มีการเปิดตัวคุณลักษณะ "ดูตัวอย่าง" ที่ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลสรุปของแท็บปฏิทินบุคคลและงานโดยการเลื่อนเมาส์ไปที่ด้านล่างของ Outlook

2. ขั้นตอนด่วน
มีเวลามากใน Outlook ที่คุณใช้ทำงานซ้ำ ๆ ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณง่ายขึ้นโดยเพิ่มในขั้นตอนด่วนที่สามารถทำงานให้คุณได้ แต่ละปุ่มสามารถตั้งค่าให้ตอบกลับโดยอัตโนมัติด้วยข้อความกระป๋องส่งต่ออีเมลคัดลอกอีเมลไปยังโฟลเดอร์สร้างการนัดหมายและอื่น ๆ ขั้นตอนด่วนอาจดูซับซ้อนในการตั้งค่าในตอนแรก แต่ไม่ต้องกังวลเรามีการสอนที่ง่ายต่อการติดตามในเรื่อง เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การเรียนรู้วิธีใช้หากคุณใช้ Outlook ทุกวัน

3. เปิดใช้มุมมองการสนทนา
เกลียดหรือรักมันนับตั้งแต่ Gmail สร้างคนที่มีความคิดหลักถูกยึดติดกับการอ่านอีเมลในรายการการสนทนา สิ่งที่ดียิ่งกว่านี้คือมุมมองนี้จะช่วยให้คุณสามารถเพิกเฉยต่ออีเมลทั้งหมดหากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในการสนทนากลุ่มที่คุณไม่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงทำได้ง่ายเพียงคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายในแท็บมุมมองของ Ribbon ของจดหมาย

4. เพิ่มผู้ติดต่อใหม่เมื่ออ่านอีเมล
การเขียนด้วยตนเองในที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อเป็นเช่นนั้น2003. ในเวอร์ชันล่าสุดของ Outlook (2007-2013) คุณสามารถเพิ่มผู้คนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณเมื่ออ่านอีเมลหากคุณคลิกที่อยู่ของพวกเขาในส่วนหัว

5. สร้างอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
สีและฟอนต์เริ่มต้นใน Microsoft Officeสามารถทำให้คุณปรารถนามากขึ้น แม้ว่าฉันจะไม่สามารถแนะนำชุดสีเฉพาะที่ทุกคนสามารถเห็นด้วยได้ แต่ฉันสามารถบอกคุณได้ว่า ไปที่ Ribbon มุมมอง> การตั้งค่ามุมมอง> การตั้งค่าอื่น ๆ และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ภายในแต่ละหน้าต่างคุณสามารถเปลี่ยนไม่เพียง แต่สี แต่รวมถึงแบบอักษรขนาดและสไตล์ของแต่ละส่วนของข้อความภายใน Outlook รายละเอียดเพิ่มเติมในลิงค์สีส้มด้านบน

6. เลื่อนการจัดส่ง
คุณเคยส่งอีเมลเพื่อรับ a“ โอ้โห่! ทำไมฉันถึงส่ง‽ช่วงเวลาหลังจากนั้น? ฉันใช้คุณสมบัตินี้มานานหลายปีแล้วและไม่สามารถบอกคุณได้ว่ามันช่วยเบคอนของฉันกี่ครั้งแล้วและเก็บอีเมลที่ไม่ดีออกไป แม้ว่าสิ่งนี้อาจมีความสำคัญในสำนักงานของ บริษัท แต่มันสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณติดต่อกับลูกค้าเพื่อให้อีเมลมีความถูกต้องและหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ มันง่ายพอที่จะหน่วงเวลาข้อความเดียวจาก Ribbon ตัวเลือกในหน้าต่างการจัดองค์ประกอบ แต่การหน่วงเวลาจดหมายทั้งหมดโดยค่าเริ่มต้นจะต้องใช้กฎ Outlook ที่ซับซ้อนกว่าเล็กน้อยซึ่งอธิบายไว้ได้ดีกว่าในคู่มือที่เชื่อมโยงนี้

7. ปิดบานหน้าต่างบุคคล
มันน่าเกลียดมากและมันมีค่ามากหน้าจออสังหาริมทรัพย์ แม้ว่า Microsoft จะปรับปรุงบานหน้าต่างบุคคลใน Office 2013 เป็นอย่างมาก แต่ก็ยังเป็นเรื่องเจ็บปวดสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ โชคดีที่พวกเขาทำให้มันปิดง่ายสุด ในโหมดเมลเยี่ยมชม View ribbon และคลิกบานหน้าต่างผู้คน> ปิดเพื่อปิดความยุ่งเหยิงที่ด้านล่างของหน้าต่างการอ่านของคุณ หากคุณต้องการมันคืนคุณก็รู้ว่าจะหาปุ่มบนได้ที่ไหนเพราะอยู่ในจุดเดียวกัน

8. ปิดการแสดงตัวอย่างข้อความในบานหน้าต่างโฟลเดอร์
สำหรับอีเมลส่วนใหญ่หัวเรื่องและผู้ส่งก็เพียงพอแล้วเพื่อทราบว่าคุณต้องการเปิดขึ้นและอ่านหรือไม่ การปิดใช้งานการแสดงตัวอย่างข้อความจะช่วยให้คุณมีพื้นที่ว่างมากขึ้นถึง 50% ในการดูอีเมลที่แสดงในกล่องขาเข้าของคุณและนั่นหมายความว่าคุณสามารถผ่านได้เร็วขึ้นและกลับไปทำสิ่งที่มีประโยชน์มากกว่าเดิม หากต้องการปิดใช้งานสิ่งเหล่านี้ให้ไปที่ริบบิ้นดูและคลิกดูตัวอย่างข้อความ> ปิด

9. วันหยุด (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน)
หากคุณกำลังใช้ Outlook เพื่อทำงานนี่คือเกมง่ายๆ. การให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณอยู่นอกเมืองเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งที่อาจกลายเป็นฝูงชนโกรธที่สงสัยว่าทำไมคุณไม่เคยส่งรายงาน TPS ในวันศุกร์ มีสองสามวิธีในการทำเช่นนี้ สิ่งหนึ่งเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าการประชุมเพื่อเตือนความจำ อีกวิธีหนึ่งคือการตั้งค่ากฎที่คล้ายกับกฎในภาพด้านล่าง แต่สิ่งที่คนส่วนใหญ่ใช้เรียกว่า“ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน” และต้องการให้จดหมายของคุณโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์แลกเปลี่ยน

10. ช่วยตัวเองให้รอดพ้นจากการตอบกลับอุบัติเหตุอีเมลทั้งหมดที่น่าสะพรึงกลัว
แม้ว่าการถูกทำให้สนุกกับการท้องร่วงด้วยเสียงคือความกังวลน้อยที่สุดของคุณยังมีอีกหลายสิ่งที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของกล่องที่เลือก เคล็ดลับนี้เกี่ยวข้องกับการติดตั้งปลั๊กอิน Outlook ที่จะป้องกันหรืออย่างน้อยก็เตือนคุณหากคุณกำลังจะส่งอีเมลถึงทุกคนในรายการตอบกลับแทนที่จะส่งไปยังบุคคล คุณสามารถดาวน์โหลดปลั๊กอินได้ที่นี่จาก Microsoft.com เพียงแค่เรียกใช้ไฟล์. msi และการติดตั้งนั้นง่ายมาก