Hur du lösenordsskyddar och krypterar Office 2016-dokument

Om du använder Microsoft Office 2016-produkter som t.ex.Word, Excel och PowerPoint för att förbereda känslig information; visste du att Office har en inbyggd krypteringsfunktion? Låt oss granska detaljerna och hur du skyddar dina dokument.

Om du använder Microsoft Office-produkter som Word2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016 för att förbereda känslig information; visste du att det är enkelt att lägga till ett krypteringslager till dina dokument, kalkylark och presentationer? Funktionen är inbyggd i Microsoft Office-sviten, och den är snabb och enkel att använda, som jag visar dig nedan. För de av er som ännu inte har investerat i den senaste Office-sviten har vi täckt denna information för tidigare versioner av Office, så se gärna till vår tidigare artikel för dessa instruktioner.

Kom ihåg några viktiga tips när du lösenordsskyddar dina dokument:

• Skapa ett starkt lösenord eller lösenord när du skyddar dina dokument. En lösenfras är trevlig eftersom det förhoppningsvis kommer att förhindra dig från att glömma ditt lösenord.
• Använd ett unikt lösenord, använd inte detsammalösenord du använder för att logga in på din Windows PC eller annan tjänst. Detta är viktigt bara om ditt användarkonto komprometteras, dina filer har åtminstone ett hopp om skydd.
• Om du kommer att kryptera många kontordokument kan du överväga att använda en lösenordshanterare. Vår favorit här på groovyPost är 1Password.
• Som standard använder Office 2016 / O365 AES 256 bitkryptering som för 99% av oss där ute är tillräckligt bra. Om du vill ändra standard på något sätt, uppmanar jag dig att kolla in denna TechNet-artikel som granskar kryptografinternativ i detalj.

Skydda Office 365- eller Office 2016-filer med kryptering med lösenord

Förfarandet är standard för de flesta Officeapplikationer, så för den här artikeln kommer vi att använda Microsoft Word 2016 för att starta. Öppna först Office-dokumentet du vill skydda. Klicka på Arkiv-menyn, välj fliken Info och välj sedan Skydda dokumentet knapp. Klick Kryptera med lösenord.

Ange ditt lösenord och klicka sedan på OK.

Ange lösenordet igen för att bekräfta det och klicka på OK.

Microsoft Word kommer nu att indikera att dokumentet är skyddat. Varje gång du öppnar dokumentet uppmanas du att ange ditt lösenord för att få åtkomst till innehållet.

Att skydda en PowerPoint-presentation fungerar på samma sätt.

Lösenord som skyddar andra typer av Microsoft Office-filer

När du arbetar med andra typer av Microsoft Officefiler som en Microsoft Access-databas, det finns några mindre krav. Access 2016 kräver att databasen först öppnas först innan du kan lösenordsskydda den. För att göra det, klicka på Arkiv> Öppna, välj din databasfil och klicka sedan på pilen bredvid Öppen Klicka sedan på Öppen exklusiv.

Ange och bekräfta ditt lösenord och klicka sedan på OK.

Skydda hela eller delar av en Excel-arbetsbok

För Microsoft Excel-arbetsböcker kan du skydda hela eller delar av en arbetsbok. För att göra det, använd följande instruktioner. Klicka på Arkiv, välj Info , klicka på Skydda arbetsboken knapp. Klick Kryptera med lösenord följ sedan samma instruktioner som används när du skyddar ett Word-dokument.

Skydda ett ark

Om du har en delad arbetsbok kan du skydda ett visst ark utan att låsa hela arbetsboken. Högerklicka på arket och klicka sedan på Skydda blad.

Om det finns en del av ett ark som du vill skydda från modifiering kan du göra det också. Markera först intervallet och klicka sedan på Recension flik. Klick Tillåt användare att redigera intervall

Klicka på Skydda ark.

Ange ett lösenord och bekräfta det.

När du försöker göra ändringar i det intervallet får du följande meddelande:

För att göra ändringar i intervallet eller en viss cell, välj det, gå till Recension Klicka sedan på Ta bort skydd. Ange ditt lösenord och klicka sedan på OK

Det är det, och dina Microsoft Office-filer är detnu bara för dina ögon. Kolla in våra andra artiklar, till exempel att aktivera BitLocker Drive Encryption och kryptera bärbara enheter med BitLocker to Go för ökad säkerhet.