O que são arquivos PST do Outlook e por que usá-los ... ou não?

Quase todo mundo com quem falo no trabalhoreclama do tamanho da conta de email corporativa. Normalmente, isso não é um problema (mas as pessoas ainda reclamam) porque quando uma caixa de correio se aproxima do limite, a maioria dos servidores de email (como o Microsoft Exchange) avisa o usuário para que possa limpar a caixa de correio antes do servidor impõe limites de tamanho restringindo o envio / recebimento do servidor.

Agora, tudo isso é excelente e elegante até que você saia de férias por alguns dias, esses avisos de tamanho de e-mail vão e vêm e depois KABOOM !!! Sua caixa de correio está CHEIA e você não pode maisenvie / receba o email do seu celular ou mesmo do OWA (Outlook Web Access) para esse assunto. Recebi a ligação um milhão de vezes. Meu iPhone não pode enviar e-mails, ajuda!

Então o que fazer?
Existe uma solução para essas caixas de correio de tamanho insuficiente?
O que devo fazer antes de sair de férias?

Agora, apresento o infame arquivo PST do Outlook (de acordo com ele).

O que são arquivos .PST do Outlook?

Arquivos de dados do Outlook ou Microsoft Outlook.Os arquivos PST (como são mais conhecidos) podem ser criados usando o Microsoft Outlook para mover ou copiar E-mails e Anexos da sua conta de Caixa de Correio do Servidor para o PC local. Essencialmente, é um arquivo local de arquivamento ou armazenamento criado para armazenar e-mails e anexos no disco rígido, na unidade USB ou no compartilhamento de servidor do computador (dependendo de onde você o cria e armazena).

Quanto você pode armazenar nos arquivos .PST do Outlook?

Antes do Outlook 2003/2007,.Os arquivos PST podem armazenar apenas 2 Gigabytes de email e anexos. Com o Outlook 2003 e o Outlook 2007, o formato mudou, permitindo que os arquivos .PST aumentassem conforme necessário para mais de 20 Gigabytes de tamanho, a menos que a configuração padrão seja modificada.
Honestamente, não deixe que eles tenham 20 Gigs. É um Muito de melhor idéia para manter seus arquivos .PST não maiores que alguns shows. Se você precisar de mais espaço de armazenamento, crie um novo arquivo .PST em vez de criar enorme Arquivos .PST. Quanto maior o.Os arquivos PST têm maior chance de corrupção e perda de dados (além de mais difícil fazer backup dos bandidos.) Você pode anexar quantos arquivos .PST ao seu Outlook Client precisar, basta separar seu email logicamente em vários .PST arquivos, se você precisar armazenar mais do que alguns GIGs de e-mail antigo.
DICA - Se você estiver usando arquivos .PST para arquivar e-mails antigos, comprima-os depois de copiar todos os dados antigos para eles. O e-mail geralmente é apenas texto, por isso comprime MUITO bem.

Como posso criar arquivos .PST do Outlook?

É FÁCIL, aqui estão alguns guias para o Outlook 2007, 2013 e 2016.

Por que usar / criar arquivos .PST? Benefícios?

Tamanho da caixa de correio

Lembra do primeiro parágrafo deste artigo? A maioria dos administradores de email limita o tamanho das caixas de correio corporativas. Quanto maior a Caixa de Correio, mais espaço em disco eles precisam, mais eles precisam fazer backup E MAIS TEMPO eles precisam para realizar esses backups.
Se você é um pacote de e-mail (como eu), um 200A caixa de correio em megabytes não é suficiente. É aí que entram os arquivos .PST. Crie um arquivo .PST e arraste e solte seu e-mail nele. Eles funcionam como uma pasta de caixa de correio comum no Outlook. Arraste e Solte. É simples! <Deixe-me saber se você precisar de mais ajuda. Basta postar suas perguntas em nosso Fórum>.
As versões mais recentes dos índices da Pesquisa do Windowssua caixa de correio E todos os arquivos .PST locais (configuráveis) que permitem acesso quase instantâneo a todos os emails por meio dos recursos de pesquisa incorporados no Microsoft Outlook.

Backup e recuperação de desastres

Se você não possui (ou confia) um emailO administrador que executa regularmente backups do seu servidor de email e, em seguida, copia o seu email (sim, você não precisa mover o email para arquivos .PST, também pode copiá-lo) para um arquivo .PST local é um método rápido e fácil de garantir seu email é recuperável em um cenário de DR do servidor.

Portabilidade

Os arquivos .PST tornam o email portátil. Por exemplo, digamos que você deseja mover o email de uma caixa de correio para outra. Por exemplo, talvez você esteja mudando de emprego e queira trazer alguns emails antigos. Ou talvez você esteja mudando de provedor de hospedagem. OU, talvez você queira copiar seu e-mail pessoal e comercial para um arquivo .PST, mantê-lo em uma pequena unidade USB e sempre com você. Como eu disse, os arquivos .PST mantêm o correio muito portátil. E sim, também é uma conta do GMAIL, mas este artigo não trata do GMAIL :)

Segurança

Você sabia que é quase impossívelrastrear / auditar se o seu departamento / departamento de TI está lendo seu email? Mover o email "Sensível" ou "Confidencial" do Email / Exchange Server para um arquivo .PST local adiciona uma camada de segurança.
Nota: A maioria dos departamentos de TI tem a capacidade de agarrar seuArquivos .PST sem que você saiba diretamente do seu disco rígido no trabalho. Por esse motivo, é essencial aplicar segurança adicional no disco rígido do seu computador. Escreverei um artigo sobre esse assunto em breve, mas, por enquanto, dê uma olhada neste artigo. É um pouco "GEEKY", então irei acompanhar em breve um artigo que explica algumas opções para proteger arquivos .PST.

Quais são as desvantagens de usar arquivos .PST?

Acesso remoto

Quando o correio é mudou-se dentro de .Arquivo PST, ele não estará mais disponível no servidor usando aplicativos de acesso remoto como telefones OWA ou celulares que sincronizam com sua caixa de correio. Para acessar o email nos arquivos .PST, você precisará usar um Microsoft Outlook Client completo. Uma pequena unidade USB pode ajudar nessas situações. No entanto, ainda não é tão conveniente quanto deixar o email no servidor.

As pessoas não gostam de você e é possível que você perca o emprego

Arquivos .PST ao longo do tempo (dependendo da quantidade de e-mailvocê recebe / mantém) pode ocupar muito espaço no seu computador local ou em um compartilhamento de servidor, dependendo de onde você os armazena. A equipe de TI odeia qualquer coisa que os faça trabalhar em qualquer coisa, a menos que esteja criando seu currículo, portanto, colocar muitos dados em algum lugar que exija que eles comprem mais espaço em disco os perturba.
Os departamentos de jurídico corporativo e de gerenciamento de registros não gostam de arquivos .PST, pois permitem que o usuário final ignore ou ignore facilmente as políticas de retenção / destruição de documentos corporativos.
As equipes de segurança da informação corporativa também nãocomo arquivos .PST, porque, se o Departamento Jurídico solicitar a recuperação de dados para uma ação judicial ou intimação, os arquivos .PST podem exasperar o custo e o esforço da recuperação de dados.

Desempenho do sistema e do cérebro

Quanto mais email você tiver, mais você e seu computador precisarão acompanhar e processar.
Como mais emails e anexos são indexados pelo Windows Search (ou algum outro indexador de email / sistema), seu índice será maior e suas pesquisas levarão mais tempo.

Então, espero que eu tenha respondido todas as suas perguntassobre os arquivos .PST do Microsoft Outlook e abordou alguns prós e contras de alto nível. Mas caso eu tenha perdido alguma coisa, sinta-se à vontade para deixar um comentário ou postar sua pergunta no meu fórum.