Izmantojiet Google izklājlapas, lai nosūtītu e-pastu, pamatojoties uz šūnas vērtību

Vai zinājāt, ka ir iespējams nosūtīt e-pastu tieši no Google izklājlapām, izmantojot Google Apps Script? Izmantojot dažus vienkāršus kodus, jūs varat izmantot šūnas vērtību, lai iesūtnē nosūtītu trauksmes ziņojumu.

Lai nosūtītu e-pastu no Google izklājlapām, ir jāizmanto Google Apps skripts. Neuztraucieties, ja jūs nekad iepriekš neesat izveidojis vienu Google Apps skriptu, e-pasta ziņojuma nosūtīšana ir ļoti vienkārša.

Šajā apmācībā jūs mācīsitieskā pārbaudīt šūnas vērtību pakalpojumā Google izklājlapas, un, ja šī vērtība pārsniedz noteiktu slieksni, jūs varat automātiski nosūtīt trauksmes e-pastu uz jebkuru jums vēlamo e-pasta adresi.

Šim skriptam ir daudz lietojumu. Jūs varētu saņemt brīdinājumu, ja pārdošanas ieņēmumu dienas ieņēmumi kritīsies zem noteikta līmeņa. Vai arī jūs varētu saņemt e-pastu, ja darbinieki projekta izsekošanas izklājlapā paziņo, ka viņi klientam ir iesnieguši rēķinu par pārāk daudz stundām.

Neatkarīgi no lietojumprogrammas, šis skripts ir ļoti spēcīgs. Tas ietaupīs arī laiku, kad jums manuāli jāpārrauga izklājlapu atjauninājumi.

1. darbība: e-pasta ziņojuma nosūtīšana, izmantojot Google izklājlapas

Pirms varat izveidot Google Apps skriptu, lai nosūtītu e-pastu no Google izklājlapām, jums būs nepieciešama arī Gmail e-pasta adrese, kurai Google Apps Script varēs piekļūt, lai nosūtītu jūsu brīdinājuma e-pastus.

Jums būs jāizveido arī jauna izklājlapa, kurā ir norādīta e-pasta adrese.

Vienkārši pievienojiet vārda kolonnu un e-pasta kolonnu un aizpildiet tos ar personu, kurai vēlaties saņemt trauksmes e-pastu.

Tagad, kad jums ir e-pasta adrese, uz kuru sūtīt trauksmes e-pastu, ir laiks izveidot savu skriptu.

Lai iekļūtu skriptu redaktorā, noklikšķiniet uz Rīkiun pēc tam noklikšķiniet uz Skriptu redaktors.

Jūs redzēsit skripta logu ar noklusējuma funkciju myFunction (). Pārdēvējiet to par Sūtīt e-pastu().

Pēc tam funkcijā SendEmail () ielīmējiet šo kodu:

// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This is your Alert email!"; // Second column
var subject = "Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

Šis kods darbojas šādi:

getRange un getValues izvelk vērtību no šūnas, kas norādīta getRange metodē.
var ziņa un var subjekts definē tekstu, kas veidos jūsu brīdinājuma e-pastu.
Uz MailApp.sendEmail funkcija beidzot veic Google skriptu sūtīšanas e-pasta funkciju, izmantojot jūsu savienoto Google kontu.

Saglabājiet skriptu, noklikšķinot uz disks un pēc tam palaidiet to, noklikšķinot uz skriet ikona (labā bultiņa).

Ņemiet vērā: Google Script nepieciešama atļauja, lai piekļūtu jūsu Gmail kontam, lai nosūtītu e-pastu. Tātad, pirmo reizi palaižot skriptu, iespējams, redzēsit brīdinājumu, piemēram, zemāk.

Klikšķiniet uz Pārskatīt atļaujas, un jūs redzēsit citu brīdinājuma ekrānu, kas jums būs jāapiet.

Šis brīdinājuma ekrāns ir saistīts ar faktu, ka jūs rakstāt pielāgotu Google skriptu, kas nav reģistrēts kā oficiāls.

Vienkārši noklikšķiniet uz Advancedun pēc tam noklikšķiniet uz Doties uz SendEmail (nedrošs) saite.

Tas būs jādara tikai vienreiz. Jūsu skripts darbosies, un e-pasta adrese, kuru norādījāt izklājlapā, saņems tādu e-pastu, kā norādīts zemāk.

2. solis: vērtības nolasīšana no šūnas Google izklājlapās

Tagad, kad esat veiksmīgi uzrakstījis Google Apps skriptu, ar kuru var nosūtīt brīdinājuma e-pastu, ir pienācis laiks šo brīdinājuma e-pastu padarīt funkcionālāku.

Nākamais apgūtais solis ir tas, kā no Google izklājlapas nolasīt datu vērtību, pārbaudīt vērtību un izsniegt uznirstošo ziņojumu, ja šī vērtība ir virs vai zem augšējās robežas.

Lai to izdarītu, Google izklājlapā ir jāizveido vēl viena lapa, ar kuru strādājat. Zvaniet šai jaunajai lapai “MyReport”.

Atcerieties, ka šūna D2 ir tā, kuru vēlaties pārbaudīt un salīdzināt. Iedomājieties, ka vēlaties katru mēnesi uzzināt, vai jūsu kopējais pārdošanas apjoms ir samazinājies zem USD 16 000.

Izveidosim Google Apps skriptu, kurš to dara.

Atgriezieties savā skriptu redaktora logā, noklikšķinot uz Rīki un tad Skriptu redaktors.

Ja jūs izmantojat to pašu izklājlapu, jums joprojām būs Sūtīt e-pastu() darbojas tur. Izgrieziet šo kodu un ielīmējiet to Notepad. Jums tas būs vajadzīgs vēlāk.

Kodu logā ielīmējiet šo funkciju.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert("Sales too low!");
}
}

Kā darbojas šis kods:

Ielādējiet vērtību no šūnas D2 iekšā mēnesisPārdošanas mainīgs.
IF paziņojumā ir salīdzināti mēneša pārdošanas apjomi šūnā D2 līdz 16 000 USD
Ja vērtība pārsniedz 16 000, kods aktivizēs pārlūka ziņojumu lodziņu ar brīdinājumu.

Saglabājiet šo kodu un palaidiet to. Ja tas darbojas pareizi, pārlūkprogrammā jums vajadzētu redzēt šādu brīdinājuma ziņojumu.

Tagad, kad jums ir Google Apps skripts, kas to varnosūtīt e-pasta brīdinājumu un citu skriptu, ar kuru var salīdzināt izklājlapas vērtību, jūs esat gatavs apvienot abus un nosūtīt brīdinājumu, nevis aktivizēt trauksmes ziņojumu.

3. solis: salieciet to visu kopā

Tagad ir laiks apvienot divus jūsu izveidotos skriptus vienā skriptā.

Līdz šim brīdim jums vajadzētu būt izklājlapai ar cilni Sheet1, kurā ir brīdinājuma e-pasta adresāts. Otra cilne ar nosaukumu MyReport satur visu jūsu pārdošanas informāciju.

Scenāriju redaktorā ir pienācis laiks visu, ko līdz šim esat iemācījies, izmantot praksē.

Aizstāt visu kodu skriptu redaktorā ar divām funkcijām, kuras rediģētas, kā parādīts šeit.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject = "Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}

Ievērojiet labojumus šeit.

IF paziņojumā vienkārši ielīmējiet Sūtīt e-pastu skripts CheckSales () funkcija if iekavās iekavās.

Otrkārt, salieciet mēnesisPārdošanas mainīgais līdz e-pasta ziņojuma beigām, izmantojot + raksturs.

Vienīgais, kas jādara, ir katru mēnesi iedarbināt funkciju CheckSales ().

Lai to izdarītu, skriptu redaktorā:

Noklikšķiniet uz Rediģēt un pēc tam noklikšķiniet uz Pašreizējā projekta aktivizētāji.
Ekrāna apakšā noklikšķiniet uz izveidot jaunu sprūda.
Atlasiet CheckSales funkcija palaist.
Pārmaiņas Atlasiet notikuma avotu uz laika virzīts.
Pārmaiņas Atlasiet sprūda veidu, kura pamatā ir laiks uz Mēneša taimeris.

Klikšķis Saglabāt lai pabeigtu sprūdu.

Tagad katru mēnesi darbosies jūsu jaunais skripts un tiks salīdzināta kopējā mēneša pārdošanas summa šūnā D2 līdz 16 000 USD.

Ja to ir mazāk, tas nosūtīs trauksmes e-pastu, kurā jūs informēsit par zemo ikmēneša pārdošanas apjomu.

Kā redzat, Google Apps Scripts nelielā iepakojumā iesaiņo daudz funkcionalitātes. Tikai ar dažām vienkāršām koda rindām jūs varat veikt diezgan pārsteidzošas lietas.

Ja vēlaties eksperimentēt vairāk, mēģiniet pievienotsalīdzināšanas ierobežojumu 16 000 ASV dolāru apmērā citā izklājlapas šūnā un pirms salīdzināšanas izlasiet to savā skriptā. Tādā veidā jūs varat mainīt limitu, vienkārši mainot vērtību lapā.

Korekcionējot kodu un pievienojot jaunus koda blokus, jūs varat balstīties uz šīm vienkāršajām mācībām, lai galu galā izveidotu pārsteidzošus Google skriptus.