Googleドキュメントを使い始めるにあたって知っておくべきことすべて

Googleドキュメントは、無料のオンラインサービスです。ブラウザからドキュメントを作成、編集、共同編集できます。機能を詳しく見て、Googleがこのアプリを気に入っている理由を見てみましょう。

昔々、私はMicrosoft Wordのファンでした。しかし、最終的には、無料の代替手段をオンラインで提供しているものにお金を払うのにうんざりしました。だから私は無料のLibreOfficeを試してみましたが、自分のコンピューターがそれ自体を壊したとき、すべての仕事を失いました。そのとき、クラウドベースのGoogleドキュメントを試してみることにしました。それ以来、振り返っていません。

Googleドキュメントは、GoogleのOffice製品、およびGoogleがサービスを無計画にシャットダウンする傾向があるにもかかわらず、2006年にGoogleに買収されて以来、これまで残っていたサービスの1つです。スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画IT業界のこのコーナーを支配していたMicrosoftに匹敵する巨大で恐ろしい生産性スイートを構築しました。

私の見解では、Googleドキュメントには2つの主な強みがあります。 1つ目は、次の世紀にいつでも倒産する可能性が低い普遍的なブランド認知度を持つ企業の巨大なモノリスです。そのため、人々は重要な作業をサービスに移し、そこに残すことに安心します。ある朝、目が覚めてサービスが突然閉鎖されることはありません。

次に、Googleドキュメントは他のGoogleサービス（翻訳、検索、フォント、画像など）によって強化されています。すべてがシームレスに統合され、1つのアカウントですべて一緒に使用できます。

しかし、あなたは 本当に Googleドキュメントについて知っておくべきことをすべて知っていますか？すぐにわかります。

Google Docsの概要

Microsoft WordまたはLibreOfficeでは、保存するファイルは作業中のコンピューターにのみ保存されます（Dropboxなどのクラウドストレージソリューションに保存しない限り）。加えて、加えた変更は、何かを変更してすぐに失われるため、セーブ」ボタン。

これをGoogleドキュメントと比較します。 Googleドキュメントは、Microsoft Wordの同様の縮小版であり、 オンラインにあることを除いて。これの意味は：

インターネットに接続していれば、すべてのドキュメントをオンラインで利用できます。コンピューターが揚げられたら、別のコンピューターに移動してファイルを取得できます。何も失われません。
変更するときはいつでも保存することを覚えておく必要はありません 何でも ドキュメント内で-スペースバーを押しただけでも-Googleドキュメントは自動的に新しいバージョンで保存します。
新しいバージョンとは、ドキュメントを以前のバージョンにロールバックしたい場合、文字通り数回クリックするだけです。
拡張機能とウィジェットをインストールして、作業を簡単にすることができます。それらの多くは、他のGoogleサービスにリンクされています。
Googleアカウントを持つユーザーをに招待できますドキュメントに参加すると、誰もがリアルタイムで入力/変更を含むドキュメントを訪問する他のすべての訪問者を見ることができます。他のユーザーの編集を編集したり、コメントを残したり、チャットボックスでチャットしたりできます。これにより、コラボレーションが容易になります。

明らかに、他の製品がありますDropbox Paperなどのコラボレーション全体。 Microsoft WordとLibreOfficeでは、ドキュメントにコメントを残すこともできます。 Word Onlineは、共同編集とコラボレーションの分野でも進歩を遂げています。しかし、私の意見では、より優れた製品を作成したのはGoogleです。 本当にうまく機能します。

各機能を順番に見ていきましょう。

インターネット接続があればどこでもオンライン

クラウドコンピューティングの悪に立ち向かうのは非常にファッショナブルですが、それに直面してみましょう。クラウドコンピューティングが人気を博している非常に良い理由があります。すなわち、それは 便利。 人間愛便利。クラウドコンピューティングでは、すべてのデバイスにソフトウェアをインストールしたり、ファイルをバックアップしたりする必要はありません。

必要なのは、クラウドアカウントを保護する強力なパスワードと、2要素認証だけです。

玄関をくぐる

Googleドキュメントにアクセスするには2つの方法があります。直接リンク– docs.google.com –のいずれかを使用して、ここにアクセスできます。

または、Googleドライブのリンク（drive.google.com）を使用して、青色の Googleドライブに移動 ボタン。

次の画面で、をクリックします 新規> Googleドキュメント.

どのルートを選択しても、空のドキュメントから開始するか、テンプレートを選択するという2つのオプションが表示されます。

白紙の文書

白紙の文書は非常に簡単です。それを選択して、ドキュメントにタイトルを付け、入力を開始します。

最初に言ったように、Googleドキュメントは非常にMicrosoft Wordのバージョンを削除しました。したがって、学習曲線は非常に浅く、大災害の余地はほとんどありません。それがとても人気がある理由です。

ことわざ「…。祖母でさえ簡単にできる」？それは、Googleドキュメントにも当てはまります。入力するだけです。先ほど言ったように、それはうまく機能します。

ページ設定の変更

ページ設定を希望する方法に変更するために使用できるさまざまなオプションがあります。

まず、に行く場合 ファイル>ページ設定、このボックスを持ち出すことができます。変更を行ったら、今後のすべてのドキュメントのデフォルト値として保存できます。

これらはトップメニューバーにもあります。

左側の1つはテキスト/画像の位置合わせで、右側の1つは行間隔です。

残りの設定が何であるかを確認するには、それらの上にマウスを置くと、キーボードショートカットと共に、関数名がポップアップ表示されます。

フォントとその他の入手方法

フォントを使用すると、次のような一般的なフォントを取得できますArial、Times New Roman、Verdanaなど。しかし、フォントを少しワイルドにしたい場合は、Google Fontsからダウンロードしてインストールできます。単に「その他のフォントフォントメニューの上部にあります。

このボックスは、Googleフォントを介して表示されます。必要なフォントをクリックして選択し、クリックします OK.

フォントメニューに表示されます。

テンプレート

特定の種類のドキュメントが必要な場合は、自分でフォーマットするのではなく、Googleが提供する事前にフォーマットされたテンプレートのいずれかを選択できます。

これが目的の方法である場合は、「テンプレートから」新しいドキュメントの作成を選択した場合。その後、無料のテンプレートが表示されます。

履歴書など、多くの選択肢がありますが、レターヘッド、レポート、パンフレット、クラスノート、レッスン計画、マニュアル、契約書など。いずれかを選択し、ニーズに合わせてカスタマイズを開始してください。

犬が履歴書を必要とする理由について私は当惑していますが。たぶん、番犬のポストを申請するのですか？

すべての単一の変更を自動的に保存する

Googleドキュメントがすべてを自動的に保存すると言ったときのことを覚えていますか？空白のドキュメントの入力を開始したら、「ヘルプ」オプションの隣にあるトップメニューバーを見てください。これが表示されます：

そして、これ：

言葉を見たら、「ドライブに保存されたすべての変更」、その文書に入力したことを失うことを心配する必要はありません。もちろん文書を削除しない限り。

前のバージョンへのロールバック

その「クリックドライブに保存されたすべての変更」リンクに以前のバージョンが表示されます。したがって、何かを変更し、それを完全に嫌っていて、古いバージョンに戻したい場合、それは完全に楽です。

をクリックした後 「ドライブに保存されたすべての変更」 リンク、これが表示されます：

一番上が現在のバージョンです。以下のものは、タイムスタンプ付きの古いバージョンです。右側のバージョンをクリックして、元に戻すバージョンを選択します。次に、ページの上部で[このバージョンを復元」。

古いバージョンが魔法のように戻ってくるのを見てください！

より充実したユーザーエクスペリエンスを実現するアドオン

Google Docsには多くのアドオンがあり、それらをインストールすることで、操作がずっと簡単になります。さらに、開発者は独自に作成し、Googleの検討のためにそれらを送信できます。

アドオンを表示するには、画面上部の[アドオン]メニューに移動し、[アドオンを入手」。強調表示されたアドオンが表示されるボックスと、他のアドオンを見つけるための検索ボックスが表示されます。

ここに私がいつも使っているお気に入りがあります。それらを開いて、アドオンメニューから使用すると、右側のサイドバーペインで開きます。 一度に使用できるアドオンは1つだけです。

より良い単語数

単語数を見つけるのは簡単です。あなただけに行かなければなりません ツール>単語数。しかし、あなたがフローの中にいる場合、メニューオプションを常にクリックするのを止めるのは本当にイライラする可能性があります。これはどこ より良い単語数 優れています。

開いた後、画面の右側に配置されます。入力を開始するとすぐに、単語数がリアルタイムで変化します。クリックする必要はありません。

ワンルックシソーラス

タイピングで忙しいとき、時々正しい言葉を考えるのは難しいです。そこでOneLookシソーラスが役立ちます。同義語だけでなく、韻、形容詞、名詞なども取得できます。

Openclipart

クリップアートは粘着性があると見られている人もいますが、それを好む人の数は同じです。そのため、Googleドキュメントのドキュメントにクリップアートを含める必要がある場合、Openclipartは不可欠なアドオンです。

開いた後、右側のサイドバーが開き、検索ボックスが表示されます。探しているものを検索してクリックします。ドキュメントに自動的に挿入されます。

翻訳する

Googleドキュメントには、ドキュメント全体を翻訳する機能があります（詳細は後ほど）。ただし、ドキュメントの小さな部分を「翻訳する" アドオン。

翻訳するテキストをハイライトし、「翻訳」アドオンを開き、ターゲット言語を選択して、「翻訳する」ボタン。

ドキュメント、コメント、チャットに人々を招待する

一つ Googleドキュメントの最高の機能 リアルタイムのコラボレーション機能です。あなたと同僚が世界中のどこにいても、同じドキュメントで全員が集まり、コメントを残し、お互いの文章を編集し、チャットすることができます。

Googleドキュメントの前に、人々は最新の友人や同僚へのワープロ文書のバージョン。より多くのバージョンがメールで送信されるほど、どちらが最新バージョンであるかについて混乱が生じるリスクが高まりました。

しかし、Google Docsはその頭痛の種を取り除きます。暗号化された1つのリンクに招待されるだけで、目の前で最新バージョンを確認できます。

人を招待する

Googleドキュメントに招待する必要がある人は誰でもGoogleアカウントが必要です。これは、標準の無料のGmailアカウントまたは有料のGoogle Appsアカウントのいずれかです。

ドキュメント画面の右上隅にある青い[共有]ボタンをクリックすると、ボックスがジャンプアップします。

「共有可能なリンクを取得」、リンクを作成するオプションがありますリンクがあれば誰でもドキュメントにアクセスできます。また、あなたの作品を編集したり、単に読んだりするなど、閲覧権限を編集することもできます。

または、特定の人を招待したい場合は、その人のメールを「人" セクション、およびドキュメントで許可されていること。伝えたいことがある場合は、メモを添付してください。

そのメールアドレスの連絡先帳に人がおり、そのうちの1人が招待したい人である場合、メールフィールドは自動的に自動入力され、時間を少し節約します。

ユーザーが招待を受け入れると、画面上部の[共有]ボタンの隣に招待が表示されます。

また、ドキュメント内を移動するときにカーソルが移動するのがわかります。

文書として作成者、あなたは常にそれをコントロールし続けます。誰もあなたをドキュメントから削除できません。ただし、招待する人を削除することはできます（頭に力を入れないでください！）。

おしゃべり

入力中、共同作業中など、お互いにチャットすることもできます。チャットボックスは、画面上部の青い[共有]ボタンの隣にあります。クリックすると、チャットボックスが表示されます。

コメントする

ドキュメントの任意の部分にコメントすることは非常に簡単です。テキストのコメントを付けたい部分を強調表示するだけです。ページの右側に小さな吹き出しが表示されます。

それをクリックすると、適切なコメントボックスが表示されます。これで、missiveを書くことができます。完了すると、強調表示されたテキストが黄色に変わり、コメントがページに表示されます。

ドキュメントの所有者はコメント付きのメール通知を受け取り、問題に返信したり、「解決済み」とマークしたりしてコメントを消すことができます。

Googleドキュメントからのエクスポート

ドキュメントを最終的に完成したら、おそらく特定の形式でGoogleドキュメントからエクスポートする必要があります。

に行けば 「ファイル」>「別名でダウンロード...」、 利用可能なさまざまなオプションが表示されます。

毒を選択し、ファイルがダウンロードされるのを見てください。

その他のクールなヒントとコツ

Googleドキュメントに関するさらに多くのヒントやコツが必要ですか？私がもっとたくさん持っているので、あなたがはい言ってくれてうれしい。

スキャンしたドキュメントとその他のファイルをアップロードする

Googleでは、すべてのファイルのリポジトリとしてGoogleドキュメントを使用することを望んでいます。そのため、彼らはあなたに他のファイル（PDF、DOC Xなど）をアップロードして、それらをDocs / Driveに保存してほしいと思っています。

ただし、これらのファイル形式で保持する場合は、Googleは、Googleアカウントのストレージ制限からファイルのサイズを取得することでペナルティを科します。ただし、ファイルを「Googleファイル」（Googleドキュメントでの実行と互換性のあるファイル）に変換すると、突然ドキュメント/ドライブにファイルが保存されます。さらに、必要なストレージスペースが少なくなります。

これが最近アップロードしたPDFファイルです。 Googleドキュメントに変換するには、右クリックして[で開く」 その後 "Googleドキュメント」。

変換は迅速で、新しいファイルを開くことができます。必要に応じて古いファイルを削除することもできます。不要なスペースを占有するためです。

ファイルがドキュメントのコピーである場合、GoogleOCR（光学文字認識）と呼ばれる技術を使用して、そのドキュメントを編集可能なテキストに変換できます。これは、Project GutenbergとThe Internet Archiveがパブリックドメインの書籍のインデックス作成に使用するものと同じ技術です。