NeatReceipts無料の代替：iPhone + GoogleドキュメントOCR

過去に、私は 非常に 200ドルほど投資したいNeatReceipts、SkyMallカタログからおそらく認識している紙からデジタルへのファイリングシステム。問題は、私はすでにスキャナーを所有していることです。そして、自分の人生をどれだけ楽にするかに関係なく、他のスキャナーにそれほど多くのお金を費やすことはできません。しかし、34の言語のOCRサポートの追加に関するGoogleでのgrooveDexterの投稿を読んだ後、私はアイデアを得ました。 iPhoneとGoogleドキュメントのOCR機能を使用して、独自のデジタルレシートファイリングシステムを使用してみませんか？レシートと名刺の写真を撮って、GoogleドキュメントにアップロードしてOCRを取得し、必要に応じてキーワードで検索できる特別なコレクションに入れるだけです。

長い話： できます。 NeatReceiptsのように滑らかではありませんが、2つの大きな利点があります。

ドキュメントをキャプチャするためにスキャナーやコンピューターは必要ありません。
それは自由.

NeatReceiptsの無料代替GoogleドキュメントOCRデジタル領収書ファイリングシステム全体の仕組みは次のとおりです。

（注：念のため、 OCR を意味する 光学式文字認識 基本的に、GoogleドキュメントはPDFまたは画像からテキストを読み取り、Googleドキュメントで編集および検索可能な形式に変換できることを意味します）

ステップ1-領収書、名刺、書類の収集

受信トレイ方式のシステムを実装しようとしたことがある人なら誰でも知っているように、手間がかからず、常に利用できる「バケツ」が重要です。そして、これがこのモバイルNeatReceiptsの代替品が本当に輝くところです。必要なのはカメラ付きの電話だけです。Dropboxがインストールされたスマートフォンはさらに優れていますが、必須ではありません。

データを収集するには、単に スナップ写真 あなたの名刺、領収書またはあなたがクラウドに離れて提出したい他の紙の記録の。

これは実際には非常に重要なステップです。可能な限り鮮明なショットを確実に取得する必要があります。文書全体が写真を埋めるように最善を尽くします。まぶしさのない明るい状態を確認してください。また、テキストがフォーカスされていることを確認してください。ぼやけている、暗すぎる、または切れている場合は、もう一度撮ります。うまく機能する場合は、横向きモードで試してください。

ステップ2-コンピューターへの同期

残念ながら、現時点では簡単な方法はありませんiPhoneから直接写真をGoogleドキュメントに取り込むことができます。 Dropboxフォルダーに写真を直接アップロードできるため、Dropboxの使用をお勧めします。 Dropbox内から写真を撮影してすぐにアップロードするか、カメラロールから既存の写真を選択したフォルダーにアップロードできます。

もちろん、写真を同期できますiPhotoまたはWindows Live Photo Galleryを使用した昔ながらの方法。しかし、このソリューションの魅力の1つは、動作させるためにUSBポートに配線する必要がないことです。

ステップ3 – Googleドキュメントにアップロードする

あとは、Googleにアップロードするだけです。ドキュメントを作成し、OCR機能を有効にします。ただし、これを行う前に、OCRのドキュメントと領収書専用のコレクションを作成することをお勧めします。これにより、後で検索しやすくなります。私は「領収書/名刺」とはいえ、好きな名前を付けることができます。

次、 クリック アップロード…

…そして、アップロードするレシートとスナップショットを選択します。前にここでやるべきこと クリックする アップロードを開始 することです 小切手 隣のボックス テキストをPDFまたは画像ファイルからGoogleドキュメントドキュメントに変換する。また、英語以外の言語を使用している場合は、下のドロップダウンメニューで言語を選択してください。

ステップ4-デジタル化された領収書の検索と整理

よし！これで、検索可能なアーカイブされたGoogleドキュメントフォルダーに名刺と領収書があります。 Googleドキュメントがどのように機能したかを確認するには、いずれかを開いてください。

これが私がした例です。ご覧のとおり、白い背景のテキストをかなり簡単に引き出しました。 URLに問題がありましたが、全体として、この取り組みは「汚すぎる格好はやめて必要に応じて、手作業で修正を行うことができます。

重要な側面は、この画像ファイルが検索可能になりました。それで、10か月後、ジャックブッシュ氏の名刺を探したいとしましょう。 Googleドキュメントを取得して、領収書/名刺コレクションで「ジャック・ブッシュ」

そのため、Google DocのOCRは完璧ではありませんが、キーワード検索クエリで簡単にドキュメントを見つけることができます。どのようにスライスしても、アルファベット順のファイルキャビネットをたたくよりもずっと速く簡単です。

結論

さて、このすべての後、私はまだ私が認めているNeatReceiptsを購入したい。私の意見は、ドキュメントのテキストを解析するのがはるかに優れており、おそらく大きなページではより良い仕事をするということです。さらに、Google Docs OCRには最大2 MBのドキュメントでしか動作できないという大きな制限があります。事実上、PDFはこの制限を破ります。ただし、1つの回避策は、PDFをより小さいサイズまたは色深度に変換することです（私はそれらを33％とグレースケールにしました）Snagit Batch Image Conversion Wizardなどのツールを使用します。

君は できた Evernoteも試してみてください。画像内のテキストを認識し、さらに携帯電話から直接アップロードできるモバイルアプリを認識します。しかし、全体的に見て、EvernoteのOCRが少し威力を発揮することがわかりました。アップロードしてもすぐには変換されず、画像をいつ処理するかは完全にはわかりません。現時点では、アップロードに余分な手順が必要ですが、Googleドキュメントは最速の方法です。