A Google Táblázatok segítségével e-mailt küldhet a cellaérték alapján

Tudta, hogy e-maileket közvetlenül a Google Táblázatokból lehet elküldeni a Google Apps Script használatával? Néhány egyszerű kóddal felhasználhatja a cellák értékét riasztási üzenet kiváltására a beérkező levelek mappájába.

Ha e-mailt küldenek a Google Táblázatokból, a Google Apps Script használatát kell használni. De ne aggódjon, ha még soha nem hozott létre egyetlen Google Apps-szkriptet, az e-mail küldése nagyon egyszerű.

A következő oktatóanyagban meg fogja tanulnihogyan ellenőrizheti a cellák értékét a Google Táblázatokban, és ha az érték meghalad egy bizonyos küszöbértéket, automatikusan riasztási e-mailt küldhet bármilyen e-mail címre.

Ennek a szkriptnek sok felhasználása van. Figyelmeztetést kaphat, ha az értékesítési jelentésben szereplő napi bevételek egy bizonyos szint alá esnek. Vagy kaphat e-mailt, ha az alkalmazottak beszámolnak arról, hogy túl sok órát számláztak az ügyféllel, a projektkövetési táblázatban.

Nem számít az alkalmazás, ez a szkript nagyon erős. Ezzel egyidejűleg megtakaríthatja azt az időt is, amikor a táblázatok frissítéseit manuálisan kell ellenőriznie.

1. lépés: E-mail küldése a Google Táblázatok segítségével

Mielőtt létrehozhat egy Google Apps Script-t az e-mailek küldéséhez a Google Sheets alkalmazásból, szükséged lesz egy Gmail e-mail címre, amelyre a Google Apps Script hozzáférhet, hogy értesítő e-maileket küldjön.

El kell készítenie egy új táblázatot is, amely e-mail címet tartalmaz.

Csak adjon hozzá egy névoszlopot és egy e-mail oszlopot, és töltse ki őket azzal a személlyel, akinek értesítést szeretne kapni.

Most, hogy van egy e-mail címe, amelyre figyelmeztető e-mailt küldeni, itt az ideje, hogy elkészítse a szkriptet.

A szkriptszerkesztőbe való belépéshez kattintson a gombra Eszközök, majd kattintson az OK gombra Szkript-szerkesztő.

Lát egy szkript ablakot, amelynek alapértelmezett funkciója van myFunction (). Nevezze át Küldjön e-mailt().

Ezután illessze be a következő kódot a SendEmail () függvénybe:

// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This is your Alert email!"; // Second column
var subject = "Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

Így működik ez a kód:

• getRange és getValues kihúzza az értéket a getRange módszerben megadott cellából.
• var üzenet és var tárgy meghatározza a riasztási e-mail létrehozására szánt szöveget.
• A MailApp.sendEmail funkció végül végrehajtja a Google Scripts e-mail küldési funkcióját a csatlakoztatott Google-fiókjával.

A szkript mentéséhez kattintson a korong ikonra, majd futtassa a fuss ikon (jobbra mutató nyíl).

Ne feledje, hogy a Google Scriptnek engedélyre van szüksége ahhoz, hogy hozzáférjen Gmail-fiókjához az e-mail küldéséhez. Tehát a szkript első futtatásakor az alábbiak szerint figyelmeztetést kaphat.

Kattintson Engedélyek áttekintése, és látni fog egy másik figyelmeztető képernyőt, amelyet meg kell kerülni.

Ez a figyelmeztető képernyő annak oka, hogy olyan egyedi Google Scriptet ír, amelyet még nem regisztráltak hivatalosként.

Csak kattintson a gombra Fejlett, majd kattintson a Ugrás a SendEmail-hez (nem biztonságos) link.

Csak egyszer kell ezt megtennie. A szkript futni fog, és a táblázatban megadott e-mail cím az alábbihoz hasonló e-mailt fog kapni.

2. lépés: Érték olvasása egy cellából a Google Táblázatokban

Most, hogy sikeresen írt egy Google Apps Script-t, amely riasztási e-mailt küldhet, ideje ezt a riasztási e-mailt működőképesebbé tenni.

A következő lépés, amelyet megtanulsz, hogyan olvashat ki egy adatértéket a Google Táblázatból, ellenőrizze az értéket, és küldjön felugró üzenetet, ha az érték meghaladja vagy meghaladja a felső határt.

Mielőtt ezt megtenné, el kell készítenie egy új lapot a Google Táblázatban, amelyen dolgozik. Hívja ezt az új lapot „MyReport” -nak.

Ne feledje, hogy a D2 cella az, amelyet ellenőrizni és összehasonlítani szeretne. Képzelje el, hogy minden hónapban meg akarja tudni, hogy teljes eladása 16 000 dollár alá esett-e.

Hozzuk létre a Google Apps szkriptet, amely ezt megteszi.

A kattintással térjen vissza a Script Editor ablakba Eszközök és akkor Script Editor.

Ha ugyanazt a táblázatot használja, akkor továbbra is a Küldjön e-mailt() működik ott. Vágja le a kódot, és illessze be a Jegyzettömbbe. Később szüksége lesz rá.

Illessze be a következő függvényt a kódablakba.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert("Sales too low!");
}
}

Hogyan működik ez a kód:

• Töltse be az értéket a cellából D2 bele monthSales változó.
• Az IF nyilatkozat összehasonlítja a D2 cellában a havi eladásokat 16 000 dollárral
• Ha az érték meghaladja a 16 000-et, akkor a kód riasztással megjelenít egy böngészõ üzenõdobozt.

Mentse el ezt a kódot, és futtassa. Ha megfelelően működik, akkor a következő figyelmeztető üzenetet kell látnia böngészőjében.

Most, hogy van egy Google Apps Script, amely képesküldjön egy e-mailes figyelmeztetést és egy másik szkriptet, amely összehasonlíthatja az egyes táblázatokban szereplő értékeket, készen áll arra, hogy a kettőt egyesítse, és riasztást küldjön a riasztási üzenet kiváltása helyett.

3. lépés: Mindent összerakva

Itt az ideje, hogy a két létrehozott szkriptet egyetlen szkriptbe egyesítse.

Ezen a ponton rendelkeznie kell egy Sheet1 nevű táblával, amely tartalmazza a riasztási e-mail címzettet. A MyReport nevű másik lap az összes értékesítési információt tartalmazza.

Visszatérve a Script Editor-ba, itt az ideje, hogy gyakoroljon mindent, amit eddig megtanult.

Cserélje ki az összes kódot a szkriptszerkesztőben két funkciójával, az itt látható módon.

function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject = "Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}

Figyelje meg a szerkesztéseket itt.

Az IF utasításon belül csak illessze be a Küldjön e-mailt szkript a CheckSales () függvény, az if utasítás zárójelben.

Másodszor, összekapcsoljuk a monthSales változó az e-mail végéig a + karakter.

Csak annyit kell tennie, hogy minden hónapban elindítja a CheckSales () funkciót.

Ehhez a szkriptszerkesztőben:

1. Kattintson a szerkesztése menüpontot, majd kattintson a gombra A jelenlegi projekt indítói.
2. Kattintson a képernyő alján hozzon létre egy új ravaszt.
3. Válaszd ki a CheckSales függvény futtatni.
4. változás Válassza ki az esemény forrását nak nek idő-vezérelt.
5. változás Válassza ki az időalapú ravaszt nak nek Hónap-időzítő.

Kattints Mentés hogy befejezze a ravaszt.

Most minden hónapban fut az új szkript, és összehasonlítja a D2 cellában a havi teljes eladási összeget 16 000 dollárral.

Ha kevesebb, riasztási e-mailt küld, amelyben értesíti Önt az alacsony havi eladásokról.

Mint láthatja, a Google Apps Scripts sok funkciót csomagol egy kis csomagban. Csak néhány egyszerű kódsor segítségével csodálatos dolgokat csinálhat.

Ha még kísérletezni szeretne, próbálja meg hozzáadnia 16 000 dolláros összehasonlítási korlátot a táblázat egy másik cellájába, majd olvassa el ezt a szkriptbe az összehasonlítás elvégzése előtt. Ily módon megváltoztathatja a határértéket, csak a lapon szereplő érték megváltoztatásával.

A kód megjavításával és új kódblokkok hozzáadásával építhet ezekre az egyszerű dolgokra, amelyeket megtanulsz, és végül elkészíthetsz néhány csodálatos Google Scriptet.