Növelje az Outlook termelékenységi munkafolyamatait ezekkel a tippekkel

A kezdő vagy profi felhasználók számára a Microsoft Outlook tartalmazzasok olyan funkció, amelyet felhasználhat a termelékenység növelésére. Itt található néhány alapvető tipp a munkafolyamat és a termelékenység javításához az Outlook for Mac, az Office 365 vagy a webes verziók használatával.

Beállítási szabályok

A szabályok segítenek automatizálni a kezedbenüzeneteket, függetlenül attól, hogy blokkolja a levélszemét üzenetet, vagy áthelyezi-e bizonyos üzeneteket egy mappába. Például a főnökétől származó összes üzenet áthelyezhető egy adott mappába, így soha nem hagyja ki őket. Az Outlook teljes verziójával létrehozhat néhány nagyon összetett szabályt.

Ez egy egyszerű szabály, amellyel az üzeneteket átvitte a címzett mappájából. Válasszon ki egy üzenetet a címzettől, majd kattintson a gombra itthon fülre, majd kattintson a gombra Szabályok> Szabály létrehozása.

Jelölje be a négyzetet Tól től a címzett, majd ellenőrizze Helyezze át az elemet a mappába. ” Válasszon egy meglévő mappát, vagy hozzon létre egy újat. Válassza ki, majd kattintson az OK gombra. A szabályt azonnal vagy később is futtathatja. Vannak szabályok, amelyek segítségével beállíthatja a riasztást, ha e-mailt kap egy adott címzettől, vagy bizonyos szavakkal küldött üzeneteket. Nézze meg, hogyan helyezheti át az új üzeneteket egy adott mappába.

Ezenkívül néhány évvel ezelőtt a fejlett szabályokat adták hozzá az Outlook.com-hoz.

Használjon színkategóriákat és zászlókat

Használja a Szín és kategóriák funkciótrangsorolása és összpontosítása arra, ami fontos. Válasszon egy üzenetet, kattintson a kategorizálás menüre, majd válassza ki a megfelelő színt. Testreszabhatja ezeket a színeket egy adott jelentésre. kettyenés Kategóriák> Minden kategória > válassza ki a színt, majd az Átnevezés lehetőséget. A billentyűzet parancsai is hozzárendelhetők, így gyorsan meg lehet jelölni egy üzenetet.

A Követési zászló emlékezetére is segíthetüzenetek, amelyeket akkor kell megnéznie, amikor van ideje. Ha megjelöl egy e-mailt, akkor ez megjelenik a Teendők és Feladatok listájában, így emlékezhet arra, hogy részt vett benne.

Ütemezés a késleltetett kézbesítés használatával

Az Outlook lehetővé teszi az e-mail kézbesítésének késleltetéséta nap egy meghatározott időpontjára. Ez a szolgáltatás akkor hasznos, ha tudod, hogy egy címzett egy adott időpontig nem jut hozzá az üzenethez. Ha tudatában van annak, hogy egy felhasználó reggel 3 óra körül ellenőrzi az e-maileket, hozzon létre egy új üzenetet, majd kattintson a Késleltetett kézbesítés gomb alatt Lehetőségek. Végezze el a megfelelő módosításokat a kézbesítési lehetőségekben, például: Ne szállítson korábban dátum és idő.

Hozzon létre egy keresési mappát

A Keresési mappa egy hatékony módszer aüzeneteket, és józanságot hoz a beérkező levelek mappájába. Például létrehozhat egy keresési mappát a követni kívánt levelekhez, vagy megjelölhet bizonyos emberek, csoportok vagy listák üzeneteit.

Kattints a Folder fülre, majd kattintson a gombra Új keresési mappa majd válassza ki a kívánt mappáthozzon létre egy csoporton belül. Válassza ki a levélmappát, majd kattintson az OK gombra. A navigációs ablaktáblában létrejön egy keresési mappa. Az általam követett üzenetek ott lesznek elérhetők, amikor szükségem van rájuk.

Állítsa be a levélszemét-szűrő szintjét

A levélszemét lelassíthatja a termelékenységete-maileket, amelyekre egész nap elérhetsz. A Outlooks levélszemét-szűrő használatával minimalizálhatja annak hatását. Kattintson a Kezdőlap fülre, majd a Törlés csoport kéretlen menüjére, majd kattintson a Levélszemét-beállítások elemre.

Javaslom, hogy először az alacsony beállítással kezdjeés megnézheti, hogy működik az Ön számára. Ha a levélszemét túl agresszív, akkor lépjen egy magasabb opcióra. Ha a szűrő tévesen megjelöl egy fontos üzenetet, akkor a Végleges törlés lehetőséget nem hagyom ellenőrizve.

Készítsen biztonsági másolatot a PST-fájlról

Az Outlook egy rendszer, és szintén megbukhat. A személyes mappa egészséges biztonsági másolatának fenntartása garantálhatja a zavartalan helyreállítást a rendszer meghibásodása, vagy bármilyen más váratlan probléma esetén.

Az Outlook 2013 vagy az Outlook 2016 használatával létrehozott Outlook adatfájlokat (.pst) a számítógépére menti a DocumentsOutlook Files mappa. Ha olyan számítógépre vagy Mac-re frissítette az Outlook programot, amelyen már vannak adatfájlok, amelyeket az Outlook 2007-ben vagy korábban hoztak létre, ezeket a fájlokat egy másik helyre menti egy rejtett mappába a következő címen: C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

A offline Outlook adatfájlt (.ost) a rendszer a következő helyen is menti C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. A legtöbb adat a szerveren marad; bármi isa helyben elmentett tételeket biztonsági másolatot kell készíteni. Például a Naptár, a Névjegyzék, a Feladatok és a Csak Helyi jelöléssel ellátott mappák. A PST mappák létrehozásáról és biztonsági másolatáról bővebben a következő cikkekben olvashat:

• Hogyan hozhatunk létre PST-mappát az Outlook 2016 alkalmazásban
• Hozzon létre egy PST-mappát az Outlook 2013-ban
• Mik az Outlook PST mappái és hogyan használhatom őket?
• Javítsa ki a sérült PST mappát az Outlookban

Ön is érdekli, hogyan lehet megtalálni az ideiglenes Outlook OLK mappát.

Beállítva az Irodán kívüli válaszok

Akár a legtöbb esetben ki lesz az irodábólnaponta vagy havi szabadságon, az Ügyfeleken kívüli válasz beállításával tudathatja a kapcsolatokkal, hogy nem érhető el. Az Irodán kívüli asszisztens használata csökkenti a beérkező levelek zaját, amikor azonnali válasz nélkül próbálnak elérni téged. Ez csökkenti a postaláda tisztításának munkáját is, amikor visszatér. kettyenés Fájl> Információ> Automatikus válaszok.

Jelölje be az Automatikus válaszok küldése jelölőnégyzetet, majdhatározza meg azt az időszakot, amikor el szeretné küldeni ezt az üzenetet. Ezt az üzenetet elküldheti a szervezeten belüli vagy azon kívüli kollégáknak is.

Ha az Outlook for iOS rendszert használja, koppintson a Beállítások elemre, majd az Exchange Server kiszolgálóra, majd a Automatikus válaszok. Váltás az Automatikus válaszok elemre, és írjon be egy személyre szabott üzenetet.

Értesítések kezelése

Az Outlook asztali értesítései lenyűgözőek lehetnekés elvonja magát. Az egyik lehetőség, hogy letiltja őket. A némításhoz kattintson a jobb gombbal a tálcán az értesítési területen található Outlook ikonra, majd kattintson az Új e-mail értesítés megjelenítése elemre. Az Outlook régebbi verzióival kapcsolatban olvassa el az Outlook asztali riasztások letiltásáról szóló cikket.

Outlook Mobile tippek

Ha az Outlook mobil verzióját használja, itt talál néhány tippet, amelyekkel hatékonyan élhet útközben.

Váltás a személyes és a munkanaptár között.

Koppintson a Naptár fülre, majd a hamburger menüre, majd a Munka vagy a Személyes naptárra.

Ütemezze a Skype-hívást az Outlook for iOS rendszerre

Koppintson a Naptár elemre, hozzon létre új, még akkor is írja be az esemény nevét. Koppintson az Emberek elemre, majd adja hozzá a meghívni kívánt embereket. Húzza le és kapcsolja be Skype hívás majd koppintson a Skype Call linkre, írja be a leírást, majd koppintson a elemre Kész. Koppintson a Mentés gombra a befejezéshez.

Elérhetőség küldése

Hozzon létre új üzenetet, és koppintson a Naptár eseményre.

Koppintson a rendelkezésre állás küldése elemre, válassza ki a megfelelő időt, majd a Kész lehetőséget.

Küldje el az üzenetet.

Az Outlook 2016 for Mac legújabb frissítései hozzáadtak néhányatúj funkciók. Nézze meg a cikkünket, ahol további információt szerez az új szolgáltatások használatáról. Tekintse meg a cikkünket az Mac billentyűzethez tartozó Outlook billentyűzet-parancsok listájáról is.