Microsoft Word दस्तावेज़ों में परिवर्तन कैसे ट्रैक करें

यदि आप परियोजनाओं पर टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करते हैं, तो वर्ड 2016 में ट्रैक परिवर्तन की सुविधा आवश्यक है, और अब अधिक शक्तिशाली है। यहां देखिए यह कैसे काम करता है।

यदि आप परियोजनाओं पर टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करते हैंया रेडलाइन के साथ अनुबंधों को चिह्नित करना, Microsoft Word में परिवर्तनों पर नज़र रखना एक जीवन रक्षा हो सकता है! ट्रैक चेंज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बिल्ट-इन फीचर है जो वास्तव में प्रक्रिया में पवित्रता लाता है। यहां तक ​​कि अगर आप अधिग्रहण, विलय, अनुबंध, या एक सर्वश्रेष्ठ विक्रेता को अधिकृत करने जैसी जटिल परियोजनाओं पर काम नहीं कर रहे हैं - ट्रैक परिवर्तन छोटे समूह परियोजनाओं के लिए उपयोगी हो सकते हैं, जैसे कि स्कूल असाइनमेंट।

चूंकि हमने पिछली बार Microsoft में इस सुविधा को कवर किया थाWord 2010 में, महत्वपूर्ण परिवर्तन हुए हैं जो ट्रैक परिवर्तन को और अधिक शक्तिशाली बनाते हैं। ऑफिस ऑनलाइन की उपलब्धता के साथ, उपयोगकर्ता एक दस्तावेज़ पर वास्तविक समय सहयोग कर सकते हैं, और यह इस लेख में देखने वाली रोमांचक नई विशेषताओं में से एक है।

Word 2016 में ट्रैक परिवर्तन सक्षम और उपयोग करें

चरण 1: सामग्री शुरू करना

आप जिस दस्तावेज़ में सहयोग कर रहे हैं, उसके भीतर आपको कुछ सामग्री के साथ शुरुआत करनी होगी। दस्तावेज़ का यह हिस्सा एक अलग उपयोगकर्ता द्वारा लिखा जा रहा है। पहला पैराग्राफ मेरे द्वारा लिखा गया था।

चरण 2: ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें
ट्रैकिंग परिवर्तन शुरू करने के लिए, पर जाएँ समीक्षा टैब और क्लिक करें ट्रैक परिवर्तन में नज़र रखना समूह (आप भी दबा सकते हैं CTRL + SHIFT + E)

जब ट्रैक परिवर्तन सक्षम होता है, तो आपको स्क्रीन के दाईं ओर प्रत्येक लेखक के लिए एक गुब्बारा दिखाई देगा।

चरण 3: संपादन

Word में ट्रैक परिवर्तन भ्रम से बचने के लिए रंग समन्वय का उपयोग करता है। पहला लेखक नीला है और दूसरा लाल है। जब अतिरिक्त लेखक संपादन करते हैं, तो उन्हें एक अनूठा रंग भी सौंपा जाएगा।

जब दस्तावेज़ में संपादन किया जाता है, तो दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को इंगित करने के लिए पैराग्राफ के बगल में एक ऊर्ध्वाधर रेखा दिखाई देती है। ध्यान दें कि पहले पैराग्राफ में यह नहीं है क्योंकि ट्रैक परिवर्तन दस्तावेज़ में आगे तक सक्षम नहीं था। जब आप क्लिक करें ट्रैक परिवर्तन दिखाएं बार, यह तुरंत सभी को उजागर करता हैसंपादन जो उनकी टिप्पणी के साथ दस्तावेज़ में किए गए हैं। यदि आप इसे सक्षम रखते हैं और आप संपादन करते हैं, तो आप टाइप करते और हटाते समय वास्तविक समय में परिवर्तन देखेंगे।

चरण 4: टिप्पणियाँ, गुब्बारे और अतिरिक्त संपादन उपकरण

यदि आप किसी शब्द या पैराग्राफ पर टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं, तो उसे उजागर करें समीक्षा टैब और क्लिक करें नई टिप्पणी में टिप्पणियाँ समूह। आपकी टिप्पणियाँ तब दस्तावेज़ के दाईं ओर दिखाई देंगी जब दस्तावेज़ को अंतिम रूप दिया जाता है; आप उन्हें बंद कर सकते हैं।

जब आप विशेष फ़ॉर्मेट जैसे बोल्ड, इटैलिक या अंडरलाइन लागू करते हैं, तो आपको जिन चीज़ों पर ध्यान देना है, उनमें से एक टिप्पणी स्वचालित रूप से ट्रैक परिवर्तनों में जोड़ दी जाती है प्रारूपित।

आप यह भी कस्टमाइज़ कर सकते हैं कि आप दस्तावेज़ पर गुब्बारे कैसे दिखाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप उन सभी संशोधनों को देखना चाहते हैं जो प्रत्येक लेखक द्वारा दस्तावेज़ में जोड़े गए हैं, तो क्लिक करें समीक्षा टैब> मार्कअप दिखाएँ मेनू> गुब्बारे > गुब्बारे में संशोधन दिखाएं।

संशोधन

समीक्षा फलकसमीक्षा > समीक्षा पान) आपको प्रत्येक लेखक द्वारा सभी संपादन की समीक्षा करने देता हैआप स्क्रीन पर लंबवत या क्षैतिज रूप से देख सकते हैं। आप संशोधन फलक में एक शब्द या पैराग्राफ पर क्लिक कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के उस हिस्से पर नेविगेट करेगा।

चरण 5: दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें

यदि आप दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों से सहमत हैं, तो आप उन्हें स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। अन्य लेखक द्वारा किए गए शो ट्रैक परिवर्तन बार हाइलाइट परिवर्तनों पर क्लिक करें, फिर पर जाएं समीक्षा टैब पर क्लिक करें स्वीकार करना पुष्टि करने के लिए बटन।

अब आप देखेंगे कि परिवर्तन तुरंत लागू हो गए हैं।

चरण 6: दस्तावेजों की तुलना या संयोजन करें

एक और उपयोगी फीचर लेखक लाभ उठा सकते हैंसंस्करण को ट्रैक करने की क्षमता एक दस्तावेज़ है। उदाहरण के लिए, यदि दो लेखक एक ही दस्तावेज़ को दो प्रतियों में कांटे और उन पर अलग-अलग काम करना जारी रखते हैं, तो वे बाद में दो संस्करणों की तुलना कर सकते हैं और उन्हें जोड़ सकते हैं। जब तक वे संरचना में समान होते हैं, आप दो को जोड़कर एक अंतिम दस्तावेज़ बना सकते हैं।

परिवर्तनों की तुलना और संयोजन करने के लिए, चयन करें समीक्षा टैब पर क्लिक करें तुलना फिर फ़ील्ड बॉक्स में मूल दस्तावेज़ चुनें, फिर संशोधित संस्करण चुनें, फिर क्लिक करें ठीक।

Microsoft Word तब तीन-फलक प्रस्तुत करेगासंयुक्त सामग्री के साथ मुख्य दस्तावेज़ के रूप में मुख्य स्क्रीन दिखाने वाले दस्तावेज़ का दृश्य, और एक मिनी विंडो फलक में मूल और वैकल्पिक प्रतियां। जब आप स्क्रॉल करते हैं, तो आप परिवर्तनों की तुलना कर सकते हैं। यह अधिमानतः स्क्रीन पर पर्याप्त स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन के साथ किया जाता है।

जब आप दस्तावेजों को अंतिम प्रति में संयोजित करने के लिए तैयार हों, तो वापस जाएं समीक्षा टैब क्लिक करें तुलना तब दबायें जोड़ना फ़ील्ड बॉक्स में मूल दस्तावेज़ का चयन करें फिर संशोधित संस्करण का चयन करें ठीक।

फिर आप संयुक्त दस्तावेज़ को अन्य लेखकों द्वारा दूसरे रंग में किए गए परिवर्तनों के साथ देखेंगे।

कार्यालय ऑनलाइन के साथ एकीकरण

Google Apps की हत्यारा सुविधाओं में से एक हैइसके वास्तविक समय के सहयोग उपकरण रहे हैं। Microsoft ने अंततः अपने Office Online सुइट के लिए धन्यवाद पकड़ लिया है, जिसमें वर्ड का वेब-आधारित संस्करण है। Word 2016 में एक नई सुविधा साझा करने और देखने की क्षमता है जो आपके दस्तावेज़ पर काम कर रहा है। ऐसा करने के लिए, क्लिक करें साझा बटन और दस्तावेज़ को अपने OneDrive फ़ोल्डर में सहेजें।

फिर शेयर फलक अतिरिक्त प्रकट करेगाविकल्प, विभिन्न प्रतिबंधों के साथ दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए व्यक्तियों को आमंत्रित करने की क्षमता के साथ। आप यह भी देखेंगे कि ब्लॉक लेखक और प्रतिबंध विकल्प अब के भीतर सक्षम हैं रक्षा करना समूह। यदि आप एंटरप्राइज़ सेटिंग में Office 365 का उपयोग करते हैं, तो आप लेखकों को सहयोग करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं।

इस लेख के लिए, मैं का उपयोग करेंगे एक साझाकरण लिंक प्राप्त करें जो मैं अतिरिक्त लेखकों को ईमेल करूंगा, मैं दस्तावेज़ पर सहयोग करना चाहता हूं।

जब आप या अन्य लेखक वर्ड ऑनलाइन लोड करते हैं और परिवर्तन करते हैं, तो दस्तावेज़ पर सहयोग करने वाले अन्य व्यक्तियों को वास्तविक समय में अधिसूचित किया जाएगा।

यहां आप देख सकते हैं कि अन्य लेखक द्वारा बनाए गए सहेजे गए संपादन नीले रंग में हाइलाइट किए गए हैं।

जब कोई लेखक अब दस्तावेज़ को संपादित नहीं कर रहा है, तो आपको वर्ड 2016 के भीतर सूचित किया जाएगा।

जैसा कि आप देख सकते हैं, ट्रैक परिवर्तन और भी अधिक हैअपने वास्तविक समय सहयोग सुविधाओं के साथ शक्तिशाली। चाहे आप बड़े या छोटे प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों, वर्ड 2016 से सभी को एक ही पेज पर रखना आसान हो सकता है। रंग समन्वय, साझाकरण, रीयल-टाइम संपादन, और OneDrive के साथ क्लाउड एकीकरण सभी एक सम्मोहक अनुभव तक जोड़ते हैं।