Paranna Outlook-tuottavuuden työnkulkua näiden vinkkien avulla

Aloittelijoille tai ammattilaisille Microsoft Outlook sisältäämonia ominaisuuksia, joita voit käyttää tuottavuuden parantamiseen. Tässä on joitain tärkeitä vinkkejä työnkulun ja tuottavuuden parantamiseksi Outlook for Mac-, Office 365- tai web-versioiden avulla.

Asennussäännöt

Säännöt voivat auttaa sinua automatisoimaanestääkö se roskapostia tai siirtääkö tiettyjä viestejä kansioon. Voit esimerkiksi saada kaikki pomosi viestit siirtymään tiettyyn kansioon, joten et koskaan kaipaa niitä. Outlookin täysversiona voit luoda melko monimutkaisia ​​sääntöjä.

Tässä on yksinkertainen sääntö, jossa siirrän viestejä vastaanottajakansiosta. Valitse viesti vastaanottajalta ja napsauta sitten Koti välilehti ja napsauta sitten Säännöt> Luo sääntö.

Valitse ruutu alkaen vastaanottaja tarkista sitten Siirrä kohde kansioon. ” Valitse olemassa oleva kansio tai luo uusi. Valitse se ja napsauta OK. Voit suorittaa säännön heti tai myöhemmin. On sääntöjä, jotka voit määrittää vastaanottamaan hälytyksen, kun saat sähköpostia tietyltä vastaanottajalta tai viestejä tietyillä sanoilla. Katso kuinka siirrät uudet viestit tiettyyn kansioon.

Lisäksi edistyneet säännöt lisättiin Outlook.com-verkkoon muutama vuosi sitten.

Käytä väriluokkia ja lippuja

Käytä Väri ja luokat -ominaisuuttapriorisoida ja keskittyä siihen, mikä on tärkeää. Valitse viesti ja napsauta Luokittele-valikkoa ja valitse sitten sopiva väri. Voit mukauttaa nämä värit tiettyyn merkitykseen. Klikkaus Luokat> Kaikki luokat > valitse väri ja nimeä sitten uudelleen. Näppäimistökomennot voidaan myös määrittää, jotta voit merkitä viestin nopeasti.

Seurantalippu voi myös auttaa sinua muistamaanviestit, jotka sinun on tarkasteltava, kun sinulla on aikaa. Kun merkitset sähköpostiviestin, se näkyy tehtäväluettelossa ja tehtävissä, jotta voit muistaa osallistua siihen.

Aikataulu Viivästetyn toimituksen käyttäminen

Outlook antaa viivästyttää sähköpostin toimitustatiettyyn kellonaikaan. Tämä ominaisuus on kätevä, jos tiedät, että vastaanottaja ei pääse viestiisi tiettyyn aikaan. Jos tiedät, että käyttäjä tarkistaa sähköpostin kello 3.00 aamulla, luo uusi viesti ja napsauta sitten Viivästytä toimitusta painike alla vaihtoehdot. Tee asianmukaiset muutokset toimitusvaihtoehtoihin, kuten Älä toimita ennen päivämäärä ja aika.

Luo hakukansio

Hakukansio on tehokas tapa kolhotaviestejä ja tuo järkeä postilaatikkoosi. Voit esimerkiksi luoda hakukansion sähköpostille, jota haluat seurata, tai merkitä tiettyjen ihmisten, ryhmien tai luetteloiden viestejä.

Klikkaa Kansio välilehti ja napsauta sitten Uusi haku -kansio valitse sitten haluamasi hakukansion tyyppiluoda yhdestä ryhmästä. Valitse postilaatikko ja napsauta OK. Etsintäkansio luodaan navigointiruutuun. Seuraamani viestit ovat käytettävissä siellä, kun tarvitsen niitä.

Aseta roskapostisuodattimen taso

Roskapostit voivat hidastaa tuottavuuttasähköpostit, joihin voit saada koko päivän. Voit minimoida sen vaikutukset käyttämällä Outlooks Roskapostisuodatinta. Napsauta Koti-välilehteä, napsauta Poista-ryhmän Roska-valikkoa ja napsauta sitten Roskaposti-asetukset.

Suosittelen aloittamista ensin matalastaja katso miten se toimii sinulle. Jos roskapostit ovat liian aggressiivisia, voit siirtyä korkeampaan vaihtoehtoon. Jos suodatin merkitsee vahingossa tärkeän viestin, pidä Pysyvä poisto -vaihtoehdon valittuna.

Luo varmuuskopioita PST-tiedostosta

Outlook on järjestelmä, ja se voi myös epäonnistua. Pitämällä henkilökohtaisen kansion terveellisen varmuuskopioinnin voit varmistaa sujuvan palautumisen vioittuneiden, järjestelmävikojen tai muiden odottamattomien ongelmien varalta.

Outlook 2013: n tai Outlook 2016: n avulla luodut Outlook-tiedostot (.pst) tallennetaan tietokoneellesi DocumentsOutlook Files -kansio. Jos päivitit Outlookiin PC: llä tai Macilla, jolla oli jo Outlook 2007: ssä tai aikaisemmin luodut datatiedostot, nämä tiedostot tallennetaan eri sijaintiin piilotettuun kansioon osoitteessa C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Offline-tiedostotiedosto (.ost) tallennetaan myös osoitteeseen C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. Suurin osa tiedoista jää palvelimelle; kuitenkin mikä tahansaPaikallisesti tallennetut kohteet tulisi varmuuskopioida. Esimerkiksi Kalenteri, Yhteystiedot, Tehtävät ja kaikki kansiot, joissa on merkintä vain Paikallinen. Lisätietoja PST-kansioiden luomisesta ja varmuuskopioinnista saat seuraavista artikkeleista:

• Kuinka luoda PST-kansio Outlook 2016: han
• Luo PST-kansio Outlook 2013: hon
• Mitä ovat Outlook PST -kansiot ja kuinka niitä käytetään
• Korjaa vioittunut PST-kansio Outlookissa

Saatat myös olla kiinnostunut siitä, kuinka löytää väliaikainen Outlook-OLK-kansio.

Asennettu vastausten ulkopuolelle

Olitpa poissa toimistosta suurimman osanpäivä tai loma lomalla kuukaudeksi, kun määrität ulkopuolisen vastauksen, yhteyshenkilöt tietävät, että et ole käytettävissä. Toimiston ulkopuolisen avustajan käyttö vähentää postilaatikon melua, kun he yrittävät tavoittaa sinut ilman välitöntä vastausta. Se vähentää myös postilaatikon siivoamista, kun palaat. Klikkaus Tiedosto> Tiedot> Automaattiset vastaukset.

Valitse sitten Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutumääritä ajanjakso, jolloin haluat lähettää tämän viestin. Voit lähettää tämän viestin myös kollegoille organisaation sisällä tai sen ulkopuolella.

Jos käytät Outlookia iOS: lle, napauta Asetukset, napauta Exchange Server ja napauta sitten Automaattiset vastaukset. Ota automaattinen vastaus käyttöön ja kirjoita henkilökohtainen viesti.

Ilmoitusten hallinta

Outlookin työpöytäilmoitukset voivat olla ylivoimaisiaja häiritä sinua. Yksi vaihtoehto sinulla on poistaa ne käytöstä. Voit mykistää ne napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tehtäväpalkin ilmoitusalueella olevaa Outlook-kuvaketta ja napsauttamalla sitten Näytä uuden sähköpostin työpöytähälytys. Katso vanhempien Outlook-versioiden artikkeli siitä, kuinka Outlook-työpöytähälytykset poistetaan käytöstä.

Outlook Mobile -vinkit

Jos käytät Outlookin mobiiliversiota, tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit pysyä tuottavana liikkeellä ollessasi.

Vaihda henkilökohtaisen ja työkalenterin välillä.

Napauta Kalenteri-välilehteä, sitten hampurilainen-valikkoa ja napauta sitten Työ- tai Henkilökohtainen kalenterisi.

Aikatauluta Skype-puhelu Outlook iOS: lle

Napauta Kalenteri, luo uusi, vaikka kirjoita sitten tapahtuman nimi. Napauta Ihmiset ja lisää sitten ihmiset, jotka haluat kutsua. Pyyhkäise alas ja kytke päälle Skype-puhelu napauta sitten Skype Call link, kirjoita kuvaus ja napauta Tehty. Napauta Tallenna suorittaaksesi loppuun.

Lähetä saatavuus

Luo uusi viesti ja napauta Kalenteritapahtuma.

Napauta Lähetä saatavuus, valitse sopiva aika ja sitten Valmis.

Lähetä viesti.

Viimeisimmät päivitykset Outlook 2016 for Mac -ohjelmistoon lisäsivät joitainuudet ominaisuudet. Katso artikkelistamme lisätietoja siitä, kuinka voit hyödyntää näitä uusia ominaisuuksia. Katso myös artikkelistamme luettelo Outlook-näppäimistökomennoista Mac-käyttäjille.