Käytä Google Sheets -sovellusta sähköpostin lähettämiseen solun arvon perusteella
Tiesitkö, että on mahdollista lähettää sähköpostia suoraan Google Sheetsiltä Google Apps Script -sovelluksella? Joillakin yksinkertaisilla koodeilla voit käyttää soluarvoa hälytysviestin lähettämiseen postilaatikkoosi.
Sähköpostin lähettäminen Google Sheets -sovelluksella edellyttää Google Apps Script -sovelluksen käyttöä. Älä huolestu, jos et ole koskaan luonut yhtä Google Apps -käsikirjoitusta aiemmin, sähköpostin lähettäminen on hyvin helppoa.
Seuraavassa opetusohjelmassa aiot oppiakuinka tarkistaa solun arvo Google Sheetsissä, ja jos arvo on yli tietyn kynnysarvon, voit lähettää automaattisesti hälytysviestin mihin tahansa haluamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Tätä käsikirjoitusta voidaan käyttää monella tavalla. Voit saada hälytyksen, jos myyntiraporttisi päivittäiset ansiot laskevat tietyn tason alapuolelle. Tai voit saada sähköpostiviestin, jos työntekijäsi ilmoittavat laskuttaneensa asiakasta liian monta tuntia projektinseurantataulukossa.
Sovelluksesta riippumatta, tämä skripti on erittäin voimakas. Säästät myös aikaa, jonka joudut seuraamaan laskentataulukkopäivityksiä manuaalisesti.
Vaihe 1: sähköpostin lähettäminen Google Sheetsillä
Ennen kuin voit luoda Google Apps -komentosarjan sähköpostin lähettämistä varten Google Sheetsiltä, tarvitset myös Gmail-sähköpostiosoitteen, johon Google Apps Script pääsee lähettämään hälytysviestit.
Sinun on myös luotava uusi laskentataulukko, joka sisältää sähköpostiosoitteen.
Lisää vain nimi- ja sähköposti-sarake ja täytä ne henkilöllä, jonka haluat saada hälytysviestin.
Nyt kun sinulla on sähköpostiosoite, johon voit lähettää hälytysviestin, on aika luoda skripti.
Pääset käsikirjoituseditoriin napsauttamalla TyökalutNapsauta sitten Komentosarjaeditori.
Näet skripti-ikkunan, jonka oletustoimintoa kutsutaan myFunction (). Nimeä tämä uudelleen Lähettää sähköpostia().
Liitä seuraavaksi seuraava koodi SendEmail () -toiminnon sisään:
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This is your Alert email!"; // Second column
var subject = "Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);Tämä koodi toimii seuraavasti:
- getRange ja getValues vetää arvon getRange-menetelmässä määritetystä solusta.
- var viesti ja var aihe määrittelee tekstin, joka aikoo rakentaa hälytysviestisi.
- Ja MailApp.sendEmail -toiminto suorittaa viimeinkin Google Scripts -lähetystoiminnon kytketyllä Google-tililläsi.
Tallenna skripti napsauttamalla levy ja suorita se napsauttamalla juosta kuvake (oikea nuoli).
Muista, että Google Script tarvitsee luvan käyttää Gmail-tiliäsi sähköpostin lähettämiseen. Joten kun suoritat skriptiä ensimmäisen kerran, saatat nähdä hälytyksen kuten alla.
Klikkaa Tarkista luvat, ja näet toisen varoitusnäytön, joka sinun on ohitettava.
Tämä hälytysnäyttö johtuu siitä, että kirjoitat mukautetun Google Scriptin, jota ei ole rekisteröity viralliseksi.
Napsauta vain Pitkälle kehittynytNapsauta sitten Siirry SendEmail (vaarallinen) linkki.
Sinun on tehtävä tämä vain kerran. Komentosarja suoritetaan, ja laskentataulukossa määrittämäsi sähköpostiosoite saa alla olevan kaltaisen sähköpostiviestin.
Vaihe 2: Arvon lukeminen solusta Google-taulukoissa
Nyt kun olet onnistuneesti kirjoittanut Google Apps -komentosarjan, joka voi lähettää hälytysviestin, on aika tehdä tästä hälytysviestistä toiminnallisempi.
Seuraava opit on kuinka lukea data-arvo Google-laskentataulukosta, tarkistaa arvo ja antaa ponnahdusviesti, jos arvo on ylärajan ylä- tai alapuolella.
Ennen kuin voit tehdä tämän, sinun on luotava toinen taulukko Google-laskentataulukkoon, jonka kanssa työskentelet. Kutsu tätä uutta arkkia “MyReport”.
Muista, että solu D2 on se, jota haluat tarkistaa ja vertailla. Kuvittele, että haluat tietää joka kuukausi, onko kokonaismyynnisi alittanut 16 000 dollaria.
Luotaan Google Apps Script, joka tekee sen.
Palaa takaisin Script Editor -ikkunaan napsauttamalla Työkalut ja sitten Komentosarjaeditori.
Jos käytät samaa laskentataulukkoa, sinulla on edelleen Lähettää sähköpostia() toimivat siellä. Leikkaa tämä koodi ja liitä se Muistioon. Tarvitset sitä myöhemmin.
Liitä seuraava toiminto koodi-ikkunaan.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert("Sales too low!");
}
}Kuinka tämä koodi toimii:
- Lataa arvo solusta D2 osaksi monthSales muuttuja.
- IF-lausunnossa verrataan solun D2 kuukausimyyntiä 16 000 dollariin
- Jos arvo on yli 16 000, koodi laukaisee selaimen viestiruudun hälytyksellä.
Tallenna tämä koodi ja suorita se. Jos se toimii oikein, sinun pitäisi nähdä seuraava hälytysviesti selaimessa.
Nyt kun sinulla on Google Apps Script, joka pystyyLähetä sähköpostihälytys ja toinen komentosarja, jolla voidaan verrata laskentataulukon arvoa, olet valmis yhdistämään nämä kaksi ja lähettämään hälytyksen varoitusviestin käynnistämisen sijasta.
Vaihe 3: Laita se kaikki yhteen
Nyt on aika yhdistää kaksi luomaasi skriptiä yhdeksi skriptiksi.
Tähän mennessä sinulla pitäisi olla laskentataulukko, jonka välilehti on Sheet1 ja joka sisältää hälytysviestin vastaanottajan. Toinen MyReport-niminen välilehti sisältää kaikki myyntitietosi.
Palaa komentosarjojen muokkausohjelmaan, on aika laittaa kaikki tähän mennessä oppimasi käytännössä.
Korvaa kaikki komentosarjaeditorin koodi kahdella toiminnollasi, joita on muokattu tässä esitetyllä tavalla.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message = "This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject = "Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}Huomaa muokkaukset täällä.
Liitä IF-lausunnon sisään vain Lähettää sähköpostia käsikirjoitus CheckSales () toiminto if-lausekkeiden sisällä.
Toiseksi yhdistä monthSales muuttuja sähköpostiviestin loppuun käyttämällä + merkki.
Ainoa jäljellä oleva tehtävä on käynnistää CheckSales () -toiminto joka kuukausi.
Voit tehdä tämän komentosarjaeditorissa:
- Klikkaa Muokata ja napsauta sitten Nykyisen projektin käynnistimet.
- Napsauta näytön alareunassa luo uusi liipaisin.
- Valitse CheckSales toiminto suoritettavaksi.
- Muuttaa Valitse tapahtuman lähde että Aikaohjattua.
- Muuttaa Valitse aikapohjaisen liipaisimen tyyppi että Kuukauden ajastin.
Klikkaus Tallentaa liipaisimen viimeistelemiseksi.
Nyt joka kuukausi uusi skriptisi ajetaan ja vertaa solun D2 kuukausittaista kokonaismyyntiä 16 000 dollariin.
Jos sitä on vähemmän, se lähettää hälytysviestin, joka ilmoittaa sinulle alhaisesta kuukausimyynnistä.
Kuten huomaat, Google Apps Scripts pakata paljon toimintoja pieneen pakettiin. Muutamalla yksinkertaisella koodirivillä voit tehdä joitain melko mahtavia asioita.
Jos haluat kokeilla lisää, kokeile lisäämistä16 000 dollarin vertailuraja toiseen laskentataulukon soluun ja lue sitten se komentosarjaasi ennen vertailun suorittamista. Tällä tavalla voit muuttaa rajaa vain muuttamalla arkin arvoa.
Säätämällä koodia ja lisäämällä uusia koodilohkoja voit rakentaa näitä opittuja yksinkertaisia asioita ja rakentaa lopulta uskomattomia Google-skriptejä.
Jätä kommentti