Aloittelijan opas Google-taulukkoihin, online-kilpailija Exceliin

Viimeksi tarkastelimme Google-dokumentteja ja miten pääset alkuun, jos olet aloittelija. Tänään tarkastelemme toista suurta osaa Googlen pilvipohjaisissa tuottavuussovelluksissa - Google Sheets.

Sheets on Googlen vastaus Microsoftin Exceliin. Kaksi suurta asiaa erottaa Sheetsin Excelistä: Sheets on täysin selainpohjainen ja sen käyttö on täysin ilmaista. Se jakaa myös paljon yhteistyö- ja jakamistoimintoja, joita Docsilla on.

Olettaen, että et tiedä mitään Sheetsistä jo, katsotaan kotelon alla, miten se kaikki toimii.

Google Sheets - ilmainen vaihtoehto Microsoft Excelille

Jos sinulla on jo hyvä käsitys Microsoft Excel -sovelluksen toiminnasta, sinulla ei ole mitään ongelmia Google Sheetsin kanssa. Oletetaan kuitenkin, ettet tiedä mitään myöskään siitä, kuinka Excel toimii.

Kuten Docs, Sheetsillä on seuraavat asiat:

• Kaikki on täysin verkossa, joten laskentataulukoihin pääsee mistä tahansa Internet-yhteydellä varustetusta tietokoneesta tai mobiililaitteesta.
• Kaikki tallennetaan automaattisesti, joten sinun ei tarvitse koskaan huolehtia tärkeän työn menettämisestä.
• Voit kutsua yhteistyökumppaneita laskentataulukoihisi ja katsoa heidän muokkaamassa asiakirjoja reaaliajassa.
• Voit keskustella yhteistyökumppaneiden kanssa laskentataulukon sisällä reaaliajassa.
• Voit tarkastella versiohistoriaa ja palauttaa laskentataulukon aiempaan versioon.

Siirry Google-taulukoihin

Google Sheetsiin pääsy on helppoa. Voit osoittaa selaimesi suoraan osoitteeseen https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, joka tuo sinut tänne:

Tai pääset sivustoon Google Driven kautta.

Uuden laskentataulukon käynnistäminen

Kun olet napsauttanut sinistä painiketta ja siirtynyt seuraavalle sivulle, napsauta sinistä UUSI -painiketta, sitten Google Sheets. Voit nyt valita tyhjän laskentataulukon tai aloittaa mallista.

Tyhjän laskentataulukon käynnistäminen

Jos valitset tyhjän laskentataulukon, anna sille vain otsikko ja aloita sitten solujen täyttäminen tiedoilla.

</ Noscript>

Mallin laskentataulukon käynnistäminen

Jos valitset mallivaihtoehdon, näet melko mukavan valinnan.

Kaikkia tavallisia epäiltyjä on siellä - aikataulut, tehtäväluettelot, budjetit, kalenterit, kuluraportit, laskut ja paljon erilaisia ​​jäljittäjiä.

Lähetetään ja muunnetaan Excel-laskentataulukoita Google-taulukoihin

Kolmas vaihtoehto laskentataulukon käynnistämiseksi on ottaa jo olemassa oleva Microsoft Excel -taulukko ja lähettää se Google Sheets -muotoon. Sinun on tehtävä tämä Drive-URL-osoitteen kautta, vaikkakin Tiedoston lataus -vaihtoehtoa ei ole Laskentataulukot-sivulla.

Tässä on myyntitietojen Excel-taulukko, jota minäon kannettavalla tietokoneellani. Lähetin sen Google Sheets -sovellukseen, jotta sitä olisi helpompi käyttää ja muokata. Olettaen, että tiedosto ei ole liian suuri, lataus vie yleensä sekuntia. Pieni ilmoitusruutu näytön oikeassa alakulmassa ilmoittaa, kun se on ladattu.

Sitä ei kuitenkaan ole vielä muunnettu Google Sheets -sovellukseksi. Se on toistaiseksi vain ladannut Excel-taulukon. Muunna se napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella asiakirjaa ja valitsemalla Avaa -> Google Sheets -sovelluksella.

Se tekee sitten uuden kopion asiakirjasta Sheets-muodossa. Voit sitten poistaa asiakirjan Excel-version.

Työskentely Google Sheetsin kanssa - perusteet

Nyt kun arkki on auki ja valmis menemään, katsotaanpa joitain perusominaisuuksia.

Rivien ja sarakkeiden lisääminen

Nyt kun meillä on dokumenttimme täynnä tietoja, sanotaan, että haluamme siirtää näitä tietoja ylöspäin, alaspäin tai sivuttain, jotta tilaa uusille tiedoille.

Tämä on erittäin helppoa. Aloitetaan uuden sarakkeen luomisella. Ensinnäkin, korosta vain sitä, mitä täytyy liikuttaa. Jos haluat vain yhden uuden sarakkeen, korosta sen vieressä oleva sarake. Jos haluat kolme uutta saraketta, korosta sen vieressä olevat kolme.

Tämän asiakirjan kanssa minulla on vain yksi sarake. Joten korostin sen, koska haluan siirtää tämän sarakkeen B-sarakkeeseen ja pitää A-sarakkeen tyhjänä muille tiedoille.

Kun A-sarake on korostettu, siirry nyt kohtaan Lisää -> sarake vasemmalle.

Sarake on nyt B-sarakkeessa ja A-sarake on nyt tyhjä, valmis uutta tietoa varten.

Muista, että kaikki tekemäsi muutokset ovat palautuvia. Joko version seurannan tai läpi Edit-> Kumoa.

Rivien lisääminen on vielä helpompaa. Korosta siirrettävä rivi lisätäksesi uuden rivin. Siirry sitten Lisää -> rivi yllä tai Lisää–> rivi alapuolelle.

Ja se tehdään. Kyllä.

Rivien ja sarakkeiden poistaminen

Rivien ja sarakkeiden poistaminen on myös helppoa. Korosta rivi tai sarake ja siirry sitten kohtaan Muokata valikko. Näet vaihtoehdon rivin poistamiseen, ja kun se valitaan, rivi katoaa ja kaikki liikkuu ylöspäin tilan täyttämiseksi.

Voit myös valita vaihtoehdon Muokata -valikko poistaaksesi sarakkeen.

Lisää tai poista nollia kokonaisarvoistasi

Joskus lisäät numeroihin, jos lisäät nollia desimaalin jälkeen, ne poistetaan automaattisesti, kun napsautat solua. Onneksi on erittäin helppo laittaa nollat ​​takaisin.

Korosta solu ja napsauta sen yläpuolella olevaa nollia-painiketta.

Kohdista tiedot oikein

Jos olet hiukan tyylikäs friikki tai OCD, sinun kannattaa kaiken asettuvan oikein. Joskus jotkut solut kohdistuvat vasemmalle ja toiset oikealle, niin.

Saadaksesi ne kaikki riviin suoraan sotilaiksi, korosta vain sarake (tässä tapauksessa sarake A), napsauta kohdistuspainiketta ja valitse haluamasi.

Katso nyt, miten nämä vauvat sekoittuvat suoraksi linjaksi.

Muotoile numerot valuutana, prosenttina ja muina

Numeroiden kirjoittaminen on yksi asia, mutta jos olettosiasiallisesti kirjaamalla rahoitustapahtumat, niin on järkevää olla valuutta, desimaalipisteet ja pilkut. Tällä tavalla voit helposti lukea luvut. Tai on olemassa muita tapoja, joilla numerot voidaan muotoilla.

Joten tässä on numerot, kun ne kirjoitettiin.

</ Noscript>

Mutta jos korostat yhden tai useamman solun, napsauta sitten 123 -painike (fonttivalikon vieressä), niin saat vaihtoehtoja.

Valitsemalla valuutta muuttaa luvun oikein muotoillun valuutan. Tai sinulla voi olla prosenttiosuus, päivämäärät, aika ja enemmän. Jokaisella vaihtoehdolla on vieressä, miltä numero näyttää valitulta.

Jos haluat muun valuutan, napsauta Lisää muotoja pohjalla. Sitten Lisää valuuttoja…

Valitse sitten vain valuutta.

Tee pöytä

Pöydän tekeminen on aivan helppoa. Korosta vain alue, johon haluat tehdä pöydän. Napsauta sitten valikkopalkin painiketta, joka näyttää 4 neliöltä, jotka on pinottu päällekkäin.

Valitse haluamasi. Pöydässä se olisi ensimmäinen ylimmällä rivillä. Napsauttamalla sitä, solujen ympärillä on mustia viivoja, mikä antaa sinulle taulukon.

Väritä solut ja tiedot

Jos haluat esimerkiksi erivärisiä rivejä, kyseessä on vain kyseisen rivin korostaminen. Napsauta sitten täyttöväri-painiketta (fontin väri -painikkeen vieressä).

Valitse väri, ja solut vaihtavat värin. Muista kuitenkin, että jos sinulla on tumma väri, tarvitset vaaleamman fontin sen näkymiseen.

Lisää napsautettavat linkit ja kommentit

Luo napsautettava hyperlinkki kirjoittamalla kelvollinen URL-osoite soluun. Kun painat paluunäppäintä tai napsautat solua, linkki tulee heti aktiiviseksi ja napsautettavaksi.

Kommenttien jättäminen (jos joku on lähettänyt sinulle Google-laskentataulukon) on hiukan erilainen kuin Google Docs. Google-dokumenteissa, kun jätät kommentin, se istuu siellä avoimesti.

Mutta Google Sheetsissä, kun jätät kommentin, sitä osoittaa pieni keltainen kolmio laatikon kulmassa. Jotta voit nähdä kommentin, sinun täytyy hiirellä sen päällä.

Tietojen lajittelu sarakkeittain

Jos sinulla on laskentataulukko, joka sisältää esimerkiksi luettelon nimistä, saatat tarvita sitä aakkosjärjestyksessä. Tai käänteinen aakkosjärjestys.

Korosta sarakkeet ja siirry sitten sarakkeeseen data valikko. Siellä voit lajitella koko sarakkeen tai vain sen sarakkeen korostetut solut.

Yhteiskäyttäjien kutsuminen

Yhteistyökumppanien kutsuminen on aivan sama kuinGoogle Docs. Jokainen, joka on kutsuttava Google-asiakirjaan, tarvitsee Google-tilin. Tämä voi olla joko tavallinen ilmainen Gmail-tili tai maksettu Google Apps -tili.

Napsauta nyt sinistä JAA -painiketta Dokumentit-näytön oikeassa yläkulmassa ja laatikko hyppää ylös.

Jos napsautat Hanki jaettava linkki, sinulla on mahdollisuus luoda linkki mihinkuka tahansa voi käyttää asiakirjaa, jos heillä on linkki. Voit myös muokata heidän katseluoikeuksiaan, kuten heidän kykynsä muokata työtään tai vain lukea sitä.

Tai jos haluat kutsua tietyn henkilön, voit kopioida hänen sähköpostinsa Ihmiset -osiossa, samoin kuin mitä heidän sallitaan tehdä asiakirjassa. Liitä muistiinpano myös, jos haluat kertoa heille jotain.

Jos yhteyshenkilössäsi on ihmisiä, jotka käyttävät kyseistä sähköpostiosoitetta, ja yksi heistä on henkilö, jonka haluat kutsua, sähköpostikenttä täyttää automaattisesti automaattisesti, mikä säästää vähän aikaa.

Kun henkilö hyväksyy kutsusi, näet hänet näytön yläosassa, JAKA-painikkeen vieressä.

Laskentataulukon lataaminen toisessa tiedostomuodossa

Kun laskentataulukko on lopulta valmis, haluat ehkä viedä sen eri tiedostomuodossa.

Vaihtoehdot ovat hiukan erilaisia ​​kuin Google-dokumenttien vaihtoehdot. Loppujen lopuksi sinä olemme käsittelemme tässä taulukkoa, joka on hiukan erilainen peto kuin tavallinen asiakirja.

Kolmansien osapuolien lisäosat

Kuten Google-dokumenteissa, Sheetsissä on myös ulkopuolisia lisäosia, jotka on suunniteltu helpottamaan työtäsi. Siirry valikkoon siirtymällä kohtaan Lisäosat–> Hanki lisäosat ylävalikkopalkissa.

Tässä on joitain parhaimmista.

Google Analytics

Liitä Google Analytics -tilisi Google Sheets -sovellukseen ja pyydä analytiikkaraportteja säännöllisesti luomaan Sheetsissä.

Mallinegalleria

Laajenna mallipohjaasi vielä enemmän Template Gallery -sovelluksella.

Lisää fontteja

Kuten otsikko viittaa, hanki lisää fontteja laskentataulukoihisi.

johtopäätös

On paljon ihmisiä (mukaan lukien minä), jotkainhoavat Microsoft Exceliä intohimoisesti. Se on turvonnut ja siksi vaikea käyttää. Mutta Google on yksinkertaistanut laskentataulukoita antamalla sinulle vain tarvitsemasi asiat eikä enää. Se on hieno palvelu käyttää ja toimii loistavasti, kun yhteistyötä tarvitaan.