Ota sähköposti hallintaan prioriteettien avulla ja älä häiritse [Outlook Productivity Series]
Vaikka harvat väittävät, että sähköposti on korvaamaton työkalu useimmille organisaatioille, yhä useammat tutkimukset osoittavat sen liikaa sähköpostia voi aiheuttaa vakavia tuottavuusongelmiatyöntekijät. Muista esimerkiksi, että asiakirja, joka sinulle määrättiin kirjoittamaan, mutta kesti kolme kertaa kauemmin kuin odotit, koska joka kerta kun keskityt siihen, uusi sähköposti saapuisi postilaatikkoosi. Sen sijaan, että jätät sen huomiotta, sinusta tuntui pakko vastata ja BANG !! Kymmenen minuuttia oli kulunut!
Minulle tämä tapahtuu joka 5. minuutti pöydälläni(siksi tämän artikkelin kirjoittaminen kesti 3 tuntia), ja en olisi yllättynyt, jos 99 prosentilla teistä siellä olisi samanlainen tarina. Siksi olin innoissani, kun Microsoft julkaisi uuden Outlook 2007 -laajennuksen nimeltä: Email Prioritizer.
Microsoft Outlook Email Prioritizer on ilmainen lataus Microsoftin uusista OfficeLabs -sovelluksista <ainakin se, kun kirjoitin tämän artikkelin>.
Heidän sanoin:
Oletko kyllästynyt sähköpostin ylikuormitukseen? Sähköpostin priorisoija on suunniteltu auttamaan sinua hallitsemaan sähköpostien ylikuormitusta “älä häiritse” -ominaisuuden ja sähköpostin sijoituksen avulla. Toimii Exchange 2007 -palvelimen käynnissä olevan Outlook 2007: n kanssa.
Ominaisuudet:
- Älä häiritse -painiketta - Älä enää vastaanota sähköpostia määräajaksi
- Sähköpostin prioriteetit - Sähköpostilla on prioriteetti, joka perustuu post-the-box -sääntöihin, jotta voidaan löytää merkityksellisiä sähköposteja
Asennus oli nopeaa ja helppoa:
Kun käynnistät Outlookin ensimmäisen kerran uuden apuohjelman asentamisen jälkeen, odota muutama minuutti, kun se skannaa sähköpostisi läpi ja määrittää eri prioriteetit.
Kun Outlook aukeaa asennuksen jälkeen, huomaat uuden työkalurivin Microsoft Outlookin yläosassa
Voit joko hyväksyä oletuksena olevat ”prioriteettisäännöt” tai mukauttaa niitä mieltymyksiisi napsauttamalla Uusi sähköpostin priorisointi -työkalurivin Asetukset-painiketta.
Kun täällä on melko suoraviivaista. Säädä asetukset ja tallenna napsauttamalla OK.
Olen käyttänyt laajennusta työssä muutaman vuoden ajanpäivää nyt. Toistaiseksi niin hyvä. Käytän erilaista tapaa priorisoida postilaatikkoani, MUTTA ”Älä häiritse” -ominaisuudella on jo ollut erittäin positiivinen vaikutus sähköpostin lukemisen / DeskTime-tapoihini! Erittäin groovy todellakin!
25.8.2008 Päivitys
Tänä aamuna minua pyysi automaattinen päivitysTyökalu päivittää Microsoft Email Prioritizer versiosta V1.0.818.0 versioon 1.0.820.0. Muistiinpanoissa mainitaan päivitys käyttäjille, joilla ei ole yhteyttä Exchange-palvelimiin:
Jätä kommentti