Nybörjarguiden till Google Sheets, online-rival med Excel

Förra gången vi tittade på Google Docs och hur du kommer igång med det, om du är nybörjare. Idag ska vi titta på den andra stora delen av Googles molnbaserade produktivitetsappar - Google Sheets.

Ark är Googles svar på Microsofts Excel. Det finns två stora saker som skiljer ark från Excel: Sheets är helt webbläsarbaserat och det är helt gratis att använda. Det delar också många av de samarbets- och delningsfunktioner som Docs har.

Förutsatt att du inte vet någonting om Blad redan, låt oss ta en titt under huven på hur allt fungerar.

Google Sheets - Det fria alternativet till Microsoft Excel

Om du redan har en god förståelse för hur Microsoft Excel fungerar, har du absolut inga problem med Google Sheets. Men låt oss anta att du inte vet något om hur Excel fungerar heller.

Liksom Docs har Sheets följande saker att göra:

• Allt är helt online, så dina kalkylblad är tillgängliga från alla internetanslutna datorer eller mobila enheter.
• Allt sparas automatiskt så att du aldrig behöver oroa dig för att förlora något viktigt arbete.
• Du kan bjuda in kollaboratörer till dina kalkylblad och se dem redigera dokumenten i realtid.
• Du kan chatta med dina medarbetare i kalkylarket i realtid.
• Du kan visa revisionshistorik och rulla tillbaka ett kalkylblad till en tidigare version.

Komma till Google Sheets

Att komma till Google Sheets är enkelt. Du kan rikta din webbläsare direkt på https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, vilket tar dig hit:

Eller så kan du komma åt webbplatsen via Google Drive.

Starta ett nytt kalkylblad

När du har klickat på den blå knappen och tagits till nästa sida klickar du på det blå NY knappen, sedan Google Sheets. Du kan nu välja ett tomt kalkylblad eller starta från en mall.

Starta ett tomt kalkylblad

Om du väljer ett tomt kalkylblad, helt enkelt ge det en titel och börja fylla i cellerna med data.

</ Noscript>

Starta ett mallkalkylblad

Om du väljer mallalternativet ser du ett ganska trevligt val att välja mellan.

Alla vanliga misstänkta är där - scheman, huskelistor, budgetar, kalendrar, utgiftsrapporter, fakturor och massor av olika spårare.

Ladda upp och konvertera Excel-kalkylark till Google Sheets

Det tredje alternativet för att starta ett kalkylblad är att ta ett redan befintligt Microsoft Excel-kalkylblad och ladda upp det till Google Sheets-format. Du måste göra detta via Drive URL men som Filuppladdning alternativet finns inte på kalkylbladssidan.

Här är ett Excel-kalkylblad som jaghar på min bärbara dator. Jag laddade upp det till Google Sheets för enklare åtkomst och redigering. Förutsatt att filen inte är för stor tar det normalt några sekunder att ladda upp. En liten meddelanderuta längst ner till höger på skärmen berättar när den laddas upp.

Men det har inte konverterats till Google Sheets än. Det har bara laddat upp Excel-arket hittills. För att konvertera det högerklickar du på dokumentet och väljer Öppna med–> Google Sheets.

Då skapas en ny kopia av dokumentet i arkformat. Du kan sedan ta bort Excel-versionen av dokumentet.

Arbeta med Google Sheets - Grunderna

Nu när du har ett ark öppet och redo att gå, låt oss ta en titt på några grundläggande funktioner.

Infoga rader och kolumner

Nu när vi har vårt dokument fullt av data, låt oss säga att vi vill flytta uppgifterna uppåt, nedåt eller i sidled för att ge plats för ny data.

Det här är mycket enkelt. Låt oss börja med att skapa en ny kolumn. Först markera helt enkelt vad som behöver flyttas. Om du bara vill ha en ny kolumn markerar du kolumnen bredvid. Om du vill ha tre nya kolumner markerar du de tre bredvid.

Med det här dokumentet har jag bara en kolumn. Så jag markerade det eftersom jag vill flytta den här kolumnen till B-kolumnen och ha A-kolumnen tom för andra data.

Med kolumnen A markerad, gå nu till Infoga–> Kolumn till vänster.

A-kolumnen finns nu i B-kolumnen och A-kolumnen är nu tom, redo för ny data.

Kom ihåg att varje förändring du gör är reversibel. Antingen genom versionspårning eller genom Redigera-> Ångra.

Att lägga in rader är ännu enklare. Markera raden du vill flytta för att lägga till den nya raden till. Gå sedan till Infoga–> Rad ovan eller Infoga–> Rad nedan.

Och det ska göras. Åh ja.

Radera rader och kolumner

Att radera rader och kolumner är också enkelt. Markera raden eller kolumnen och gå sedan till Redigera meny. Du kommer att se ett alternativ för att radera raden och när du väljer försvinner raden och allt rör sig upp för att fylla utrymmet.

Det finns också ett alternativ i Redigera för att radera kolumnen.

Lägg till eller ta bort nollor från dina totalsummor

Ibland med siffror, om du lägger till nollor efter decimalpunkten, avlägsnas de automatiskt när du klickar ut ur cellen. Lyckligtvis är det väldigt lätt att sätta tillbaka nollorna.

Markera cellen och klicka sedan på nollknappen ovanför den.

Justera data korrekt

Om du är lite snygg freak eller OCD, vill du att allt ska stämma ordentligt. Ibland anpassas vissa celler till vänster och andra till höger.

För att få alla uppradade som soldater, markera bara kolumnen (i detta fall kolumn A), klicka på justeringsknappen och välj vilken du vill.

Se nu de barnen blanda sig i en rak linje.

Formatera siffror som valuta, procent och mer

Att skriva siffror är en sak, men om du är detfaktiskt registrera finansiella transaktioner, då är det vettigt att ha en valuta, decimaler och komma. På så sätt kan du enkelt läsa siffrorna. Eller det finns andra sätt som siffrorna kan formateras.

Så här är siffrorna som de skrivs in.

</ Noscript>

Men om du markerar en eller flera av cellerna klickar du på 123 -knappen (bredvid teckensnittmenyn), då får du alternativ.

välja Valuta förvandlar siffran till korrekt formaterad valuta. Eller så kan du ha en procentandel, datum, tid och mer. Varje alternativ har bredvid hur numret ser ut om det väljs.

Om du vill ha en annan valuta klickar du på Fler format på botten. Sedan Fler valutor ...

Välj bara din valuta.

Skapa ett bord

Att skapa bord är helt enkelt. Markera bara det område du vill skapa en tabell för. Klicka sedan på knappen på menyraden som ser ut som fyra rutor staplade ovanpå varandra.

Välj den du vill ha. För ett bord skulle det vara den första på den översta raden. Om du klickar kommer cellerna att ha svarta linjer runt sig, vilket ger dig ditt bord.

Färg cellerna och data

Om du till exempel vill ha olika färgade rader är det bara ett fall att markera den aktuella raden. Klicka sedan på fyllningsfärgsknappen (bredvid fontfärgsknappen).

Välj en färg så kommer cellerna att vända den färgen. Kom dock ihåg att om du har en mörk färg behöver du ett ljusare teckensnitt för att det ska dyka upp.

Lägg till klickbara länkar och kommentarer

Om du vill skapa en klickbar hyperlänk skriver du bara en giltig URL i cellen. När du trycker på returtangenten eller klickar ut ur cellen blir länken omedelbart aktiv och klickbar.

Att lämna kommentarer (om någon har skickat ett Google-kalkylblad) är något annorlunda än Google Dokument. När du lämnar kommentaren i Google Dokument sitter den där öppet.

Men i Google Sheets, när du lämnar en kommentar, indikeras det med en liten gul triangel i hörnet av rutan. För att se kommentaren måste du musa över den.

Sortera data efter kolumner

Om du har ett kalkylblad med, säg, en lista med namn, kanske du vill ha det i alfabetisk ordning. Eller omvänd alfabetisk ordning.

För att göra det, markera kolumnerna och gå sedan till Data meny. Där kan du sortera hela kolumnen eller bara de markerade cellerna i den kolumnen.

Inbjudande kollaboratörer

Att bjuda in kollaboratörer är precis samma som iGoogle Dokument. Den som behöver bjudas in till ett Google-dokument behöver ett Google-konto. Detta kan antingen vara ett vanligt gratis Gmail-konto eller ett betalt Google Apps-konto.

Klicka nu på det blå DELA MED SIG -knappen i det övre högra hörnet på Docs-skärmen och en ruta hoppar upp.

Om du klickar på Få delbar länk, har du möjlighet att skapa en länk därvem som helst kan komma åt dokumentet, förutsatt att de har länken. Du kan också redigera deras visningsbehörigheter, till exempel deras förmåga att redigera ditt arbete eller bara läsa det.

Eller om du föredrar att bjuda in en viss person kan du kopiera deras e-postmeddelande till människor , tillsammans med vad de får göra i dokumentet. Bifoga också en anteckning om det finns något du vill berätta för dem.

Om du har personer i din kontaktbok för den e-postadressen och en av dem är personen du vill bjuda in kommer e-postfältet automatiskt att fylla i, vilket sparar lite tid.

När personen accepterar din inbjudan ser du dem högst upp på skärmen bredvid SHARE-knappen.

Ladda ner kalkylbladet i ett annat filformat

När ditt kalkylblad äntligen är klart kanske du vill exportera det som ett annat filformat.

Alternativen är något annorlunda än de för Google Dokument. När allt, du är hanterar ett kalkylblad här som är ett något annat djur än ett vanligt dokument.

Tredjeparts tillägg

Liksom med Google Docs har Sheets också tillägg från tredje part som är utformade för att underlätta ditt arbete. Gå till menyn Tillägg–> Hämta tillägg längst upp i menyraden.

Här är några av de bästa.

Google Analytics

Bifoga ditt Google Analytics-konto till dina Google Sheets och få analysrapporter som regelbundet genereras i Sheets.

Mallgalleri

Utöka ditt val av mallar ännu mer med Template Gallery.

Fler teckensnitt

Som titeln antyder får du fler teckensnitt för dina kalkylblad.

Slutsats

Det finns många människor (jag själv ingår) somhatar Microsoft Excel med en passion. Den är uppblåst och därför svår att använda. Men Google har förenklat kalkylblad genom att ge dig bara de saker du behöver och inte mer. Det är en fantastisk tjänst att använda och fungerar briljant när samarbete behövs.