Office 2016 lanserar 22 september och här är 13 skäl att uppgradera

Microsoft Office 2016-versionen är precis runthörnet, och vi trodde att det skulle vara en bra tid att kolla vad som är nytt och förbättrat i den här utgåvan. Microsoft bekräftade att Office 2016 kommer att börja rulla ut den 22 september.

Nya Office 2016-funktioner

Med varje ny version av Microsoft Office, detblir svårare att motivera uppgraderingen med tanke på att äldre versioner redan är tillräckliga. Det är inte förvånande att fortfarande se vissa datorer som kör Office 2007 som släpptes för nästan tio år sedan. För personer som prenumererar på Office 365 får du gratisuppgraderingen till 2016-versionen gratis om du behåller en aktiv prenumeration. Vi har tidigare tittat på ett par av de nya förändringarna i sviten som Outlook Cloud Attachments och det färgglada temat som lägger till ett livligt färgschema till varje programvarumärkesidentitet. Ett tema kan knappast vara en motivering att uppgradera, så vad är det där som kan skjuta bort den äldre versionen?

Berätta för mig

När Microsoft introducerade Ribbon-gränssnittetmed lanseringen av Office 2007 var det en radikal avvikelse för att göra sviten lättare att använda. Användare hade svårt att upptäcka och använda funktioner som var dolda i sviten.

Bandet gjorde upptäckt och tillgänglighet avhar mycket förbättrade jämfört med äldre versioner. Det är fortfarande svårt att hitta viss funktionalitet eller hitta rätt verktyg i sviten för det aktuella jobbet. För detta introducerar Microsoft Berätta för mig som först dök upp i sin Office Online-svit. Tell Me-funktionen använder naturligt språk så att du kan hitta det du letar efter och stöds i alla appar i sviten sans Publisher, OneNote och Skype.

Rutan Tell Me visas överst på bandet.

Säg att du vill skydda en fil, skriv bara in denoch det kommer att presentera lämpliga förslag. Du kan till och med omedelbart få åtkomst till funktionalitet inom Tell Me, det är inte bara en sökresultatsfunktion, det hjälper dig verkligen att göra saker.

Dokumentsamarbete i realtid

Office 2016 förbättrar det verkliga samarbetetfunktioner i svitens kärnappar. Word, Excel och PowerPoint gör det enkelt att arbeta med filer med flera författare, oavsett om de använder Office Web Apps eller skrivbordsklienten. Du kan enkelt bjuda in, dela och begränsa redigering genom ett nytt fält för delning av uppgifter. Vi har tidigare tittat på att använda den här funktionen i vår artikel om hur man spårar ändringar med Word 2016.

Förbättrad backstage

Backstage-vyn introducerades i Office 2010 ochhar inte sett mycket av en uppdatering sedan dess. Men Office 2016 Backstage lägger till förbättringar som bättre tillgång till lagringsplatser, du kan enkelt spara, öppna och komma åt dokument också.

E-postbilagor i Outlook

Nu kan du spara tid genom att bifoga Officedokument från menyfliksområdet eller åtgärdsfält som du nyligen använde i dina e-postmeddelanden genom att välja ditt dokument från rullgardinsalternativen. För filer som redan finns i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint, har du möjligheten att dela dem som en "Redigera" eller "Visa bara" -länk istället för som en traditionell bilaga. Detta möjliggör samarbete om en kopia av ett dokument istället för flera.

Outlook Desktop Groups

Om du har Office 365 distribuerat i dinorganisation, Outlook 2016 introducerar grupper som bygger på distributionslistor metodkommunikation och samarbete med teammedlemmar. Med Outlook i Office 2016 och företagets brevlådor kan du göra följande:

• Skapa och hantera grupper från Outlook
• Håll dig medveten om aktivitet i dina grupper utan att lämna din inkorg
• Öppna konversationshistoriken för en grupp, även från innan du gick med
• Samla filer och anteckningar relaterade till en grupp i gruppen OneDrive och komma dit från Outlook
• Planera möten i en gruppkalender som alla i gruppen kan uppdatera
• Eller bara använda dem som en distributionslista

Förbättrad Outlook-stöd för små skärmar

Om du använder Office på en beröringsenhet med enmindre skärm ser du förbättringar av hur det hanterar layouterna bättre. Välj bara ett meddelande som på en Windows Phone-enhet, och när du är klar med att läsa det, tryck bara på Tillbaka knapp.

Power Query inbyggd i Excel

Om du arbetar med stora datamängder är Excel det perfekta affärsintelligensverktyget (BI). Du kommer att vara glad att upptäcka att Excel 2016 integreras Power Query i appen som bara var som ett tillägg tidigare. Power Query tillhandahåller självbetjäningsföretag (BI) för Excel med ett användarvänligt gränssnitt som är tillräckligt kraftfullt för att gräva i ett antal källor, inklusive relationella, strukturerade och halvstrukturerade, OData, Web, Hadoop, Azure Marketplace och andra.

Läsläge-läge för Excel

Microsoft förbättrar Excel i Office 2016 med en skrivskyddad läge. Du kan öppna och visa arbetsböcker snabbt i SharePoint - ta bort behovet av att använda skrivbordsklienten.

Skype för företag

Om du använder Office 365 for Business, dukommer att märka att en ny app ingår i sviten som heter Skype för företag. Den nya appen ersätter den tidigare Lync-kommunikationsappen som ger affärsanvändare ett robust och bekant märke med det bästa av Lync. Några av de nya funktionerna och förbättringarna som användare kan komma igång med inkluderar:

• Call Monitor fungerar till exempel intelligentnär du flyttar fokus bort från det aktuella samtalet får du en miniversion av samtalet med knapparna Mute och Avsluta samtalen så att du kan interagera med samtalet medan du arbetar med andra saker.
• Förenklingen av "Peek" -menyn / konversationskontrollen är nu inte längre dold förrän du håller muspekaren.
• Snabbare åtkomst och upptäckt av funktioner ochfunktioner. Till exempel har du snabbare tillgång till knappsatsen och andra samtalsfunktioner och i Skype för företag har du en uppdaterad uppringning av knappsatsen som minskar antalet klick på de centrala samtalshanteringsuppgifterna.
• Liknar konsumentchattupplevelsen, chattameddelandebubblor ingår nu i uppdaterad chattupplevelse och den nya fliklayouten i konversationsfönstret ger dig olästa meddelandeaviseringar så att du alltid blir informerad.

Andra Office 2016-förbättringar

Infoga bilder med rätt riktning: Nu, med automatisk bildrotation, en gång duinfoga en bild i en app som Word eller PowerPoint, den roterar automatiskt bilden så att den matchar kamerans orientering. Du kan rotera bilden manuellt till valfri position efter införandet. Observera att detta bara påverkar nyinförda bilder och inte gäller bilder i befintliga dokument.

Panorera och zooma när du laddar stora diagram / SmartArt: När du arbetar med stora diagram och SmartArtdiagramtext kommer att visas direkt, så att du kan se och redigera medan diagram laddas. En platshållare för diagrammet eller SmartArt visas tills objektet återges helt men du kan fortfarande interagera med dokumentet.

Högre DPI-stöd för 250% och 300%: Office 2016 har högre DPI-stöd för 250% och 300% så Office-dokument ser ännu bättre på högre skärmupplösningar.

Förbättrad mörk tema: Office 2016 introducerar förbättringar av DarkTema för interaktion med användargränssnittet. Detta bör vara välkomnande för användare med synskadade som fann det tidigare ljuset som användbart i Office 2013. Mörkt tema innehåller också förbättringar av Words navigationsfönster (bättre läsbarhet, fixerade vita blixtar) och flera Outlook-läsbarhetsfixar (vit text på ljus bakgrund, mörk text på mörk bakgrund, avaktiverad text är oläslig). Texttextfliktexten (inte längre fullkapslar), svävningstillstånd och kontroller för aktivitetsrutan har också förbättrats.

Det finns mycket fler funktioner, men dessa är detspridda över applikationer som Microsoft Project 2016 och Visio 2016. Du kommer också att märka att många förbättringar riktar sig till elanvändare och företagsmiljöer. Det är svårt att motivera en uppgradering för många, särskilt om din äldre eviga licensierade version fungerar bra.

Som jag noterade tidigare, om du har en aktivOffice 365-abonnemang, några av dessa funktioner i Office 2016 kommer att vara ditt. Om du använder Windows 10 på en surfplatta kan du också dra fördel av att användargränssnittet är optimerat för beröring.

Sviten är gratis via Windows Store, menkräver en Office 365-app för att låsa upp funktioner och funktionalitet. Office 2016 för Windows lanseras 22 september. En version av Office 2016 för Mac och bör släppas senare i höst.

Så vad tror du, är några av dessa funktioner lockande nog för att lämna bakom din nuvarande version av Office?