Hur man använder e-postfusion i Microsoft Word för att skapa batchdokument

Mail Merge är en av de klassiska funktionerna i Microsoft Word som används för att producera massdokument som innehåller unik information. Så här använder du det.

Mail Merge är en av de klassiska funktionerna iMicrosoft Word används för att producera massdokument som innehåller unik information. Några exempel där det kan vara till hjälp är broschyrer, nyhetsbrev eller material som används i massutskick. I den här artikeln visar vi dig hur du använder Mail Merge i Microsoft Word.

Använda funktionen Mail Merge i Microsoft Word

För det här exemplet skapar jag ett dokumentbjuda in vänner till ett evenemang. Det finns två komponenter i en brevfusion; huvuddokumentet och datakällan såsom namn och adresser på de personer som är inbjudna till evenemanget. När du har samlat in informationen för datakällan hanterar Word att kombinera dokumenten för varje inbjuden gäst.

Det första steget är att ha allt det unikainformation för varje mottagare som kallas ett fältnamn, såsom namn, adress och hälsning. En annan viktig del av att skapa ett dokument för kopplingssamling är formuläret som innehåller information som levereras till mottagaren. Exempelbrevet nedan innehåller fem fält som jag måste inkludera i varje dokument.

Starta guiden för kopplingssamling

Skapa ett nytt tomt dokument i Microsoft Word och välj Fliken Utskick> Starta utskriftssammanfogning> Steg-för-steg-guiden E-postfusion.

När guiden Mail Merge kommer upp väljer du Brev och klicka sedan på Nästa: Startdokument.

Välj Använd det aktuella dokumentet och fortsätt sedan till nästa steg för att väljamottagare. Guiden Buntkombination ger dig valet att använda ett befintligt dokument. Om jag redan hade utarbetat ett brev kunde jag bara ändra fältnamnen som grund för datakällan.

Guiden Mail Merge är kraftfull. Du kan använda flera källor för din mottagarlista, som inkluderar en Microsoft Access-databas eller Excel-kalkylblad. För den här artikeln kommer jag att skapa min datakälla från grunden genom att välja, Skriv en ny lista och klicka sedan på Skapa.

Skapa och spara datakällan

Ett formulär med färdiga fält kommer att varapresenteras. Det här kanske inte är perfekt eftersom vi kanske inte vill ha några av dessa områden och det kan förvirra oss. Så vi kommer att ta bort och ändra några av fältnamnen; Klicka på Anpassa kolumner för att göra det.

Om du går tillbaka till vårt exempeldokument kommer du att göra detLägg märke till att vi bara hade fem fält, medan de färdiga fält som tillhandahålls av Word uppgår till 13. Vissa av dem är viktiga, så vi behåller precis de vi vill ha. För att radera ett fält, markera det och klicka sedan på Ta bort.

Klicka på Ja för att bekräfta borttagningen. Upprepa detta steg för alla avsnitt du inte vill ha.

Eftersom vi inte har några specifika fält som behövs kommer vi att byta namn på befintliga fält och lägga till nya.

När du är klar bör listan med fältnamn matcha och uppgå till samma som beskrivs i vårt exempeldokument. Klick OK för att bekräfta ändringarna.

Fortsätt för att fylla i fälten med namnen och adresserna på varje mottagare, när du är klar, klicka på OK.

Spara din datakälla, som slås samman i ditt slutdokument.

En förhandsgranskning av dina mottagare av utskriftssamling kommer att blipresenteras. Om du vill göra ändringar som att redigera eller lägga till ett fält, välj datakälla och klicka sedan på Redigera. Fortsätt med att skriva ditt brev och ange sammanslagningsfält vid behov.

Infoga sammanslagningsfält

För att infoga ett sammanslagningsfält, välj Utskick fliken och klicka sedan på Infoga sammanfält och välj sedan ditt sammanslagningsfält Upprepa stegen för att fylla i dokumentet med lämpliga sammanslagningsfält.

När du är klar sparar du ditt brev så blir detheter Form Letter. Om du vet kan du använda dokumentet med en liknande struktur och du kan välja alternativet att återanvända det i ett befintligt dokument under guiden för brevsammansättning.

Slå samman slutdokument

Här kommer den roliga delen, slå samman ditt dokument. Välj Utskick och klicka sedan på Slutför & Slå samman Klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

Välj Allt klicka sedan på OK.

Det är allt. Nu är alla dina dokument redo att skrivas ut eller granskas.

Dessa instruktioner fungerar också i Microsoft Word2013, 2010 och 2007. Om du producerar dokument som certifikat, fungerar funktionen Mail Merge också i Office-applikationer som Microsoft Publisher.

För fler tips och tricks för att använda Microsoft Office, kolla in följande artiklar eller bläddra i vårt kompletta arkiv med Office-artiklar.