Ställ in anpassade Outlook-ringsignaler och aviseringar för när en kontakt skickar e-post till dig

En sak jag verkligen älskar med min smartphone äratt när ett nytt e-postmeddelande kommer in får jag en liten avisering som berättar vem som skickade det, och det är till och med möjligt att ställa in en anpassad ringsignal för varje avsändare. Nyligen bestämde jag mig för att se om samma sak var möjlig på skrivbordet, och gissa vad? Det är! Microsoft Outlook kan ställa in anpassade meddelandeljud från enskilda avsändare samt anpassade aviseringar för när ett e-postmeddelande tas emot. Och om du har ett Outlook.com-konto (Hotmail, Live) kan du få dem utan Outlook-skrivbordsklienten.

Den här funktionen ställs in med hjälp av regler, och medansom kan låta skrämmande till en början, det är faktiskt otroligt enkelt. Slutresultatet är effektivt och användbart. Det finns några skärmdumpar av hur det ser ut nära botten av den här tutorialen om du vill se det innan du provar det.

Hur man ställer in det

Det enklaste sättet att göra detta är om du redan har fått ett e-postmeddelande från den kontakt du vill ställa in anpassningen för. Högerklicka bara på e-postmeddelandet som de skickade och välj sedan Regler> Skapa Rule ... Om du gör det på detta sätt fyller du avsändarens e-postadress automatiskt i regeln och ger dig den enklaste gränssnittskärmen för att skapa den.

Nu på den lilla markeringen för Skapa regelfönster endast följande rutor:

• Från (avsändarens namn)
• Visa i fönstret Varning om ny artikel
• Spela ett valt ljud

Härifrån kan du klicka på Play-knappen nära den valda ljudtiteln för att förhandsgranska den. Du vill antagligen ställa in din egen så klicka på Bläddra... knappen för att göra det.

Standardmappen som Outlook kommer att finnas iatt välja ljud beror på ditt Windows-tema. Om du vill se dem alla flyttar du bara upp en katalog och det ska ta dig till C: WindowsMedia där du kan se alla inbyggda Windows-ljud, som är organiserade i temamappar.

Om du vill ställa in ett eget ljud, bläddra bara till det. Med största sannolikhet har du lagrat dessa antingen i mappen Nedladdningar eller Musikmappen.

Det är allt! När du har valt ditt ljud Tryck på OK för att spara regeln och stänga dialogrutan.

Vad det ser ut som

Den nya regeln visar korta aviseringar nära systemfältet i Windows. Dessa visas med cirka 70% transparens och visas bara i cirka 5 sekunder.

Ett annat meddelande visas också, det heterfönstret Nya varningar. Det här fönstret bleknar inte efter 5 sekunder, det är här för att stanna tills du bekräftar det eller klickar på knappen Stäng. Samtidigt som dessa meddelanden visas bör du också höra den anpassade ljudfilen som du valde tidigare.

Hur inaktiverar eller anpassar du det ytterligare

Om du vill bli av med eller ändra aviseringsregeln kan du göra det när som helst. Från Hem menyfält Regler> Hantera regler och varningar.

Dialogrutan Regler och varningar ska visas. Här kan du göra några saker:

• Radera regler (tar bort meddelandet och ljudet när du mottar e-post)
• Skapa nya regler
• Ändra den befintliga regeln

Bonus: Om du valde att skapa regeln för ljud ochmeddelanden med den avancerade regelredigeraren kommer det att se ut som skärmdumpen nedan. Detta ger dig möjlighet att anpassa fönstertiteln för nya e-postvarningar från kontakten i din regel.

Bonus 2: Dessa meddelanden kan grupperas förflera mottagare. Det betyder att om du har en grupp människor som du vill ta emot dem, lägg bara till dem alla i formuläret: lista i den avancerade redigeraren. Allt detta visas på en rad längst ner i dialogrutan som kallas regeladress.