Assuma o controle de emails usando prioridade e não perturbe [Outlook Productivity Series]

Embora poucos argumentem que o email é uma ferramenta inestimável para a maioria das organizações, mais e mais estudos estão mostrando que muito email causar sérios problemas de produtividade para seusfuncionários. Por exemplo, lembre-se do documento que lhe foi atribuído para escrever, mas demorou três vezes mais do que o esperado, pois cada vez que você se concentrava nele, um novo email chegava à sua caixa de entrada. Em vez de ignorá-lo, você se sentiu obrigado a responder e BANG !! Dez minutos se passaram!

Para mim, isso acontece a cada 5 minutos na minha mesa(é por isso que este artigo levou três horas para ser escrito) e não ficaria surpreso se 99% de vocês por aí tiverem uma história semelhante. É por isso que fiquei empolgado quando a Microsoft lançou um novo plug-in do Outlook 2007 chamado: Priorizador de E-mail.

O Microsoft Outlook Email Prioritizer é um download gratuito do novo OfficeLabs da Microsoft <pelo menos quando escrevi este artigo>.

Nas suas palavras:

Recursos:

• Botão Não Perturbe - Interrompa o recebimento de emails por um período especificado
• Prioridades de email - O email tem uma prioridade atribuída com base em regras prontas para o uso para ajudar a encontrar emails relevantes

A instalação foi rápida e fácil:

Na primeira vez em que você iniciar o Outlook após instalar o novo complemento, esteja preparado para aguardar alguns minutos enquanto ele varre o seu email e atribui as várias prioridades.

Depois que o Outlook abrir após a instalação, você notará uma nova barra de ferramentas na parte superior do Microsoft Outlook

Cliente 2007. As configurações são bem simples. Você pode definir a configuração “Não perturbe” em intervalos de 30 minutos até 4 horas OU até a conclusão da reunião em que você está atualmente (conforme programado no calendário do Outlook.) Além disso, na barra de ferramentas, você também pode configurar como Caixa de entrada exibe emails com base nas prioridades atribuídas aos emails.

Você pode aceitar as "Regras de prioridade" padrão ou personalizá-las de acordo com as suas preferências, clicando no botão Opções na barra de ferramentas Novo email priorizador.

Uma vez aqui, é bem direto. Ajuste as configurações e clique em OK para salvar.

Eu uso o plug-in no trabalho há algunsdias agora. Por enquanto, tudo bem. Eu uso um método diferente para priorizar minha caixa de entrada, MAS, o recurso "Não perturbe" já teve um impacto muito positivo nos meus hábitos de leitura de e-mail / horário de trabalho! MUITO Groovy De fato!

25/08/08 Atualização

Esta manhã, fui solicitado por uma atualização automáticaFerramenta para atualizar o Microsoft Email Prioritizer da V1.0.818.0 para 1.0.820.0. As notas mencionam que a atualização é para usuários que não têm conexões com os Exchange Servers: