Slik legger du til nedtrekkslister og datavalidering i Excel 2010-regneark

I Excel 2010 og 2007, en praktisk funksjon jeg bruker alletiden i budsjettsesongen er datavalideringsfunksjonen som lar deg lage en rullegardinliste i cellen for å fylle ut felt. Siden flere av oss jobber med budsjettet sammen, kan jeg ved hjelp av rullegardinlistene holde dataene normalisert og spare meg og mine kolleger mye tid under og på slutten av prosessen. Dette er bare ett eksempel, men jeg kommer til å gjette at du forstår poenget. Hvis ikke, åpne Excel 2010 eller 2007 og følg med for å se magien i rullegardinlistene i Excel!

Selv om jeg vanligvis legger til rullegardinmenyen Datavalideringlister til hele kolonner, kan du også legge til rullegardinmenyen i individuelle celler. I eksemplet nedenfor skal jeg bygge en rullegardin ned til en hel kolonne for å hjelpe meg med å bygge ut sjangerkategorien i musikksamlingen min.

Trinn 1 - Velg hvilke celler du vil legge til validering til

Klikk på en kolonne for å markere hele kolonnen.

Trinn 2 - Databånd

Nå som du har valgt de ønskede cellene, Klikk de Data kategorien i båndet og deretter Klikk de Datavalidering verktøy.

Trinn 3 - Valideringskriterier

Fra innstillinger Tab, Klikk rullegardinlisten Tillat og Klikk Liste.

Trinn 4 - rullegardinliste

I Sdet er to forskjellige alternativer.

1. Hvis du allerede har noen rader med listen dindata kan du bare velge disse feltene. Dette er grunnen til at jeg vanligvis gjør IE: Bruk en skjult kolonne et sted i regnearket, men for å holde ting enkelt, foreslår jeg nr. 2 for denne øvelsen.
2. Skriv inn dataene for rullegardinmenyen manuelt Typing dem inn i boksen som skiller dem med komma.

Klikk OK å redde.

Trinn 5 - Valgfritt: Inndatamelding + Feilvarsel

Det er to ekstra datavalideringsfaner du kan bruke hvis du vil. Den første er Skriv inn melding, vil denne kategorien tillate deg å tilordne en liten popup-melding som vises når noen velger en celle med denne datavalidering tildelt. Det andre er Feilvarsel, dette lar deg sette opp en melding når noen prøver å legge inn informasjon i cellen som ikke samsvarer med det du legger i kilden.

Ferdig!

Nå vil alle cellene du først valgteha en rullegardinmenyfunksjon med en liste du kan velge mellom for cellen. Disse cellene vil nå også bli moderert / normalisert ved datavalidering, så du får bare lov til å legge inn et av kildealternativene i cellen. Hvis brukeren gjør rullegardinmenyen og velger, er det ikke noe problem. Hvis de skriver det, er det ikke noe problem. Hvis de skriver feil data, får de feilmeldingen som konfigurert ovenfor i trinn 5 (hvis du konfigurerte en feilmelding osv.).

Konklusjon

Som jeg nevnte i åpningen, bruker jeg drop downlister hele tiden på jobben og hjemme når du koordinerer artikler her på groovyPost. Google Docs støtter også funksjonen, så hold deg oppdatert for den veiledningen om noen få dager.