Slik legger du til Google Docs Dropdown og validering i cellen i regneark

Datavalidering driver konsistensen i regnearkene dine og gjør regnearkene mer brukervennlige.

Tidligere har vi gjennomgått datavalideringenFunksjon i Excel 2010, og i dag skal jeg gå gjennom den samme funksjonen i Google Dokumenter. 26. august 2010 la Google Docs-regneark (aka Google Sheets) rullegardinmenyen og -validering i cellen til regneark, noe som bringer det ett skritt nærmere funksjonsparitet med Excel.

Så hva gjør all denne datavalideringsjazz? Enkelt - det begrenser verdiene til en celle til en forhåndsinnstilt liste eller spesifikt område.

Hvis du for eksempel hadde en "Status" -kolonne i enregneark med oversikt over de forskjellige prosjektene dine for flere klienter, kan du begrense de gyldige oppføringene for den kolonnen til "Fullført", "Pågår", "Avbrutt", etc., etc. På denne måten lager du Google Docs-regnearket mer brukervennlig (mindre å skrive — du kan ganske enkelt velge en oppføring fra rullegardinmenyen) og bidra til å forhindre skrivefeil og feil. Det er et par forskjellige måter å konfigurere dette på, og noen få forskjellige alternativer å velge mellom.

Oppdater: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i 2010. Noen av innstillingsnavnene og menyene har endret seg. Jeg har oppdatert skjermbildene og noen av trinnene deretter. Nyt!

Slik legger du til Google Docs Validering av rullegardinliste i cellen {Screencast}

Redaktørens notat: Denne videoen er ganske utdatert, men den vil detgir deg den overordnede ideen om hvordan validering fungerer i Google Dokumenter. Se trinnvise instruksjoner for å se de siste skjermbildene - navnene på noen av alternativene og innstillingene er endret.

Slik legger du til Google Dokumenter i rullegardinlisten Validering {Trinn-for-trinn}

Trinn 1

Å velge cellen eller cellene du vil legge til datavalidering til. Du kan velge flere celler ved å holde skift og klikke på et område med celler.

Steg 2

Klikk Data og velg Datavalidering…. Alternativt kan du gjøre det Høyreklikk dine valgte celler og velg Datavalidering…

hvordan du legger til en rullegardinliste med alternativer i google docs

Trinn 3

I rullegardinmenyen Kriterier velger du Liste fra rekkevidde.

Trinn 4

Skriv inn cellene du vil bruke som oppføringsalternativer. Alternativt kan du gjøre det Klikk knappen til høyre for boksen og velg et område med musen (dette alternativet er enklere). Du kan til og med velge et område fra et annet regneark i dokumentet.

I stedet for å opprette en liste fra rekkevidde, kan du også legge inn listeelementene manuelt. Å velge Legg inn listeelementer og skriv dem bare i boksen til høyre. Bruk dette alternativet når de gyldige oppføringene dine ikke allerede er inkludert i regnearket.

Trinn 5

Fyll ut tilleggsalternativene.

Hvis du vil vise hjelpetekst når en bruker svever musen over en datavaliderte celle, sjekk Vis hjelpetekst for validering og skriv inn tekst i feltet nedenfor.

google docs datavalidering angi listeelementer og hjelpetekst

Kryss av Vis rullegardinliste i cellen hvis du vil tillate brukere å velge gyldige alternativer fra en meny.

google docs forhindrer ugyldige oppføringer

Hvis du vil tillate ugyldige data, men viser en advarsel, velger du Vis advarsel for innstillingen “På ugyldige data”. Med denne innstillingen kan du skrive hva du vil her, men du vil bli varslet om at den ikke er i listen over gyldige data. Velge Avvis innspill for dette alternativet vil føre til at ugyldige oppføringer blir avvist.

Klikk Lagre når du er ferdig.

Etter at du har konfigurert datavalidering, vil cellen ha en pil i øvre høyre hjørne.

Hjelpeteksten vises som et verktøytips når du velger cellen.

Hvis du har tillatt ugyldige oppføringer, vil du se en advarsel hvis du skriver inn data som ikke er inkludert i listen eller spesifisert område. Dette vises som en oransje trekant i øvre høyre hjørne.