10の不可欠なOutlookのヒント

プログラムを最大限に活用していますか？Outlookを使用していますか？ Outlookデスクトップクライアントは、スイスアーミーナイフよりも多くの機能を備えたパワーユーザーのパラダイスです。残念なことに、多くの人が圧倒されてしまいます。それはあなたである必要はありません！このヘビーウェイトの電子メールアプリケーションを使用するための提案とコツは何百もありますが、短くして、最も有用で見落とされがちな上位10のリストをまとめました。これらのヒントを使用すると、仕事中であっても、パソコンからメールを管理していても、自信を持って効率的になり、恥ずかしさを軽減できます。

1. Outlookの各セクションのクイックプレビュー
カレンダーのクイックビューが必要ですか？ タスクリストに残っているものをすぐに確認し、連絡先帳から誰かを見つける必要があるかもしれません。 Office 2013では、「プレビュー」機能が導入されました。この機能を使用すると、Outlookの下部にカーソルを合わせると、[カレンダー]、[人]、および[タスク]タブの概要が表示されます。

2.クイックステップ
Outlookで多くの時間を費やしていますか繰り返しのタスク？あなたのためにあなたの仕事をすることができるいくつかの簡単なステップを追加することにより、あなたのワークフローを楽にします。各ボタンは、定型テキストによる自動返信、メールの転送、メールのフォルダへのコピー、予定の作成などを設定できます。クイックステップは最初は設定が複雑に見えるかもしれませんが、心配する必要はありませんが、このテーマに関するわかりやすいチュートリアルで説明します。 Outlookを毎日使用する場合、時間をかけてそれらの使用方法を学ぶのは本当に価値があります。

3.会話ビューを有効にする
Gmailがアイデアの主流の人々は、会話リストのメールを読むことに夢中になっています。さらに良いことに、このビューを使用すると、グループ会話に参加したくない場合に、メールのストリーム全体を簡単に無視できます。変更は、メールリボンの[表示]タブでチェックボックスをクリックするだけです。

4. メールを読むときに新しい連絡先を追加する
連絡先メールアドレスを手動で書き込むのはそうです2003. Outlookの最新バージョン（2007-2013）では、ヘッダーでアドレスをクリックすると、メールを読むときに連絡先リストにユーザーを追加できます。

5. 未読メールを目立たせる
Microsoft Officeのデフォルトの色とフォントずっとあなたを望みのままにすることができます。誰もが同意できる特定の色のセットを提案することはできませんが、あなたのカスタマイズは手の届くところにあると言えます。 [表示]リボン> [表示設定]> [その他の設定と条件付き書式設定]にアクセスします。各ウィンドウ内で、色だけでなく、Outlook内のテキストの各セクションのフォント、サイズ、スタイルも変更できます。上記のオレンジ色のリンクの詳細。

6. 配送を延期する
あなたは今までに持っているだけにメールを送信したことがあります"やばい！すぐにその瞬間を送ったのはなぜですか？私はこの機能を何年も使用してきましたが、何回ベーコンを節約し、悪いメールが送信されないようにしたかを説明することはできません。これは企業のオフィスでは重要かもしれませんが、電子メールが正確であり、偶然の誤解を避けるために顧客と取引する場合は特に重要です。作成ウィンドウの[オプション]リボンから1つのメッセージを遅らせることは簡単ですが、デフォルトですべてのメールを遅らせるには、このリンクガイドで詳しく説明する少し複雑なOutlookルールが必要です。

7. ピープルペインをオフにする
くて、かさばって、価値がありますスクリーン不動産。 MicrosoftはOffice 2013のユーザーウィンドウを大幅に改善しましたが、それでもほとんどのユーザーにとっては苦痛です。ありがたいことに、彼らはそれを非常に簡単にオフにしました。 メールモードで[表示]リボンにアクセスし、クリックしますPeople Pane> Offを選択すると、読書ウィンドウの下部にある混乱をシャットダウンします。あなたがそれを元に戻す必要があるなら、同じ場所にあるので、あなたは今、それのためにオンボタンを見つける場所も知っています。

8. フォルダペインでメッセージプレビューをオフにする
ほとんどのメールでは、件名と送信者で十分です開いて読むかどうかを知るために。メッセージのプレビューを無効にすると、受信ボックスに一覧表示されたメールを表示するためのスペースが最大50％増えます。つまり、メールをより高速に処理し、生産性を高めることができます。これらを無効にするには、[表示]リボンに移動し、[メッセージプレビュー]> [オフ]をクリックします。

9. 休暇（不在通知）
Outlookを仕事に使用している場合、これは非常に簡単、考える必要のない。あなたが町を離れていることを顧客や同僚に知らせることは、金曜日にこれらのTPSレポートを送信しなかった理由を疑問に思って怒っている暴徒に変わる可能性を回避する最良の方法です。これを行うにはいくつかの方法があります。 1つは、会議をリマインダーとして設定することです。別の方法は、下のスクリーンショットにあるようなルールを設定することです。しかし、ほとんどの人が使用するものは「不在時のアシスタント」と呼ばれ、メールがExchangeサーバーでホストされている必要があります。

10.偶発的なReplyToAll電子メールの恐怖から身を守る
音性下痢にからかわれてもあなたの心配の少なくとも、まだいくつかの選択の少数の受信箱にだけ残された多くのものがまだあります。このヒントには、返信リストの全員にメールを送信するのではなく、個人に送信するのを防ぐか、少なくとも警告するOutlookプラグインのインストールが含まれます。 Microsoft.comからプラグインをここからダウンロードできます。 .msiファイルを実行するだけで、インストールは簡単です。