IssueBurnerとGmailを使用して無料のヘルプデスクシステムを作成する方法

メールベースのタスク管理は、私がしばらく興味を持っていた概念であり、新しいサービスの導入により IssueBurner、それは真剣に素晴らしい時間かもしれませんメールでタスクを管理することを検討してください。 IssueBurnerが登場する前に、タスク、リマインダー、または予定を含むすべての電子メールでBCCを実行し、カレンダー、To Doリストに追加する仮想アシスタント（VA）を取得するというアイデアをいじりましたまたはあなたは何を持っています。おそらくそれは価値があるよりも高価ですが、それは確かにVAの便利な使用でしょう。ただし、IssueBurnerはこの機能を無料で自動化します（少なくとも当分の間）。私はそれが好きだと思います。

一言で言えば、IssueBurnerの仕組みは次のとおりです。 issues@issueburner.comにメールを送信して、タスクまたは課題を作成できます。これを行うと、IssueBurnerはあなたのメールアドレスと、受信者としてリストされているメールアドレスに関連付けられた問題を自動的に作成しますに：または CC：フィールド。署名せずに問題の作成を開始できますただし、アカウントを作成すると、未解決の問題を表示して問題にコメントすることができます。このシステムにはいくつかの重要な利点がありますが、それは共同チームやカスタマーサポートデスクで実際にうまくいくと思います。

それはすべてメールベースです。問題はすべて、簡単なCC：を介して作成および追跡できます。
参加するためにIssueBurnerアカウントは必要ありません。つまり、すべての顧客とクライアントは、サインアッププロセスを経ることなく参加できます（とにかく簡単です）。
モバイルフレンドリーです。メールを送信できる場合は、問題を焼き付けることができます。
フォローアップ項目を通常のメールから分離するのに役立ちます。
どの電子メールプラットフォームでも動作します。 Outlook、Gmail、その他のメールクライアントを使用すると、メールをタスクに変換できますが、IssueBurnerでは、すべてのメールプラットフォーム間で問題を共有できます。

IssueBurnerを最大限に活用するには、少し創造性を適用する必要があります。しかし、私の頭に浮かぶ明らかなアプリケーションの1つは、ヘルプデスクの作成です。 IssueBurnerを使用すると、受信メールを「チケット」に変換し、顧客とのステータスと通信を追跡できます。 groovyPostのセットアップ中にIssueBurnerがどのように機能するかを示して、1石で2羽の鳥を殺します。ホットライン" ヘルプデスク。でお客様側（私たちの場合は読者です）、ヘルプデスクにメールを送信するのと同じくらい簡単です。ヘルプデスクは、jack + help @ groovypost.comで設定しました。しかし、被告側では、セットアップが少し必要です。

第一歩

IssueBurnerにサインアップします。訪問するだけです IssueBurner.com そして クリック サインアップ。彼らにあなたの名前とメールアドレスを与えれば完了です。

ヘルプデスクのリクエストを受信する際に使用するメールアドレスを必ずしも使用する必要はありません。

ステップ2

IssueBurnerでグループを作成します。このアカウントを単一の目的専用にする場合は、実際にこの手順をスキップできますが、IssueBurnerを他の組織や職務に使用する場合は、グループを作成することをお勧めします。 クリック グループ 右上に クリック グループを作る.

グループ名と組織を入力します。ここでは、「助けて」と「groovyPost」

このアドレスは、公衆。代わりに、問題を処理できる唯一のアドレスとなる上記のアドレスにメールを送信します。これにより、スパム保護のレイヤーが追加されますが、電子メールに独自のドメイン名を含めることにより、より専門的な外観も得られます。ここで、問題を報告できるように設定したことに注意してください 誰でも。これは当面必要なので、Gmail転送ルールを確認できます。あなたは戻ってそれに変更したいかもしれません グループメンバーのみ 後。

クリック 作成する 終わったら。

次に、課題を追加できるメンバーを追加します。ここでは、jack + help @ groovypost.comを追加します。必要に応じて他の人を追加できます。たとえば、他の人にもヘルプリクエストを送信してもらいたい場合は、jerry + help @ groovypost.comまたはtammy+help@groovypost.comを追加できます（そしてそれらの人々が実際に存在した場合）。要確認：ドメイン向けGoogle AppsとGmailアカウントでは、+記号の後に追加したものはすべて無視されますが、フィルタリングの目的には引き続き使用できます。読む詳細については、以前の投稿 カスタマイズされたGmailアドレス.

最後にすべきことは、返信先アドレスを変更することです。そうするには、 クリック グループ そして クリック 管理する グループ名の横。下 グループ設定, クリック 変化する の隣に "デフォルトのメールおよび返信メール」。そうすることで、IssueBurner.comのメールアドレスは非公開になります。

さて、これですべてIssueBurnerにセットアップされました。 Gmailに行きましょう。

ステップ3

Gmailで転送を設定します。ここでの目標は、jack + help @ groovypost.comに送信されたすべてのメールをhelp.groovypost@issueburner.comに転送することです。そのためには、最初に後者のアドレスに転送する権限があることを確認する必要があります。 Gmailで、クリック 設定そして選ぶ 転送とPOP / IMAP. クリック 転送先アドレスを追加 help.groovypost@issueburner.com、またはグループIssueBurnerアカウントを設定したものを入力します。

そうすると、Gmailはにメールを送信します確認リンク付きのIssueBurnerアカウント。 IssueBurnerはこれを新しい問題として返送するため、Gmailの受信トレイに表示されるはずです。 IssueBurnerアカウントでも確認できます。 クリック 確認します。

ステップ4

カスタマイズしたGmailアドレスに送信されたメッセージをフィルターします。 クリック 設定そして選ぶ フィルター そして クリック 新しいフィルターを作成する。 [宛先]フィールドに、カスタムのメールアドレスを入力し、 クリック 次のステップ.

これらのルールはどのように設定してもかまいませんが、IssueBurnerが新しい問題を通知するので、選択するのが好きです 既読にする そして 受信トレイをスキップ。選択する最も重要なオプションは、選択することです 転送先： help.groovypost@issueburner.comを選択します。 クリック フィルタを作成 終わったら。

これで完了です。試してみましょう。

IssueBurnerでタスクを作成する

次に、Gmailフィルターを設定し、持っているIssueBurnerグループ、jack + help @ groovypost.comに送信されたメールはすべて自動的にIssueBurnerの問題になります。問題の名前は電子メールの件名になり、説明は電子メールの本文になります。たとえば、Facebookアカウントを完全に削除する方法についての質問を誰かが私にメールしたとしましょう。

上記のメールが送信されると、次の2つのことが起こります。

問題がhelp.groovypost IssueBurnerグループに作成されます
その旨を通知するメールを受け取ります。

問題が表示されるまでに数分かかる場合があります。

そして、これはGmailにあります…

タスクへの対応

ユーザーがIssueBurnerアカウントを持っていない場合、問題が受信されたことを通知する定型応答を受け取ります。また、サインアップに招待されます。

それでは、この読者への返信として、Facebookアカウントの削除に関する投稿に誘導したいとしましょう。 IssueBurnerから受け取ったメールに返信して、 コメント。読者がサインアップしたかどうかに関係なく、コメント付きで問題が更新されたという通知を受け取ります。

サインアップした場合、自分のIssueBurnerアカウントからすべてのコメントと問題のステータスを追跡できます。

読者または顧客はメールに返信できますソリューションを修正したかどうかをコメントで知らせます。これはコメントとしてタスクに追加され、独自のIssueBurnerダッシュボードから表示できます。

問題の管理と終了

IssueBurner.comでグループまたはステータス別に問題を並べ替えることができます。

IssueBurner.comには非常に優れたモバイルサイトもあります。

問題が解決したら、IssueBurnerダッシュボードから簡単に閉じることができます。関連するすべてのユーザーはそのように通知されます。または、「後解決策が保留中であり、利用可能になったらフォローアップしたい場合に役立ちます。

また、あなたはここで私が追加したことに気付くかもしれません内部コメント。これらは、グループメンバーと管理者のみが表示できます。そのため、たとえば、顧客にドープを呼び出したい場合や、すべての人にリクエストを無視するように指示したい場合は、内部コメントを使用して行うことができます。

結論

前述したように、これはIssueBurner。これを使用して、グループと共同作業したり、自分でタスクを追跡したりできます。たとえば、返信しない場合に連絡先をフォローアップするように通知したいが、IssueBurnerの問題を必ずしも表示したくない場合は、BCC issues@issueburner.comにアクセスできます。または、経理部門にメールを送信するたびにissues@issueburner.comにCCを送信して請求書と請求書を追跡するために使用できます。賢く整理されている場合、 IssueBurnerは生産性の向上に役立ちます.

IssueBurnerは現在自由、ベータ版の期間中は無料のままです。 IssueBurnerとCloudMagicを作ったWebyogは、価格体系を導入する60日前に通知することを約束します。将来どのようになるかはわかりませんが、無料版と有料版が提供される可能性があります。

追伸私は本当にこのシステムを作成したので、もしあなたが燃えている質問があるなら、私にメールしてください jack+help@groovypost.com または私たちをチェックしてください フォーラム.