מהם קבצי PST של Outlook ומדוע להשתמש בהם ... או לא?
עכשיו זה הכל בסדר ודנדי עד שתגיעו לחופשה למספר ימים, האזהרות בגודל הדוא"ל באות והולכות, ואז KABOOM !!! תיבת הדואר שלך מלאה ואינך יכול עודלשלוח / לקבל את הדוא"ל מהנייד שלך או אפילו מ- OWA (Outlook Web Access) לצורך העניין. קיבלתי את השיחה מיליון פעמים. האייפון שלי לא יכול לשלוח דוא"ל, עזור!
- אז מה לעשות?
- האם יש פיתרון לתיבות הדואר האלה לא מספיק גדולות?
- מה עלי לעשות לפני שאני יוצא לחופשה?
עכשיו אני מציג בפניכם את קובץ ה- PST של Outlook, הידוע לשמצה.
מהם קובצי PST של Outlook?
- קבצי נתונים של Outlook או.ניתן ליצור קבצי PST (כפי שהם מוכרים יותר) באמצעות Microsoft Outlook כדי להעביר או להעתיק דוא"ל וקבצים מצורפים מחשבון תיבת הדואר שלך למחשב האישי שלך. בעיקרון, זהו קובץ ארכיב או אחסון מקומי שאתה יוצר לאחסון דוא"ל וקבצים מצורפים בכונן הקשיח, בכונן USB או בשיתוף השרת (תלוי היכן אתה יוצר ואוחסן).
כמה אתה יכול לאחסן בקבצי PST של Outlook?
- לפני Outlook 2003/2007,.קבצי PST יכולים לאחסן רק 2 ג'יגה-בייט של דוא"ל וקבצים מצורפים. עם Outlook 2003 ו- Outlook 2007, הפורמט השתנה ומאפשר לקבצי ה- PST לגדול לפי הצורך לגודל של למעלה מ- 20 ג'יגה-בתים, אלא אם כן תצורת ברירת המחדל משתנה.
- בכנות, אל תתנו להם לקבל 20 הופעות. זה הרבה רעיון טוב יותר לשמור על קבצי ה- PST שלך לא גדולים מכמה הופעות. אם אתה זקוק לשטח אחסון נוסף, צור קובץ PST חדש במקום ליצור ענק ארכיוני PST. ככל שה-.קבצי PST מקבלים את הסיכוי הגדול יותר לשחיתות ואובדן נתונים (ובנוסף ככל שיהיה קשה יותר לגבות את הנערים הרעים.) אתה יכול לצרף לקבצי Outlook שלך כמה שיותר קבצי PST. כל שעליך לעשות הוא להפריד את הדוא"ל שלך בצורה הגיונית בין מספר .PST. קבצים אם אתה צריך לאחסן יותר מכמה GIGs של דוא"ל ישן.
- עצה - אם אתה משתמש בקבצי PST לארכיב דוא"ל ישן, דחוס אותם לאחר שתעתיק לתוכם את כל הנתונים הישנים. דוא"ל הוא בדרך כלל רק טקסט, כך שהוא דוחס מאוד יפה.
כיצד אוכל ליצור קובצי PST של Outlook?
- זה קל, הנה כמה מדריכים עבור Outlook 2007, 2013 ו- 2016.
מדוע להשתמש / ליצור קובצי PST? יתרונות?
גודל תיבת דואר
- זוכר את הפסקה הראשונה במאמר זה? רוב מנהלי הדוא"ל מגבילים את גודל תיבות הדואר של הארגון. ככל שתיבת הדואר גדולה יותר, כך הם זקוקים לשטח דיסק רב יותר, כך הם זקוקים לגיבוי וככל שהם זקוקים לזמן רב יותר כדי לבצע גיבויים אלה.
- אם אתה דוא"ל packrat (כמוני), 200תיבת הדואר של מגה-בייט פשוט לא חתכה אותה. כאן נכנסים קבצי PST. פשוט צור קובץ PST וגרור ושחרר אליו את הדוא"ל שלך. הם עובדים בדיוק כמו תיקיית תיבות דואר רגילה ב- Outlook. גרור ושחרר. זה פשוט! <תודיע לי אם אתה זקוק לעזרה נוספת. פשוט פרסם את השאלות שלך בפורום שלנו>.
- הגרסאות האחרונות של אינדקס החיפוש של Windowsתיבת הדואר שלך וכל קבצי ה- PST המקומיים (הניתנים להגדרה) המאפשרים גישה מיידית כמעט לכל הדוא"ל דרך תכונות החיפוש המובנות ב- Microsoft Outlook.
התאוששות גיבוי ואסון
- אם אין לך (או סומך) על דוא"למנהל שמבצע באופן קבוע גיבויים של שרת הדואר האלקטרוני שלך, ואז העתקת הדוא"ל שלך (כן, אינך צריך להעביר דואר לקבצי PST, אתה יכול להעתיק אותו גם) לקובץ .PST מקומי הוא שיטה מהירה וקלה להבטיח ניתן לשחזר את הדוא"ל שלך בתרחיש DR של שרת.
ניוד
- קבצי PST הופכים דוא"ל לנייד. לדוגמה, נניח שאתה רוצה להעביר דוא"ל מתיבת דואר אחת לאחרת. לדוגמה, אולי אתה מחליף עבודות ורוצה להביא דוא"ל ישן. או אולי אתה מחליף ספקי מארחים. או, אולי תרצה להעתיק את הדוא"ל האישי והעבודה שלך לקובץ PST, לשמור אותו בכונן USB קטן ולשמור אותו איתך בכל עת. כמו שאמרתי, קבצי PST שומרים על דואר מאוד נייד. וכן, כך גם חשבון GMAIL אבל המאמר הזה לא קשור ל- GMAIL :)
אבטחה
- האם ידעת שכמעט בלתי אפשרי לעשות זאתמעקב / ביקורת אם איש / מחלקת ה- IT שלך קורא את הדוא"ל שלך? העברת דוא"ל "רגיש" או "סודי" משרת הדוא"ל / Exchange לקובץ PST מקומי מוסיף שכבת אבטחה.
- הערה: לרוב מחלקות ה- IT יש את היכולת לתפוס את שלךקבצי PST מבלי שאתה יודע זאת ממש מהכונן הקשיח שלך בעבודה. מסיבה זו, החלת אבטחה נוספת בכונן הקשיח של המחשב היא חיונית. אכתוב מאמר בנושא זה בקרוב, אך לעת עתה, תסתכל על המאמר הזה. זה קצת "GEEKY" אז אני אעקוב אחריו בקרוב עם מאמר שמסביר כמה אפשרויות לאבטחת קבצי PST.
מהם חסרונות השימוש בקבצי PST?
גישה מרחוק
- ברגע שיש דואר זז לתוך .קובץ PST, הוא כבר לא יהיה זמין בשרת באמצעות יישומי גישה מרחוק כמו OWA או טלפונים ניידים ש- SYNC עם תיבת הדואר שלך. כדי לגשת לדוא"ל בקבצי ה- PST, יהיה עליך להשתמש בלקוח מלא של Microsoft Outlook. כונן USB קטן יכול לעזור במצבים אלה. עם זאת, זה עדיין לא נוח כמו השארת דוא"ל בשרת.
אנשים לא יאהבו אותך, וייתכן שאתה יכול לאבד את העבודה שלך
- קבצי PST לאורך זמן (תלוי בכמה דוא"לשאתה מקבל / שמור) יכול לתפוס הרבה מקום במחשב המקומי שלך או בשיתוף שרתים, תלוי היכן אתה מאחסן אותם. חבר'ה IT שונאים כל דבר שגורם להם לעבוד על כל דבר אלא אם כן הוא בונה את קורות החיים שלהם, ולכן הצבת נתונים רבים איפשהו שיחייבו אותם לקנות שטח דיסק נוסף מצער אותם.
- משפטי תאגידי ורוב המחלקות לניהול רשומות לא אוהבות קובצי PST מכיוון שהם מאפשרים למשתמש הקצה להתעלם או לעקוף מדיניות שמירה / השמדת מסמכים ארגונית.
- צוותי אבטחת מידע ארגוני גם אינםכמו קבצי PST מכיוון שאם Legal אי פעם יבקש מהם לשחזר נתונים לצורך תביעה או זימון, קבצי PST עשויים להחליש את העלות והמאמץ של שחזור הנתונים.
ביצועי מערכת ומוח
- ככל שיש לך יותר דוא"ל, כך גם הדוא"ל שלך וגם המחשב שלך צריכים לעקוב אחר התהליך ולעבד אותו.
- מכיוון שיותר דוא"ל וקבצים מצורפים מקבלים אינדקס על ידי חיפוש ב- Windows (או מדד דוא"ל / מערכת אחר), האינדקס שלך יהיה גדול יותר והחיפושים שלך ייקחו זמן רב יותר.
אז, אני מקווה, עניתי לכל השאלות שלךאודות קובצי PST של Microsoft Outlook וכיסו כמה יתרונות וחסרונות ברמה גבוהה. אבל במקרה שהתגעגעתי למשהו, אנא אל תהסס להוריד תגובה או לפרסם את שאלתך בפורום שלי.
השאר תגובה