Poboljšajte svoj tijek rada Outlook Produktivnost ovim savjetima

Za početnike ili profesionalce Microsoft Outlook uključujemnoge značajke koje možete koristiti za povećanje produktivnosti. Evo nekoliko osnovnih savjeta za poboljšanje tijeka rada i produktivnosti pomoću programa Outlook za Mac, Office 365 ili web verzije.

Pravila postavljanja

Pravila vam mogu pomoći da automatizirate upravljanje svojimporuke, bilo da blokira neželjenu poštu ili premješta određene poruke u mapu. Na primjer, mogli biste premjestiti sve poruke svog šefa u određenu mapu, tako da ih nikada ne propustite. S punom verzijom programa Outlook možete stvoriti prilično složena pravila.

Evo jednostavnog pravila u kojem premještam poruke iz mape primatelja. Odaberite poruku od primatelja, a zatim kliknite Dom a zatim kliknite karticu Pravila> Stvori pravilo.

Označite okvir Iz primatelj zatim provjeri Premjestite stavku u mapu. " Odaberite postojeću mapu ili izradite novu. Odaberite ga i kliknite U redu. Možete pokrenuti pravilo odmah ili kasnije. Postoje pravila koja možete postaviti za primanje upozorenja kada dobijete e-poštu od određenog primatelja ili poruke s određenim riječima. Provjerite kako premjestiti nove poruke u određenu mapu.

Također, napredna pravila dodana su na Outlook.com prije nekoliko godina.

Koristite kategorije boja i zastave

Za pomoć koristite značajku Boja i kategorijeodredite prioritete i usredotočite se na ono što je važno. Odaberite poruku i kliknite izbornik Kategoriziraj, a zatim odaberite odgovarajuću boju. Te boje možete prilagoditi određenom značenju. Klik Kategorije> Sve kategorije > odaberite boju, a zatim Preimenuj. Također se mogu dodijeliti naredbe na tipkovnici, tako da možete brzo označiti poruku.

Oznaka praćenja također vam može pomoći da se sjetiteporuke koje trebate pogledati kad za to imate vremena. Kada označite poruku e-pošte, ona će se pojaviti na vašem popisu zadataka i popisu zadataka, tako da je možete sjetiti da je pohađate.

Zakažite pomoću odgođene isporuke

Outlook vam omogućuje odgodu isporuke e-poštedo određenog doba dana. Ova je značajka korisna ako znate da primatelj neće doći do vaše poruke do određenog vremena. Ako znate da korisnik provjerava e-poštu oko 3 sata ujutro, stvorite novu poruku, a zatim kliknite Odgoda isporuke gumb ispod Opcije. Napravite odgovarajuće izmjene u mogućnostima isporuke kao što su Ne isporučujte prije Datum i vrijeme.

Stvorite mapu za pretraživanje

Mapa pretraživanja moćan je način za trijažu vašegporuke i unesite malo razuma u svoju pristiglu poštu. Na primjer, možete stvoriti mapu za pretraživanje za poštu koju želite pratiti ili označiti poruke određenih ljudi, grupa ili popisa.

Kliknite gumb mapa a zatim kliknite karticu Nova mapa za pretraživanje zatim odaberite vrstu mape za pretraživanje koju želitestvoriti iz jedne od grupa. Odaberite mapu pošte i kliknite U redu. Mapa za pretraživanje kreira se u navigacijskom oknu. Sve poruke koje odlučim slijediti bit će tamo dostupne kad ih zatrebam.

Postavite razinu filtra neželjene e-pošte

Neželjena pošta može usporiti koliko je produktivnae-mailove na koje možete doći tijekom dana. Upotrebom filtra za neželjenu poštu Outlooks možete minimizirati njegov utjecaj. Kliknite karticu Početna, zatim izbornik Neželjena pošta u grupi Izbriši, a zatim kliknite Opcije neželjene e-pošte.

Preporučujem da prvo započnete s postavkom Lowi pogledajte kako vam to odgovara. Ako su neželjene poruke previše agresivne, tada možete prijeći na višu opciju. U slučaju da filtar pogrešno označi važnu poruku, zadržao bih potvrdenu opciju Trajno brisanje.

Stvorite sigurnosne kopije PST datoteke

Outlook je sustav, a može i propasti. Održavanje zdrave sigurnosne kopije vaše osobne mape može osigurati nesmetan oporavak u slučaju oštećenja, kvara sustava ili bilo kojeg drugog nepredviđenog problema.

Datoteke programa Outlook (.pst) stvorene pomoću programa Outlook 2013 ili Outlook 2016 spremaju se na vaše računalo u Mapa DocumentsOutlook Files. Ako ste nadogradili na Outlook na računalu ili Macu koji su već imali podatkovne datoteke stvorene u programu Outlook 2007 ili starijoj verziji, te se datoteke spremaju na drugo mjesto u skrivenoj mapi na C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Izvanmrežna datoteka podataka Outlook (.ost) također se sprema na C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. Većina podataka ostaje na poslužitelju; međutim bilo kojistavke koje su lokalno spremljene trebaju se sigurnosno kopirati. Na primjer, Kalendar, Kontakti, Zadaci i sve mape označene samo kao Lokalno. Za više informacija o stvaranju i sigurnosnoj kopiji PST mapa pogledajte sljedeće članke:

• Kako stvoriti PST mapu u programu Outlook 2016
• Stvorite PST mapu u programu Outlook 2013
• Što su Outlook PST mape i kako ih koristiti
• Popravite oštećenu PST mapu u programu Outlook

Moglo bi vas zanimati i kako pronaći Outlook privremenu mapu OLK.

Postavljanje odgovora izvan ureda

Hoćete li većinu biti izvan uredadanu ili na odmoru mjesec dana, postavljanjem odgovora izvan službe možete kontaktirati svoje kontakte da niste dostupni. Upotreba Asistenta za odsutnost ureda smanjit će puno buke u vašoj pristigloj pošti kada vas pokušavaju dobiti bez trenutnog odgovora. Također će se smanjiti posao čišćenja pristigle pošte kada se vratite. Klik Datoteka> Informacije> Automatski odgovori.

Označite radio okvir Pošaljite automatske odgovoredefinirajte razdoblje kada želite da vam se pošalje ova poruka. Ovu poruku možete poslati i kolegama u ili izvan organizacije.

Ako koristite Outlook za iOS, dodirnite Postavke, dodirnite svoj Exchange Server, a zatim dodirnite Automatski odgovori. Uključite Automatski odgovori i upišite personaliziranu poruku.

Upravljanje obavijestima

Obavijesti na radnoj površini programa Outlook mogu biti neodoljivei odvratiti vam pozornost. Jedna od mogućnosti koju imate je da ih onemogućite. Da biste ih isključili, desnom tipkom miša kliknite ikonu programa Outlook u području obavijesti na programskoj traci, a zatim kliknite Prikaži novo upozorenje radne površine pošte. Za starije verzije programa Outlook pogledajte naš članak o onemogućavanju upozorenja na radnoj površini programa Outlook.

Outlook Mobile Savjeti

Ako upotrebljavate mobilnu verziju programa Outlook, evo nekoliko savjeta kojima ćete moći ostati produktivni u pokretu.

Prebacujte se između osobnog i radnog kalendara.

Dodirnite karticu Kalendar, zatim dodirnite izbornik hamburgera, a zatim dodirnite svoj radni ili osobni kalendar.

Zakažite Skype poziv s programom Outlook za iOS

Dodirnite Kalendar, izradite novi, pa unesite naziv događaja. Dodirnite Osobe, a zatim dodajte osobe koje želite pozvati. Prijeđite prstom prema dolje i uključite Skype poziv zatim dodirnite vezu Skype poziv, unesite opis, a zatim dodirnite Sastavljeno. Dodirnite Spremi za dovršetak.

Pošaljite dostupnost

Stvorite novu poruku i dodirnite Kalendar događaj.

Dodirnite pošalji dostupnost, odaberite prikladno vrijeme, a zatim Gotovo.

Pošaljite svoju poruku.

Nedavna ažuriranja programa Outlook 2016 za Mac dodala su nekenove značajke. Pogledajte naš članak za više informacija o tome kako možete koristiti te nove značajke. Također, pogledajte naš članak s popisom naredbi tipkovnice programa Outlook za korisnike Maca.