शुरुआत की मार्गदर्शिका Google शीट्स के लिए, ऑनलाइन प्रतिद्वंद्वी एक्सेल के लिए

पिछली बार हमने Google डॉक्स को देखा था और यदि आप एक शुरुआत हैं, तो इसके साथ कैसे शुरुआत करें। आज हम Google के क्लाउड-आधारित उत्पादकता एप्लिकेशन - Google शीट्स के दूसरे प्रमुख हिस्से को देखने जा रहे हैं।

Microsoft के एक्सेल में शीट Google का जवाब है। एक्सेल के अलावा शीट्स को सेट करने वाली दो बड़ी चीजें हैं: शीट्स पूरी तरह से वेब ब्राउज़र-आधारित है और यह उपयोग करने के लिए बिल्कुल मुफ्त है। यह डॉक्स के सहयोगी और साझाकरण कार्यों को भी साझा करता है।

यह मानते हुए कि आप पहले से ही शीट्स के बारे में कुछ नहीं जानते हैं, आइए हम यह देखते हैं कि यह कैसे काम करता है।

गूगल शीट्स - माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का मुफ्त विकल्प

यदि आपके पास पहले से ही Microsoft Excel कैसे काम करता है, इसकी अच्छी समझ है, तो आपको Google शीट्स में कोई समस्या नहीं होगी। लेकिन मान लें कि एक्सेल कैसे काम करता है, इसके बारे में आपको कुछ नहीं पता है।

डॉक्स की तरह, शीट्स में इसके लिए निम्नलिखित चीजें हैं:

• सब कुछ पूरी तरह से ऑनलाइन है, इसलिए आपके स्प्रेडशीट किसी भी इंटरनेट से जुड़े कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस से सुलभ हैं।
• सब कुछ स्वचालित रूप से सहेजा जाता है, इसलिए आपको किसी भी महत्वपूर्ण काम को खोने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
• आप सहयोगियों को अपनी स्प्रैडशीट पर आमंत्रित कर सकते हैं और वास्तविक समय में दस्तावेज़ों को संपादित करते हुए देख सकते हैं।
• आप वास्तविक समय में स्प्रैडशीट के अंदर अपने सहयोगियों के साथ चैट कर सकते हैं।
• आप संशोधन इतिहास देख सकते हैं और एक स्प्रेडशीट को पिछले संस्करण में वापस रोल कर सकते हैं।

Google पत्रक प्राप्त करना

Google पत्रक प्राप्त करना सरल है। आप अपने ब्राउज़र को सीधे https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ पर इंगित कर सकते हैं, जो आपको यहां लाएगा:

या आप Google ड्राइव के माध्यम से साइट तक पहुंच सकते हैं।

एक नई स्प्रेडशीट शुरू करना

नीले बटन पर क्लिक करने और अगले पृष्ठ पर ले जाने के बाद, नीले पर क्लिक करें नया बटन, फिर Google शीट। अब आप एक खाली स्प्रेडशीट चुन सकते हैं या एक टेम्पलेट से शुरू कर सकते हैं।

एक रिक्त स्प्रेडशीट शुरू करना

यदि आप एक रिक्त स्प्रेडशीट चुनते हैं, तो बस इसे एक शीर्षक दें, फिर डेटा के साथ कक्षों में भरना शुरू करें।

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एक टेम्पलेट स्प्रेडशीट शुरू करना

यदि आप टेम्पलेट विकल्प चुनते हैं, तो आपको चुनने के लिए काफी अच्छा चयन दिखाई देगा।

सभी सामान्य संदिग्ध वहाँ हैं - शेड्यूल, टू-डू लिस्ट, बजट, कैलेंडर, व्यय रिपोर्ट, चालान और बहुत सारे ट्रैकर।

एक्सेल स्प्रैडशीट को Google शीट में अपलोड करना और परिवर्तित करना

स्प्रेडशीट शुरू करने का तीसरा विकल्प पहले से मौजूद Microsoft एक्सेल स्प्रेडशीट को लेना और इसे Google शीट प्रारूप में अपलोड करना है। आपको ड्राइव URL के माध्यम से ऐसा करने की आवश्यकता होगी, हालांकि फाइल अपलोड विकल्प स्प्रेडशीट पृष्ठ पर नहीं है।

यहाँ एक बिक्री डेटा एक्सेल स्प्रेडशीट है कि मैंमेरे लैपटॉप पर है। मैंने इसे आसान पहुंच और संपादन के लिए Google शीट में अपलोड किया है। यह मानते हुए कि फ़ाइल बहुत बड़ी नहीं है, सामान्य रूप से अपलोड होने में सेकंड लगते हैं। स्क्रीन के नीचे दाईं ओर एक छोटा नोटिफिकेशन बॉक्स आपको अपलोड होने पर बताएगा।

लेकिन इसे अभी तक Google शीट में परिवर्तित नहीं किया गया है। इसने अब तक केवल एक्सेल शीट अपलोड की है। इसे परिवर्तित करने के लिए, दस्तावेज़ पर राइट-क्लिक करें और चुनें -> Google पत्रक के साथ खोलें.

फिर वह शीट्स प्रारूप में दस्तावेज़ की एक नई प्रतिलिपि बनाएगा। फिर आप दस्तावेज़ के एक्सेल संस्करण को हटा सकते हैं।

Google शीट के साथ काम करना - मूल बातें

अब जब आपके पास एक शीट खुली और जाने के लिए तैयार है, तो आइए कुछ बुनियादी सुविधाओं पर एक नज़र डालते हैं।

पंक्तियों और स्तंभों को सम्मिलित करना

अब हमारे पास डेटा से भरा हमारा दस्तावेज़ है, हम कहते हैं कि हम उस डेटा को ऊपर, नीचे या बग़ल में ले जाना चाहते हैं, ताकि नए डेटा के लिए जगह बनाई जा सके।

यह बहुत आसान है। एक नया कॉलम बनाने के साथ शुरू करते हैं। सबसे पहले, केवल इस बात पर प्रकाश डालें कि किन चीजों को स्थानांतरित करना है। यदि आप केवल एक नया कॉलम चाहते हैं, तो उसके बगल में स्थित कॉलम को हाइलाइट करें। यदि आप तीन नए कॉलम चाहते हैं, तो इसके आगे तीन को हाइलाइट करें।

इस दस्तावेज़ के साथ, मेरे पास केवल एक कॉलम है। इसलिए मैंने इसे हाइलाइट किया क्योंकि मैं इस कॉलम को B कॉलम में ले जाना चाहता हूं और अन्य डेटा के लिए A कॉलम खाली है।

A कॉलम हाइलाइट होने के बाद, अब पर जाएं सम्मिलित करें-> स्तंभ बाईं ओर.

A कॉलम अब B कॉलम में होगा और A कॉलम अब खाली होगा, नए डेटा के लिए तैयार होगा।

याद रखें, आपके द्वारा किया गया प्रत्येक परिवर्तन प्रतिवर्ती है। या तो संस्करण ट्रैकिंग के माध्यम से या के माध्यम से संपादित करें> पूर्ववत.

पंक्तियों को सम्मिलित करना और भी आसान है। उस पंक्ति को हाइलाइट करें जिसे आप नई पंक्ति को जोड़ने के लिए ले जाना चाहते हैं। फिर जाएं डालें-> ऊपर पंक्ति या नीचे डालें-> नीचे पंक्ति.

और यह किया जाएगा अरे हाँ।

पंक्तियों और स्तंभों को हटाना

पंक्तियों और स्तंभों को हटाना भी आसान है। पंक्ति या स्तंभ को हाइलाइट करें फिर पर जाएं संपादित करें मेन्यू। आपको पंक्ति को हटाने के लिए एक विकल्प दिखाई देगा और जब चुना जाएगा, तो पंक्ति गायब हो जाएगी और अंतरिक्ष को भरने के लिए सब कुछ बढ़ जाएगा।

में भी एक विकल्प है संपादित करें स्तंभ को हटाने के लिए मेनू।

अपने कुल से शून्य जोड़ें या हटाएं

कभी-कभी संख्याओं के साथ, यदि आप दशमलव बिंदु के बाद कोई शून्य जोड़ते हैं, तो सेल से बाहर निकलने पर वे स्वचालित रूप से छीन लिए जाते हैं। सौभाग्य से, शून्य को वापस रखना बहुत आसान है।

सेल को हाइलाइट करें फिर इसके ऊपर शून्य बटन पर क्लिक करें।

डेटा को ठीक से संरेखित करें

यदि आप थोड़े साफ-सुथरे सनकी या ओसीडी वाले हैं, तो आप चाहेंगे कि सब कुछ ठीक से हो जाए। कभी-कभी कुछ कोशिकाएँ बाईं ओर और कुछ दाईं ओर संरेखित होती हैं, जैसे।

उन सभी को सैनिकों के रूप में सीधा खड़ा करने के लिए, बस कॉलम को उजागर करें (इस मामले में, कॉलम ए), संरेखण बटन पर क्लिक करें और वह चुनें जो आप चाहते हैं।

अब उन बच्चों को एक सीधी रेखा में देखें।

मुद्रा, प्रतिशत, और अधिक के रूप में प्रारूप संख्या

टाइपिंग नंबर एक बात है, लेकिन अगर आप हैंवास्तव में वित्तीय लेनदेन की रिकॉर्डिंग, तो यह एक मुद्रा, दशमलव अंक और अल्पविराम के लिए समझ में आता है। इस तरह, आप आसानी से आंकड़े पढ़ सकते हैं। या अन्य तरीके हैं जिनसे संख्याओं को स्वरूपित किया जा सकता है।

इसलिए यहां नंबर दिए गए हैं क्योंकि वे टाइप किए गए थे।

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लेकिन अगर आप एक या अधिक सेल को हाइलाइट करते हैं, तो क्लिक करें 123 बटन (फ़ॉन्ट मेनू के बगल में), फिर आपको विकल्प मिलते हैं।

का चयन मुद्रा आकृति को ठीक से स्वरूपित मुद्रा में बदल देता है। या आपके पास प्रतिशत, दिनांक, समय और बहुत कुछ हो सकता है। प्रत्येक विकल्प के पास यह होता है कि चयनित होने पर संख्या क्या दिखती है।

यदि आप एक अलग मुद्रा चाहते हैं, तो क्लिक करें अधिक प्रारूप तल पर। फिर अधिक मुद्राएँ ...

फिर बस अपनी मुद्रा चुनें।

एक तालिका बनाओ

टेबल बनाना बिल्कुल आसान है। बस उस क्षेत्र को हाइलाइट करें, जिसके लिए आप एक तालिका बनाना चाहते हैं। फिर मेनू बार के बटन पर क्लिक करें जो एक दूसरे के ऊपर खड़ी 4 चौकों जैसा दिखता है।

आप जो चाहते हैं उसे चुनें। तालिका के लिए, यह शीर्ष पंक्ति में पहला होगा। क्लिक करने से कोशिकाएं उनके चारों ओर काली रेखाएँ बना देंगी, जिससे आपको अपनी तालिका मिल जाएगी।

रंग और डेटा रंग

यदि आप उदाहरण के लिए अलग-अलग रंगीन पंक्तियाँ रखना चाहते हैं, तो यह प्रश्न में पंक्ति को उजागर करने का एक मामला है। फिर, भरण रंग बटन (फ़ॉन्ट रंग बटन के बगल में) पर क्लिक करें।

एक रंग चुनें और कोशिकाएं उस रंग को बदल देंगी। हालांकि याद रखें कि यदि आपके पास गहरा रंग है, तो आपको इसे दिखाने के लिए एक हल्का फ़ॉन्ट की आवश्यकता होगी।

क्लिक करने योग्य लिंक और टिप्पणियाँ जोड़ें

क्लिक करने योग्य हाइपरलिंक बनाने के लिए, सेल में एक मान्य URL टाइप करें। एक बार जब आप रिटर्न कुंजी दबाते हैं या सेल से बाहर क्लिक करते हैं, तो लिंक तुरंत सक्रिय और क्लिक करने योग्य हो जाता है।

टिप्पणियां छोड़ना (यदि किसी ने आपको Google स्प्रेडशीट भेजी है) Google डॉक्स से थोड़ी अलग है। Google डॉक्स में, जब आप टिप्पणी छोड़ते हैं, तो यह वहां खुले तौर पर बैठता है।

लेकिन Google शीट में, जब आप एक टिप्पणी छोड़ते हैं, तो यह बॉक्स के कोने में एक छोटे पीले त्रिकोण द्वारा इंगित किया जाता है। टिप्पणी देखने के लिए, आपको इसके ऊपर माउस करना होगा।

कॉलम द्वारा डेटा छाँटना

यदि आपके पास एक स्प्रेडशीट है, तो, नामों की एक सूची, आप इसे वर्णानुक्रम में रखना चाह सकते हैं। या वर्णमाला क्रम को उलट दें।

ऐसा करने के लिए, स्तंभों को हाइलाइट करें, फिर पर जाएं डाटा मेन्यू। वहां आप पूरे कॉलम या उस हाइलाइट किए गए सेल को उस कॉलम में सॉर्ट कर सकते हैं।

सहयोगकर्ताओं को आमंत्रित करना

सहयोगी को आमंत्रित करना उसी तरह है जैसे किगूगल दस्तावेज। जिस किसी को भी Google दस्तावेज़ में आमंत्रित किया जाना है, उसे Google खाते की आवश्यकता है। यह या तो एक मानक मुफ्त जीमेल खाता या एक भुगतान किया हुआ Google Apps खाता हो सकता है।

अब नीले पर क्लिक करें शेयर डॉक्स स्क्रीन के ऊपरी-दाएँ हाथ के कोने में बटन और एक बॉक्स ऊपर जाएगा।

यदि आप पर क्लिक करते हैं साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करें, आपके पास लिंक बनाने का विकल्प है जहांकोई भी दस्तावेज़ तक पहुंच सकता है, बशर्ते उनके पास लिंक हो। आप उनकी देखने की अनुमति को भी संपादित कर सकते हैं, जैसे कि आपके कार्य को संपादित करने की उनकी क्षमता या केवल इसे पढ़ें।

या यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को आमंत्रित करना पसंद करते हैं, तो आप उनके ईमेल को इसमें कॉपी कर सकते हैं लोगों अनुभाग, दस्तावेज में उन्हें क्या करने की अनुमति है। एक नोट संलग्न करें और साथ ही यदि आप उन्हें बताना चाहते हैं तो कुछ भी नहीं है।

यदि आपके पास उस ईमेल पते के लिए आपकी संपर्क पुस्तक के अंदर के लोग हैं, और उनमें से एक वह व्यक्ति है जिसे आप आमंत्रित करना चाहते हैं, तो ईमेल फ़ील्ड स्वचालित रूप से ऑटो-पॉप्युलेट हो जाएगी, जिससे आपका थोड़ा सा समय बच जाएगा।

जब व्यक्ति आपके निमंत्रण को स्वीकार कर लेता है, तो आप उन्हें स्क्रीन के शीर्ष पर, SHARE बटन के बगल में देखेंगे।

किसी अन्य फ़ाइल स्वरूप में स्प्रेडशीट डाउनलोड करना

जब आपकी स्प्रेडशीट अंततः हो जाती है, तो आप इसे एक अलग फ़ाइल प्रारूप के रूप में निर्यात करना चाह सकते हैं।

Google डॉक्स के लिए विकल्प थोड़े अलग हैं। आखिर आप कर रहे हैं यहां एक स्प्रेडशीट से निपटना जो एक साधारण दस्तावेज़ की तुलना में थोड़ा अलग जानवर है।

थर्ड पार्टी ऐड-ओन्स

Google डॉक्स की तरह, शीट्स में भी थर्ड-पार्टी ऐड-ऑन हैं जो आपके काम को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। मेनू तक पहुंचने के लिए, पर जाएं ऐड-ऑन-> एड-ऑन प्राप्त करें शीर्ष मेनू पट्टी पर।

कुछ सबसे अच्छे यहाँ है।

गूगल विश्लेषिकी

अपने Google Analytics खाते को अपने Google पत्रक में संलग्न करें और शीट में नियमित रूप से उत्पन्न विश्लेषिकी रिपोर्ट रखें।

टेम्पलेट गैलरी

टेम्प्लेट गैलरी के साथ और भी अधिक टेम्प्लेट की अपनी पसंद का विस्तार करें।

अधिक फ़ॉन्ट्स

जैसा कि शीर्षक का तात्पर्य है, अपने स्प्रैडशीट के लिए अधिक फ़ॉन्ट प्राप्त करें।

निष्कर्ष

बहुत सारे लोग (खुद शामिल) हैं जोएक जुनून के साथ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल से नफरत है। यह फूला हुआ है, और इसलिए उपयोग में कठिन है। लेकिन Google ने स्प्रैडशीट को केवल आपकी ज़रूरत की चीज़ें और अधिक नहीं देकर सरल बनाया है। सहयोग की आवश्यकता होने पर शानदार ढंग से उपयोग करने और काम करने के लिए यह एक शानदार सेवा है।