आउटलुक 2010 और 2013 में ऑटो-क्रिएटिव को कैसे कॉन्फ़िगर और प्रबंधित करें

आउटलुक की शुरुआत के बाद से, Microsoft ने हमेशा पुरालेख और शामिल किया है स्वतः संग्रह सुविधा और आउटलुक 2010 कोई अपवाद नहीं है। AutoArchive सुविधा स्वचालित रूप से आपके स्थानीय हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत पुरालेख डेटा फ़ाइल में आपके प्राथमिक मेलबॉक्स से पुराने ईमेल को स्थानांतरित या हटा देती है। इन फाइलों को .PST फाइलें कहा जाता है। अतीत में जब आउटलुक .PST फ़ाइलों में 2 गीग सीमा थी, तो आर्काइव सुविधा बहुत महत्वपूर्ण थी क्योंकि यह आपकी प्राथमिक .PST फाइल के पुराने ईमेल और आर्काइव.स्टस्ट फाइल में संग्रहीत थी। भले ही कहा जा रहा है, आउटलुक 2010 में .PST फाइलों में 20 गिग सीमा है; यह अभी भी एक अच्छा विचार है कि इसे अपने पुराने ईमेल को अपने .PST फ़ाइलों को छोटा और सिस्टम प्रदर्शन बनाए रखने के लिए प्रबंधित करें!

फिर से बताएं कि AutoArchive फीचर क्या करता है, कृपया!

AutoArchive मेलबॉक्स आकार को हटाकर या घटा देता हैपुरानी वस्तुओं को संग्रह डेटा फ़ाइल या .PST पर ले जाना। यह प्रक्रिया बहुत हद तक उसी तरह काम करती है, जैसे आप घर पर या छोटे व्यवसाय सेटअप से Microsoft एक्सचेंज का उपयोग करते हैं या IMAP या POP से। यह अनिवार्य रूप से आपके डेस्क से कागज के कुछ ढेर लेने और उन्हें एक त्वरित त्वरित-पहुँच फ़ाइल कैबिनेट में रखने की तरह है। ऊपर बताए अनुसार .PST फ़ाइल। यह प्रक्रिया इससे भिन्न है निर्यात दो तरीके से। निर्यात आपको ईमेलों को कई अलग-अलग बाहरी स्वरूपों में स्थानांतरित करने की अनुमति देगा, जबकि संग्रह करने से आप केवल .pst फ़ाइल में पुराने ईमेल को स्थानांतरित कर सकते हैं या ईमेल को पूरी तरह से हटा सकते हैं। अभिलेखागार पुराने ईमेल तक आसान पहुँच की अनुमति देता है क्योंकि उनके लिए आउटलुक नेविगेशन फलक में एक टैब है। बेशक, आप अपने पुराने मेल को हटाने के लिए AutoArchive भी सेट कर सकते हैं।

सभी Outlook 2010 फ़ोल्डरों के लिए डिफ़ॉल्ट AutoArchive को कैसे सक्षम करें

1. Microsoft Outlook में, क्लिक करें the फ़ाइल मेनू और चुनें विकल्प.

2. विकल्प मेनू में क्लिक करें the उन्नत टैब और फिर क्लिक करें the ऑटोआर्आर्काइव सेटिंग्स बटन।

3. क्लिक करें चेकबॉक्स के लिए हर [14] दिन ऑटोआर्काइआर्का को चलाएं। यहां से आप आउटलुक 2010 के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को और अनुकूलित कर सकते हैं, हालांकि डिफ़ॉल्ट रूप से एक बार सक्षम ऑटोआर्काइआर्का एक आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल में छह महीने से पुराने सभी मेल को स्थानांतरित (हटाना नहीं) करेगा।मेरा सुझाव है कि आप रखने के लिए ऑटोआर्काइआर्काइसरन से पहले तुरंत चेक किया ताकि जब भी कोई संग्रह होता है तो आप सतर्क हो जाएंगे।आपको आश्चर्य होगा कि लोग मुझसे ईमेल गायब करने के बारे में कितनी बार पूछते हैं!आम तौर पर यह सिर्फ ऑटोआर्काइव फ़ंक्शन है। एक बार जब आपके पास सेटिंग्स हैं जहां आप उन्हें पसंद करते हैं, क्लिक करें इन सेटिंग्स को अब सभी फ़ोल्डर्स पर लागू करें।

यदि आपने उपरोक्त चरणों का पालन किया है, तो ऑटोआर्काइआर्का आपके सभी आउटलुक ईमेल के लिए सक्षम बनाता है।यदि कोई फ़ोल्डर है जिसे आप ऑटोआर्काइआर्का से बाहर करना चाहते हैं, या यदि आप केवल यह चाहते हैं कि यह कुछ फ़ोल्डर्स पर लागू हो तो हम भी ऐसा कर सकते हैं।आउटलुक 2010 आपको प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए ऑटोआर्ज़िक सेटिंग्स को अनुकूलित करने की अनुमति देता है, यहां बताया गया है कि कैसे।

सिंगल आउटलुक 2010 फ़ोल्डर्स के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स बदलें

4. आउटलुक में बाईं ओर नेविगेशन फलक में देखो। वहां से राइट - क्लिक करें किसी भी फ़ोल्डर और चुनें गुण अपनी ऑटोआर्काइआर्का पॉलिसी सेट करने के लिए।

5. इनबॉक्स प्रॉपर्टीज विंडो में जो दिखाई देती है, क्लिक करें the स्वतः संग्रह टैब. यहां आप इस फ़ोल्डर के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को अनुकूलित कर सकते हैं, या यहां तक कि इसके लिए ऑटोआर्काइव को पूरी तरह से अक्षम कर सकते हैं।

ठीक है, अब हम जानते हैं कि ऑटोआर्डर व्यक्तिगत फ़ोल्डर कैसे हैं! लेकिन क्या होगा यदि आप ऑटोआर्काइव का उपयोग बिल्कुल नहीं करना चाहते हैं?यदि आप स्वचालित सुविधा के प्रशंसक नहीं हैं, तो आप अभी भी मैन्युअल प्रक्रिया का उपयोग करके आर्किविंग का उपयोग कर सकते हैं।

कैसे-मैन्युअल रूप से संग्रह आइटम

6. आउटलुक में क्लिक करें the फ़ाइल > जानकारी मेनू टैब और फिर चुनें सफाई उपकरण > आर्काइव।

7. संग्रह संवाद में दिखाई देता है चुनें कौन सा का फ़ोल्डर आप चाहते हैं पुरालेख. यह प्रक्रिया लगभग ऑटोआर्काइव के समान है सिवाय इसके कि यह एक बार का सौदा है।कुछ अलग बात यह है कि यदि आपने कुछ फ़ोल्डर्स के लिए आवेदन किया है तो आप "ऑटोआर्काइव न करें" संपत्ति को ओवरराइड भी कर सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है।

आउटलुक आर्काइव आइटम कहां स्थित हैं?

8. आउटलुक में आप लेफ्ट-साइड ईमेल नेविगेशन फलक में आर्काइव फोल्डर से संग्रहीत वस्तुओं तक पहुंच सकते हैं।

9. आप आउटलुक .पीएसटी फ़ाइल से अभिलेखागार तक भी पहुंच सकते हैं जहां वे स्टोर करते हैं।आप वहां से प्राप्त कर सकते हैं क्लिक करना the फ़ाइल> खोलें मेनू टैब और चुनना ओपन आउटलुक डेटा फ़ाइल.

10. डिफ़ॉल्ट रूप से आउटलुक आर्काइव .पीएसटी फ़ाइल स्थान है:

%UserProfile%DocumentsOutlook फ़ाइलें

यदि आपने पहले आउटलुक में आर्किविंग का उपयोग नहीं किया है, तो इसे एक कोशिश दें!यह चीजों को साफ रखने और पुराने, अप्रयुक्त ईमेल आइटम अपने प्राथमिक मेलबॉक्स से बाहर ले जाने में मदद करने के लिए सुनिश्चित है/ पीएसटी फाइल।यह भी रखने के लिए एक अच्छा तरीका है । पीएसटी फ़ाइल आकार नियंत्रण में है जो हमेशा सिस्टम प्रदर्शन के साथ मदद करता है!