10 अपरिहार्य आउटलुक टिप्स

क्या आप कार्यक्रम से सबसे ज्यादा बाहर निकल रहे हैंआप आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं? आउटलुक डेस्कटॉप क्लाइंट एक स्विस आर्मी नाइफ की तुलना में अधिक सुविधाओं के साथ एक शक्ति-उपयोगकर्ता स्वर्ग है, और दुर्भाग्यपूर्ण सच्चाई यह है कि बहुत सारे लोग बस इसे देखकर अभिभूत हो जाते हैं। यह आपको नहीं होना चाहिए! जबकि ईमेल एप्लिकेशन के इस भारी-भरकम वजन का उपयोग करने के लिए सैकड़ों सुझाव और तरकीबें हैं, हमने इसे छोटा रखा और शीर्ष 10 की एक सूची तैयार की जो सबसे उपयोगी और अक्सर अनदेखी की जाती है। इन युक्तियों के साथ आप अधिक आश्वस्त, कुशल और कम शर्मिंदा हो सकते हैं चाहे आप अपने व्यक्तिगत कंप्यूटर से ईमेल या नौकरी का प्रबंधन कर रहे हों।

1. आउटलुक के प्रत्येक खंड का त्वरित-पूर्वावलोकन करें
क्या आपको कैलेंडर के त्वरित दृश्य की आवश्यकता है? हो सकता है कि आपको अपनी कार्य सूची में जो कुछ बचा है उसे जल्दी से देखने की जरूरत है और अपनी संपर्क पुस्तक से किसी को ढूंढें। Office 2013 में "पीक प्रिव्यू" फीचर पेश किया गया था, जो आपको आउटलुक के निचले भाग में मँडरा कर कैलेंडर, लोग और कार्य टैब का एक त्वरित सारांश देखने देता है।

2. त्वरित कदम
क्या आपका बहुत समय आउटलुक में बिताया हैदोहराव कार्य? कुछ त्वरित चरणों में जोड़कर अपने वर्कफ़्लो को आसान बनाएं जो आपके लिए अपना काम कर सकते हैं। प्रत्येक बटन को स्वचालित रूप से डिब्बाबंद पाठ, अग्रेषित ईमेल, फ़ोल्डरों को ईमेल की प्रतिलिपि, अपॉइंटमेंट बनाने और अधिक के साथ स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए सेट किया जा सकता है। त्वरित कदम पहली बार में सेट अप करने के लिए जटिल लग सकते हैं, लेकिन चिंता न करें कि आपने इस विषय पर एक आसान-से-अनुसरण ट्यूटोरियल के साथ कवर किया है। यदि आप हर रोज आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो उनका उपयोग करना सीखने का समय लेने के लिए यह वास्तव में लायक है।

3. वार्तालाप दृश्य सक्षम करें
इसे नफरत करो या इसे प्यार करो, जब से जीमेल ने बनाया हैविचार मुख्यधारा के लोगों को वार्तालाप सूचियों में ईमेल पढ़ने के लिए झुका दिया गया है। क्या बेहतर है, यह दृश्य आपको ईमेल की संपूर्ण धाराओं को आसानी से अनदेखा कर देता है, यदि आप अपने आप को एक समूह वार्तालाप में पाते हैं जो आपके पास नहीं है। मेल रिबन के व्यू टैब में इसके लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करना जितना आसान है, इसे बदलना उतना ही सरल है।

4. ईमेल पढ़ते समय एक नया संपर्क जोड़ें
संपर्क ईमेल पते में मैन्युअल रूप से लिखना है2003. आउटलुक के अधिक हाल के संस्करणों (2007-2013) में आप ईमेल पढ़ते समय लोगों को अपनी संपर्क सूची में जोड़ सकते हैं यदि आप हेडर में उनके पते पर क्लिक करते हैं।

5. अपठित ईमेल स्टैंडआउट बनाएं
Microsoft Office में डिफ़ॉल्ट रंग और फ़ॉन्टआप बहुत अधिक इच्छा छोड़ सकते हैं। हालांकि मैं किसी विशेष रंग सेट का सुझाव नहीं दे सकता हूं, जिस पर हर कोई सहमत हो सकता है, मैं आपको बता सकता हूं कि आपका कस्टमाइज़ करना पहुंच के भीतर है। रिबन देखें> सेटिंग देखें> अन्य सेटिंग्स और सशर्त स्वरूपण पर जाएं। प्रत्येक विंडो के भीतर आप न केवल रंग, बल्कि आउटलुक के भीतर पाठ के प्रत्येक अनुभाग का फ़ॉन्ट, आकार और शैली भी बदल सकते हैं। ऊपर दिए गए नारंगी लिंक में अधिक जानकारी।

6. डिफर डिलीवरी
क्या आपने कभी केवल एक ईमेल भेजा है"ओह बकवास! मैंने उस right पल ’को क्यों भेजा? मैं वर्षों से इस सुविधा का उपयोग कर रहा हूं और मैं आपको यह नहीं बता सकता कि कितनी बार इसने मेरी बेकन को बचाया है और खराब ईमेल को बाहर जाने से रोक दिया है। हालांकि यह एक कॉर्पोरेट कार्यालय में महत्वपूर्ण हो सकता है, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप ग्राहकों के साथ ईमेल के लिए सटीक व्यवहार कर रहे हैं और आकस्मिक गलतफहमी से बचें। रचना विंडो में विकल्प रिबन से किसी एक संदेश को विलंबित करना काफी आसान है, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से सभी मेल को विलंबित करने के लिए इस लिंक किए गए गाइड में थोड़ा और जटिल आउटलुक नियम बेहतर बताया गया है।

7. लोग फलक बंद करें
यह बदसूरत है, यह भारी है, और यह मूल्यवान हैस्क्रीन रियल एस्टेट। भले ही Microsoft ने Office 2013 में लोगों को बहुत सुधार दिया, लेकिन यह अभी भी अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए एक दर्द है। शुक्र है कि उन्होंने इसे सुपर आसान बना दिया। मेल मोड में रिबन देखें पर क्लिक करेंलोग फलक> आपकी पढ़ने की खिड़की के नीचे अव्यवस्था को बंद करने के लिए। यदि आपको कभी इसकी आवश्यकता है तो अब आपको यह भी पता चल जाएगा कि उसी स्थान पर इसके लिए ऑन बटन कहां से खोजा जाए।

8. फ़ोल्डर फलक में संदेश पूर्वावलोकन बंद करें
अधिकांश ईमेल के लिए विषय और प्रेषक पर्याप्त हैंयह जानना है कि आप इसे खोलना चाहते हैं या नहीं और पढ़ना चाहते हैं। आपके इनबॉक्स में सूचीबद्ध ईमेल देखने के लिए संदेश पूर्वावलोकन को अक्षम करने से आपको 50% अधिक स्थान मिलता है, और इसका मतलब है कि आप उनके माध्यम से तेजी से जा सकते हैं और कुछ और अधिक उत्पादक करने के लिए वापस आ सकते हैं। इन्हें अक्षम करने के लिए दृश्य रिबन पर जाएं और संदेश पूर्वावलोकन> बंद पर क्लिक करें।

9. अवकाश (कार्यालय अनुस्मारक से बाहर)
यदि आप काम के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं तो यह एक हैबिल्कुल आसान। ग्राहकों और सहकर्मियों को यह बताने दें कि आप शहर से बाहर हैं, इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका है अन्यथा गुस्से में आने वाली भीड़ को यह सोचकर परेशान कर सकता है कि आपने शुक्रवार को उन टीपीएस रिपोर्टों में क्यों नहीं भेजा। ऐसा करने के कुछ तरीके हैं। एक अनुस्मारक के रूप में एक बैठक की स्थापना शामिल है। एक और नीचे स्क्रीनशॉट में एक नियम के समान स्थापित करना है। लेकिन जो लोग सबसे अधिक उपयोग करते हैं उन्हें "आउट ऑफ़ ऑफ़िस असिस्टेंट" कहा जाता है और इसके लिए आवश्यक है कि आपके मेल को एक्सचेंज सर्वर पर होस्ट किया जाए।

10. खुद को एक्सीडेंटल ReplyToAll ईमेल डरावने से बचाएं
भले ही सोनिक डायरिया के लिए मजाक बनाया जा रहा होआपकी चिंताओं में से कम से कम, अभी भी बहुत सारी चीजें हैं जो केवल कुछ चुनिंदा इनबॉक्स में ही शेष हैं। इस टिप में एक आउटलुक प्लगइन स्थापित करना शामिल है जो आपको कम से कम चेतावनी देगा या यदि आप उत्तर सूची पर सभी को ईमेल भेजने के बारे में हैं, तो बस इसे किसी व्यक्ति को भेजना है। आप Microsoft.com से यहाँ प्लगइन डाउनलोड कर सकते हैं। बस .msi फ़ाइल चलाएँ और स्थापना एक हवा है।